Những điều nên biết về gửi thư xin việc qua email

Ngày càng nhiều đơn xin việc được gửi đến nhà tuyển dụng qua email. Nhìn chung, có hai cách để gửi đơn xin việc qua email

Thứ nhất, viết thư xin việc ngay trong email và gửi kèm resume. Thứ hai, viết email có nội dung ngắn gọn, sau đó gửi kèm thư xin việc và resume. Cho dù chọn cách nào, bạn cũng cần sử dụng một vài thủ thuật để giúp mình trở nên nổi bật trong số những người săn việc.

Đề địa chỉ email chính xác

Phải chắc chắn đã đề đúng địa chỉ email để thư xin việc đến được đúng người. Tốt nhất là gửi đến địa chỉ email trực tiếp của người có trách nhiệm, nhưng nếu công ty yêu cầu gửi qua địa chỉ info@ thì cứ làm theo như vậy. Cũng nên bắt đầu email của bạn theo cách thường thấy ở các đơn từ thương mại: ‘Dear Ms Jones’, ‘Kính gửi bà Nguyễn Quỳnh Mai’.

Tạo đề mục

Hãy tạo các đề mục hấp dẫn. Bỏ trống vùng này nghĩa là bỏ qua cơ hội được bộc lộ bản thân. Bên cạnh đó, nếu chỉ đơn giản thêm tên vị trí công việc và mã số, bạn cũng đã làm một việc lãng phí. Hãy nghĩ về dấu ấn của bạn bằng cách thêm vào đó một cụm từ nào đó có thể lôi kéo sự chú ý của người đọc.

Ví dụ, để nộp đơn vào vị trí kỹ sư trưởng, bạn có thể viết “Kỹ sư nhiều kinh nghiệm ứng tuyển vị trí Kỹ sư trưởng của dự án”.

Đoạn mở đầu

Bạn sẽ dễ dàng viết đơn giản như sau: ‘Gửi kèm – xin vui lòng tìm resume và thư xin việc của tôi dành cho vị trí đã quảng cáo’. Điều này rõ ràng không gây hại cho bạn. Tuy nhiên viết gì đó có sức thu hút hơn sẽ giúp bạn trở thành một đối thủ đáng gờm. Bạn phải viết làm sao để thôi thúc người nhận đọc ngay thư xin việc và resume của bạn.

Trong đoạn mở đầu, bạn cũng nên nói đôi chút về thành công của bạn, mối liên hệ giữa chúng với công việc bạn ứng tuyển. Ví dụ, nếu bạn muốn có vị trí Giám đốc xuất bản, cách mở đầu sau đây sẽ gây tác động mạnh đến người đọc về khả năng làm việc của bạn.

‘Với kinh nghiệm quản lý đội ngũ 20 nhân viên lành nghề trong quy trình xuất bản 12 tạp chí thương mại, loại 150 trang in màu, trong năm qua, tôi xứng đáng là một ứng cử viên xuất sắc cho vị trí Giám đốc xuất bản của quý công ty’.

Những điều bạn có thể cống hiến cho nhà tuyển dụng tương lai

Đừng ngại khi nói đến những gì bạn có thể đem lại cho vị trí ứng tuyển cũng như lợi ích của công ty. Các đánh giá về giá trị công việc là điều người đọc hứng thú muốn nghe: ‘Xuất bản là một ngành nghề năng động và thú vị, và tôi hoàn toàn tin tưởng rằng mình có thể hỗ trợ công ty xuất bản ABC phát huy danh tiếng cũng như vươn lên chiếm lĩnh vị trí nổi bật trong lĩnh vực này. Tôi thực sự mong muốn được gặp ông/bà để trao đổi thêm về vị trí nêu trên và trông đợi sự hồi âm của ông/bà’.

Dùng các từ khóa

Ngày nay, nhiều resume và thư xin việc được lưu trong các cơ sở dữ liệu; vì vậy việc dùng từ ngữ liên quan đến công việc sẽ giúp hồ sơ của bạn dễ dàng được tìm thấy và lấy xuống.

Cảm ơn một cách lịch sự

Cám ơn người nhận đã dành thời gian quan tâm và cân nhắc trường hợp của mình.

Những lưu ý thêm

Khi gửi kèm resume, thư xin việc hay bất cứ tài liệu nào khác theo yêu cầu của công ty, hãy đảm bảo rằng tên của các tài liệu ấy có chứa tên của bạn, ví dụ như ‘lindsay_smith_resume.pdf’ hay lindsay_smith_resume.doc’. Đừng quên rằng số đơn xin việc gửi đến nhà tuyển dụng có thể lên tới 100 hoặc hơn. Nếu trong đó có một vài tài liệu đều được xác định là ‘resume.doc’, thay vì đặt tên khác cho chúng, người có trách nhiệm có thể chẳng ngó ngàng gì đến.

Bên cạnh đó, gửi các tập tin dạng pdf sẽ đảm bảo quy cách trong các tài liệu sẽ không bị thay đổi. Và khi gửi chúng, nhớ báo cho người đọc rằng bạn có thể gửi tài liệu dưới dạng văn bản Word. Điều này ngay lập tức thiết lập một cuộc đối thoại giữa bạn và người đọc hồ sơ của bạn. Đó là một khởi đầu tốt đẹp cho việc tiếp nhận công việc.