Nghiệp vụ Lương Kế toán tiền lương là gì? Những công việc kế toán tiền...

Kế toán tiền lương là gì? Những công việc kế toán tiền lương phải làm?

195

Kế toán tiền lương là gì? Những công việc kế toán tiền lương phải làm? Muốn làm được công việc của người kế toán tiền lương bạn phải là người phải am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương.

Kế toán tiền lương (Paymaster Accountant) là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán (nếu có), bảng kê chi tiết phụ cấp… để lập bảng tính lương, thang tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên sao cho hợp lý nhất.

I. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương (Paymaster Accountant) là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán (nếu có), bảng kê chi tiết phụ cấp… để lập bảng tính lương, thang tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên sao cho hợp lý nhất.

Kế toán tiền lương là công việc không nên xảy ra sai sót vì vậy bạn hãy cố gắng làm thật cẩn thận tránh để xảy ra thất thoát thu nhập cho người lao động. Bài viết dưới đây, mô tả các công việc cơ bản của một kế toán tiền lương để các bạn tham khảo để hiểu thêm về vị trí này.

Kế toán tiền lương bên cạnh việc tính lương hợp lý và chính xác cho nhân viên; còn phải đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.

II. Ý nghĩa việc quản lý lao động

Quản lý lao động là hoạt động quản lý lao động con người trong một tổ chức nhất định trong đó chủ thể quản trị tác động lên khách thể bị quản trị nhằm mục đích tạo ra lợi ích chung của tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp được đặt trong sự cạnh tranh quyết liệt.

Mỗi khi có hoạt động lao động của con người diễn ra, doanh nghiệp phải chi ra các loại nguyên vật liệu, hao mòn về công cụ dụng cụ cho quá trình sản xuất và thù lao trả cho người lao động ( gọi chung là chi phí ). Chi phí về lao động là một trong ba yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp làm ra.

Chi phí về lao động cao hay thấp sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy muốn quản lý tốt chi phí sản xuất, trước hết cần quản lý chặt chẽ các khoản chi cho lao động và phải quản lý từ tiền lương thông qua hai chỉ tiêu cơ bản là số lượng và chất lượng lao động.

III. Ý nghĩa của tiền lương

– Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả cuối cùng.

– Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý, phù hợp có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng say trong công việc, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật.

Các Doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí tăng tích lũy cho đơn vị.

+ Quỹ tiền lương của Doanh nghiệp: là toàn bộ tiền lương mà Doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các loại lao động do Doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng. Đứng trên giác độ hạch toán, quỹ tiền lương được phân thành 2 loại : tiền lương chính và tiền lương phụ.

+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại doanh nghiệp bao gồm tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo.

+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại doanh nghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như : tiền lương nghỉ phép, nghĩ lễ, nghĩ việc riêng nhưng được hưởng lương …

Phần mềm kế toán MISA SME – 27 năm số 1 Việt Nam

IV. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là gì?

– Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là thực hiện công việc ghi chép, tổng hợp và phản ánh kịp thời, đầy đủ các số liệu về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian kết quả lao động.

– Thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn,…; các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ đảm bảo tính đúng theo các chính sách chế độ lao động hiện hành

– Phân bổ kịp thời và chính xác chi phí lao động đã được phân chia đến từng đối tượng sử dụng lao động để tiến hành phát lương cho NLĐ.

– Thực hiện hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch toán kế toán tại các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban có liên quan về tình hình chấp hành các chính sách về chế độ tiền lương lao động, chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn và các khoản phí có liên quan khác theo quy định.

– Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng quỹ tiền lương. Báo cáo kịp thời cho cấp trên để có hướng giải quyết khi gặp sự cố.

– Theo dõi tình hình trả – tạm ứng tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho NLĐ.

– Tiến hành phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn nhằm phát hiện sai phạm, kiểm soát dòng tiền

– Đề xuất biện pháp tiết kiệm quỹ lương, tổng hợp các số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.

– Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương theo định kỳ.

V. Chức năng của tiền lương

Tiền lương luôn đi cùng với lợi ích của người lao động. Nó là động lực kích thích khả năng lực sáng tạo và ý thức lao động để từ đó thúc đẩy tăng năng suất lao động. Do đó, chức năng của tiền lương một mặt gắn liền với lợi ích thực tế của người lao động và mặt khác nó đề cao vị trí của người lao động trong doanh nghiệp.

Chức năng tái sản xuất sức lao động

Sức lao động là sản phẩm chủ yếu của xã hội, nó luôn luôn được hoàn thiện và phát triển nhờ thường xuyên được duy trì và khôi phục. Như vậy bản chất của tái sản xuất sức lao động nghĩa là đảm bảo cho người lao động có một số lượng tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động của chính mình.

