Để làm ít được nhiều

Nếu bạn cảm thấy mình đang làm việc quá sức, “chết ngộp” trong công việc hoặc cảm thấy chán nó, những bí quyết quản lý thời gian dưới đây có thể giúp bạn đạt được hiệu suất làm việc cao nhất, đạt được nhiều thành công hơn, và … về nhà sớm hơn. 

Tách bạch công việc và cuộc sống gia đình

Theo Dana Bilbao, một nhà sản xuất cho một công ty giải trí ở Los Angeles, “Việc trả lời e-mail cá nhân, tin nhắn và trả lời ĐTDĐ của con trẻ khiến tôi rất khó tập trung vào công việc” Vì thế, khi Bilbao ở công ty, bà cố gắng tập trung vào công việc đến mức tối đa. Sau đó, khi ở nhà, Bilbao có thể toàn tâm toàn ý giải quyết những công việc gia đình. Bà nói thêm “Nhờ vậy tôi đã có những khoảng thời gian tốt đẹp hơn ở cả hai nơi”. Tách biệt trách nhiệm trong công việc và trách nhiệm đối với gia đình sẽ giúp bạn tập trung vào công việc khi bạn ở công ty. Điều này giúp bạn giảm bớt những sự trì hoãn không cần thiết, giảm cảm giác bị quá tải và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc.

Thiết lập giới hạn và kiên quyết giữ chúng

Trong khi làm mọi người hài lòng luôn là điều tuyệt vời, việc này thật sự không khả thi trong môi trường công sở, nơi bị chi phối bởi những luật lệ không thể bác bỏ về thời gian và không gian. Vì thế, hãy biết cách từ chối khi cần thiết. Jason Bergund, một nhà điều phối sản xuất ở New York nói: “Có những lúc việc làm hơn trách nhiệm vốn có của mình trong công việc là điều hoàn toàn đúng. Khi có việc thật sự khẩn cấp, tôi không nề hà việc ở lại trễ hay làm những việc chứa đựng rủi ro. Nhưng như thế không có nghĩa là tôi chấp nhận việc người khác “ném” lên bàn mình vào phút cuối những công việc không có trong kế hoạch, chỉ để họ có thể về sớm.” Cho dù bạn cần phải làm tròn trách nhiệm trong công việc, bạn cũng cần quan tâm đến sức khỏe của bản thân và biết đâu là giới hạn của công việc.

Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm những tập tin hoặc số điện thoại thất lạc, bạn nên dùng thời gian đó để cải tiến danh sách việc cần làm của bạn. Những cấu trúc được tổ chức tốt đóng vai trò tối quan trọng trong bất kỳ kế hoạch quản lý thời gian nào. Kim, trợ lý hành chính của một công ty chứng khoán ở New York, dành một ít thời gian mỗi ngày để xem và trả lời email. Nhờ vậy, cô không phải đối mặt với một núi email lộn xộn vào giữa tuần.

Bilbao rất coi trọng việc sử dụng các mẩu giấy ghi chú “Tôi dùng những mẩu ghi chú dán trên bàn phím để nhắc nhớ mình về những việc quan trọng nhất và khẩn cấp nhất trên danh sách việc cần làm của tôi. Tôi nghĩ người ta nên thử một vài cách tổ chức công việc và xem cách nào hiệu quả nhất.”

Tất cả danh sách việc cần làm tối ưu đều dành ra một khoảng thời gian cho việc thư giãn và chăm sóc bản thân. Nếu không, cuối cùng bạn có thể sẽ bị kiệt sức. Điều này thì không có lợi cho ai cả. Bilbao nói “Ngay sau khi tôi đưa con đến trường, tôi dừng lại một khoảnh khắc để thở. Đó là khoảnh khắc quan trọng nhất trong ngày của tôi. Tôi kết thúc việc chăm nom bọn trẻ để chuyển sang làm công việc của tôi.”