Làm thế nào để bạn dễ dàng “xen ngang” trong cuộc họp?

Đã bao nhiêu lần bạn ngồi tham dự một cuộc họp, trong đầu đã sẵn một ý tưởng sáng giá nhưng lại băn khoăn không biết khi nào thì nên nói ra?

Hay chợt nhận ra là người đồng nghiệp vừa đứng lên phát biểu đã nói một chi tiết sai hoàn toàn? Hay tệ hơn, bạn thấy mình ngồi gật đầu, mỉm cười đồng ý trong khi không hiểu mọi người đang thảo luận về điều gì?

Phát biểu tại các cuộc họp – dù là để nói xen ngang, đính chính lại thông tin của người khác, hay yêu cầu làm rõ những gì mình chưa hiểu – có thể là một trải nghiệm hết sức “hãi hùng”. Trang bị sẵn cho mình một số câu nói hữu ích có thể sẽ đem lại cho bạn sự tự tin cũng như công cụ cần thiết giúp bạn thể hiện một cách hiệu quả các suy nghĩ và quan điểm của mình trong những cuộc họp hay thảo luận nhóm.

Khi bạn có một ý tưởng mới

Thường thì người ta không chịu lên tiếng bởi họ sợ rằng những gì mình nói ra là sai, thiếu hiểu biết, hoặc lại ủng hộ cho một “tối kiến”. Một cách hiệu quả để tránh nỗi nợ cố hữu này là loại bỏ yếu tố cá nhân khỏi ý kiến của bạn, đặt ra câu hỏi cho những người dự họp. Khi bạn cho rằng mình có một ý tưởng hay song lại chưa thật sự tự tin về điều đó lắm, hãy mạnh dạn đứng lên và đưa ra một lưu ý bất chợt kiểu như:

– Chúng ta đã có ai nghĩ đến chuyện…để Steve tham gia trực tiếp vào chiến dịch PR này chưa nhỉ?

– Đã có ai ở đây đề cập tới…báo cáo của Brealy chưa nhỉ? Theo như tôi nhớ thì cái báo cáo đó cũng nói đến một số chủ điểm như Andrew vừa nhắc tới ở đây.

– Chúng ta cũng có thể cân nhắc chuyện…lui hạn chót vào đầu tháng 10.

– Có nên xem lại… biên bản họp tuần trước để đánh giá những chi tiết sản phẩm mà chúng ta đã thống nhất không nhỉ?

Ý nghĩa đằng sau những lời nói trên là bạn tham gia đóng góp ý tưởng cho cuộc thảo luận và tạo thêm giá trị cho những người tham dự mà không đứng tên “chủ sở hữu” bất kỳ ý kiến nào hay không đột ngột làm gián đoạn quá trình thảo luận. Khi sử dụng những câu hỏi hoặc lời lưu ý mang sắc thái suồng sã như vậy, bạn vừa có thể nói lên tiếng nói của mình lại vừa không phải chịu trách nhiệm quá mức về ý kiến đã nêu.

Khi bạn không đồng ý

Thật khó khi tuy không đồng ý với ai đó mà vẫn phải tỏ ra nhã nhặn. Khi cuộc thảo luận đang diễn biến theo chiều hướng mà bạn không tán thành, bạn khó lòng ngồi im lặng được. Dĩ nhiên, bạn có quyền (và có thể là cả nghĩa vụ nữa) lên tiếng khi bạn có ý kiến ngược lại; tuy nhiên, vấn đề ở đây là bạn phải trình bày quan điểm một cách khéo léo, tế nhị sao cho hình ảnh của mình không trở nên xấu đi trong mắt đồng nghiệp. Sau đây là một số phương pháp và các cách diễn đạt đắc dụng trong những tình huống căng thẳng hoặc không mấy thoải mái như thế:

– Hãy thẳng thắn:Tôi xin có ý kiến ngược lạivới nhận xét đó, thưa anh Jon. Hoặc:Kinh nghiệm cá nhân tôi lại khác…Tôi cho rằng nhóm chúng ta đã tham gia rất tích cực.

– Hãy thận trọng:Tôi xin mạn phép đặt ra một giả định ngược lại ở đây. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta…làm theo cách khác, sử dụng phương pháp marketing trực tiếp qua thư thay vì chỉ hoàn toàn dựa vào truyền thông xã hội?

– Hãy biết kích thích người khác:Ở đây thì tôi muốn đánh lạc hướng một chút và…kiểm định lại giả thiết của chúng ta rằng chúng ta phải thực hiện giao dịch đó.

Khi bạn cảm thấy khó hiểu

Và cuối cùng, còn gì tệ hơn khi bạn tham dự một cuộc họp trong khi không hề biết mọi người đang nói về điều gì? Có thể là bạn tới muộn, mất tập trung vào đúng lúc cần phải theo dõi, hay chỉ đơn giản là bạn không hiểu nhiều về chủ đề đang được nêu ra – và thế là bạn thấy mình càng nghe càng như “đi vào cõi mơ”.

Dù lý do là gì đi nữa, thì nếu càng chần chừ không chịu yêu cầu người khác giải thích, bạn càng khó hòa nhập trở lại vào cuộc họp. Dưới đây là một số cách diễn đạt bạn có thể sử dụng trong những tình huống này:

– Xin lỗi, nhưng tôi vẫn chưa rõ lắm về…chương trình marketing mà các bạn gợi ý hoãn thực hiện.

– Có lẽ tôi chưa theo kịp được những gì anh nói. Anh có thể tóm tắt qua một chút những gì anh vừa đề cập về…đợt giao hàng tháng Tám không?

– Lẽ ra tôi phải có thông tin này rồi, nhưng…trong cuộc họp tới chúng ta sẽ có bao nhiêu người tham dự nhỉ?

– Tôi xin lỗi nếu đặt ra một câu hỏi thừa ở đây, nhưng chữ CAFE là viết tắt của cái gì vậy?

– Có thể câu hỏi này hơi ngốc nghếch, nhưng tôi vẫn chưa hiểu được là tại sao… chúng ta lại không dùng tàu thay cho xe tải.

Suy cho cùng thì bản thân bạn sẽ có lợi nếu bạn nói lên tiếng nói của mình trong các cuộc họp – dù là để giới thiệu một ý tưởng mới, đính chính một thông tin sai, hay chỉ đơn giản là để bạn hiểu và cập nhật hơn về diễn biến cuộc họp.

Đóng góp hết khả năng của mình – đó là trách nhiệm của bạn trước chính mình và các đồng nghiệp khác trong cuộc họp; và điều đó không đáng sợ như bạn tưởng tượng đâu.