Sản xuất ra sức lao động mới. Tích lũy kinh nghiệm, nâng cao trình độ để hình thành kỹ năng lao động, tăng cường chất lượng lao động.

Chức năng là đòn bẩy kinh tế

Ở một mức độ nhất định thì tiền lương là một bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị và uy tín của người lao động trong gia đình, tại doanh nghiệp cũng như ngoài xã hội.

Do đó cần thực hiện đánh giá đúng năng lực và công lao động của người lao động đối với sự phát triển của doanh nghiệp, để tính tiền lương trở thành công cụ quản lý khuyến khích vật chất và là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển.

Chức năng điều tiết lao động

Trong quá trình thực hiện kế hoạch phát triển cân đối giữa các ngành, nghề ở các vùng trên toàn quốc, nhà nước thường thông qua hệt thống thang bảng lương, các chế độ phụ cấp cho từng ngành nghề, từng vùng để làm công cụ điều tiết lao động. Nhờ đó tiền lương đã góp phần tạo ra một cơ cấu hợp lý tạo điều kiện cho sự phát triển của xã hội.

Chức năng thước đo hao phí lao động xã hội

Khi tiền lương được trả cho người lao động ngang với giá trị sức lao động mà họ bỏ ra trong quá trình thực hiện công việc thì xã hội có thể xác định chính xác hao phí lao động của toàn thể cộng đồng thông qua tổng quỹ lương cho toàn thể người lao động.

Điều này có nghĩa trong công tác thống kê, giúp nhà nước hoạch định các chính sách điều chỉnh mức lương tối thiểu để đảm bảo hợp lý thực tế luôn phù hợp với chính sách của nhà nước.

Chức năng công cụ quản lý nhà nước

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh người sử dụng lao động đứng trước hai sức ép là chi phí sản xuất và kết quả sản xuất. Họ thường tìm mọi cách có thể để làm giảm thiểu chi phí trong đó có tiền lương trả cho người lao động.

Bộ luật lao động ra đời, trong đó có chế độ tiền lương, bảo vệ quyền làm việc, lợi ích và các quyền khác của người lao động đồng thời bảo vệ quyền lợi người lao động và lợi ích hợp pháp của người lao động, tạo điều kiện cho mối quan hệ lao động được hài hoà và ổn định.

Phần mềm kế toán MISA SME – 27 năm số 1 Việt Nam

VI. Các hình thức trả lương

Trong xã hội hiện nay, các doanh nghiệp thường lựa chọn trả lương cho NV mình thông qua các hình thức nào để vừa đảm bảo tính minh bạch vừa chính xác nhất.

Quỹ tiền lương

Qũy tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả.

Qũy tiền lương bao gồm :

  • Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán
  • Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại…;
  • Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ qui định;
  • Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan như: đi học, tập quân sự, hội nghị, nghỉ phép năm…;
  • Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên…..

Phân loại quỹ tiền lương

Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ.

Tiền lương chính: là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo.

Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ,…

Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm; tiền lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sản xuất ra sản phẩm.

Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định đối với công tác hạch toán và phân tích giá thành sản phẩm.

Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng tính giá thành, có quan hệ chặt chẽ với năng suất lao động. Tiền lương phụ thường phải phân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, không có mối quan hệ trực tiếp đến năng suất lao động.

Để bảo đảm cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thì việc quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm qũy tiền lương nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

Quỹ bảo hiểm xã hội

Qũy bảo hiểm xã hội: được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực,…) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ.

Quĩ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; quĩ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

Quỹ bảo hiểm y tế

Quĩ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,….

Quĩ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.

Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.

Kinh phí công đoàn

* Kinh phí công đoàn: hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.

Tiền lương phải trả cho người lao động, cùng các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.

Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuất kinh doanh gồm có: thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến cải tiến kỹ thuật,…

Tự động tính, phân bổ và hạch toán chi phí lương, chi phí bảo hiểm và thuế TNCN tạm tính.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương trong doanh nghiệp như:

– Có thể lập bảng chấm công trên phần mềm hay nhập khẩu kết quả chấm công tổng hợp của bộ phận nhân sự vào phần mềm để tính lương

– Cho phép tính lương theo thời gian, hệ số, hay theo mức lương thỏa thuận của doanh nghiệp, đặc biệt phần mềm còn tính được lương làm thêm giờ và làm đêm và tự động tính bảo hiểm, thuế TNCN tạm tính cho từng cán bộ.

– Tự động tính, phân bổ và hạch toán chi phí lương, chi phí bảo hiểm và thuế TNCN tạm tính.

Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET, anh chị vui lòng click Tại đây

Bài viết này hữu ích chứ?
Không