Nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Do đó, để phát huy vai trò của công tác này, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự thích ứng, linh hoạt với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị mình. Bài viết phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán của các doanh nghiệp tại Thái Bình; đồng thời đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động này…

Kể từ khi Luật doanh nghiệp có hiệu lực số lượng các doanh nghiệp đăng ký thành lập tại tỉnh Thái Bình đã tăng nhanh chóng. Tính đến thời điểm 31/12/2012 toàn tỉnh có 3.270 doanh nghiệp (Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 96,6% tổng số doanh nghiệp hiện có). Trong đó: Doanh nghiệp nhà nước chiếm 0,04%, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên chiếm 49,1%, doanh nghiệp tư nhân chiếm 22%, công ty cổ phần chiếm 22%. Công ty trách nhiệm hữu hạn là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất ở tỉnh Thái Bình hiện nay. Tỉnh Thái Bình đã có nhiều thay đổi cơ bản trong quan điểm phát triển kinh tế của tỉnh, quan điểm đó được thể hiện rõ từ chỗ nhấn mạnh vai trò của doanh nghiệp đến chỗ chú trọng vào phát triển kinh tế tư nhân, cổ phần hóa doanh nghiệp. Những doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả giải thể hoặc chuyển hình thức sở hữu sang công ty cổ phần. Những năm qua dù phải đối mặt với những khó khăn của nền kinh tế thị trường trong điều kiện cơ chế, chính sách ở một số lĩnh vực còn thiếu đồng bộ, nhưng nhờ nhanh chóng nắm bắt được chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, sự chỉ đạo của Tỉnh nên các doanh nghiệp trong tỉnh đã phát triển đúng hướng và lớn mạnh trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, dịch vụ. 

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam nói chung và tỉnh Thái Bình nói riêng không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước, trong tỉnh mà quyết liệt hơn là phải cạnh tranh với các công ty nước ngoài, tập đoàn đa quốc gia đó là những công ty mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy để cạnh tranh được, các doanh nghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong những giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý… mà thông tin quan trọng làm cơ sở để thực hiện là thông tin kế toán. Chính vì vậy các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên để thực hiện mục tiêu đó, không phải doanh nghiệp nào cũng làm được vì phần lớn các doanh nghiệp tỉnh Thái Bình mới thành lập khả năng tài chính hạn chế, trình độ công nghệ lạc hậu, trình độ nhân lực hạn chế, thiếu nhân lực có trình độ quản lý tài chính, kế toán.

Để có một hệ thống kế toán tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tư không nhỏ, nhưng có ít doanh nghiệp có khả năng đầu tư. Vì vậy giải pháp hiện nay là các doanh nghiệp thường thuê kế toán. Hệ quả tất yếu là doanh nghiệp có một hệ thống kế toán manh mún, hoạt động kém hiệu quả và thông tin không kịp thời để ra quyết định.

Một là, với những doanh nghiệp có bộ máy kế toán thì chủ yếu mới thực hiện chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của kế toán tài chính, chưa có bộ phận phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán quản trị. Bên cạnh đó yếu tố con người trong bộ máy kế toán vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức như: không tạo điều kiện để nhân viên kế toán học tập, bồi dưỡng cập nhật kiến thức và nâng cao năng lực chuyên môn… Vì vậy, đội ngũ kế toán trong doanh nghiệp trình độ hạn chế, không ổn định, gây khó khăn lớn cho việc đảm bảo yêu cầu liên tục trong công tác kế toán.

Hai là, công tác kế toán trong doanh nghiệp chỉ phục vụ cho việc kiểm tra, quyết toán thuế. Do đó, các doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến xây dựng hệ thống chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán để đáp ứng yêu cầu đầy đủ, khách quan, trung thực và kịp thời; hệ thống tài khoản kế toán chưa được xây dựng để hướng tới mục tiêu tích hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị; hệ thống sổ kế toán chưa được xây dựng một cách khoa học để đảm bảo phản ánh chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tính trung thực, kịp thời của báo cáo tài chính chưa được chú trọng dẫn đến các nhà quản trị đưa ra các quyết định thiếu chính xác hoặc sai lầm.

Ba là, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp còn có một số vấn đề chưa hoàn thiện, chưa kiểm soát được những rủi ro có thể xảy ra trong công tác kế toán. Điều này là do trình độ quản lý của các nhà quản trị còn hạn chế, chưa đủ chuyên môn để xây dựng một hệ thống quản lý xuyên suốt từ cấp quản lý đến cấp thực hiện dẫn đến tổ chức công việc bị trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau, tốn kém chi phí nhưng không hiệu quả.

Bốn là, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm đến việc sử dụng thông tin kinh tế từ kế toán để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Những doanh nghiệp có quan tâm đến hoạt động này thì ở mức độ quan tâm còn nửa vời, chưa thỏa đáng. Do đó, chủ doanh nghiệp vẫn ra quyết định chủ yếu dựa trên những thông tin thu được từ thị trường chứ không phải từ hoạt động phân tích các thông tin do kế toán cung cấp.

Năm là, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán nhưng trình độ công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong doanh nghiệp chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại chưa hiệu quả. Một số doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm kế toán, lập một số sổ kế toán cho ghi chép thủ công, đôi khi ghi chép không rõ ràng, mạch lạc, số liệu còn tẩy xóa, không thực hiện đúng phương pháp chữa sổ kế toán.

Thông tin kế toán là rất cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp để đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh, do đó nếu thông tin kế toán cung cấp không kịp thời, sai lệch sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn và ngược lại. Để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Bình nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập hiện nay, thời gian tới các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Bình cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau:

Thứ nhất, xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp. Chọn nhân sự kế toán theo từng vị trí công tác phù hợp với đạo đức, chuyên môn, quy định chế độ tài chính kế toán đồng thời xác định số lượng nhân viên kế toán cho phù hợp để tiết kiệm chi phí. Kế toán cần lựa chọn phần mềm kế toán, cũng như lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt. Bên cạnh đó, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo những người làm công tác kế toán trong doanh nghiệp, sao cho họ có thể sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phần mềm kế toán, đảm bảo sự vận dụng là có hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Thứ hai, tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do đó, cần xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện được yêu cầu quản lý nội bộ. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học, tránh được sự chồng chéo, ứ đọng. Tất cả các chứng từ kế toán được lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải được tập trung vào phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.

Thứ ba, các doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng đảm bảo tính tích hợp được hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị nhưng phải tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định của Bộ tài chính. Có khả năng tổng hợp và phân loại thông tin, có khả năng áp dụng trên máy vi tính. Xây dựng hệ thống sổ kế toán đảm bảo tuân thủ các quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Thứ tư, phải coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị trên các mặt: cung cấp số liêu để phân tích thường xuyên tình hình thực hiện các chi tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng như đánh giá lựa chọn phương án sản xuất tối ưu.

Khi các doanh nghiệp lập hệ thống báo cáo nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu sau: các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo nội bộ phải thống nhất với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và về phương pháp tính để đảm bảo so sánh được; cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; số liêu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung thực. Mẫu biểu được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng các báo cáo nội bộ này.

Thứ năm, kiểm soát nội bộ có tác dụng quan trọng trong việc nâng cao chất lượng thông tin kế toán qua việc hạn chế các sai sót, gian lận. Tuy nhiên kiểm soát nội bộ nếu được tổ chức một cách đầy đủ sẽ làm tăng đáng kể chi phí của doanh nghiệp. Trong điều kiện nguồn lực có giới hạn, doanh nghiệp khó có thể chấp nhận chi trả những chi phí này. Từ lý do trên, việc kết hợp tổ chức kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ là điều cần thiết. Việc kết hợp tổ chức kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chọn lọc sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ với chi phí hợp lý.

Ngoài nỗ lực của bản thân doanh nghiệp, rất cần sự trợ giúp của cơ quan nhà nước, của tỉnh, của các ban ngành tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động, có thể cạnh tranh và nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp….

Đối với nhà nước: không nên can thiệp quá sâu và quy định đối với từng ngành nghề, tạo cho doanh nghiệp chủ động và sáng tạo trong công tác kế toán. Nhà nước nên tạo dựng đầy đủ và hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán, đảm bảo cho công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, hành nghề kế toán được thực hiện theo pháp luật.

Đối với tỉnh Thái Bình: Tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, có các chương trình hỗ trợ trực tiếp cho các doanh nghiệp về đào tạo nguồn nhân lực, xúc tiến thương mại, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong tỉnh tiếp xúc với các thông tin của Nhà nước. Đặc biệt củng cố hoạt động của Hiệp hội doanh nghiệp tỉnh để thật sự là cầu nối giữa các doanh nghiệp với nhau, giữa doanh nghiệp với ban ngành của địa phương. Là nơi tổ chức các lớp đào tạo, các buổi hội thảo cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán, là trung tâm tư vấn về cơ chế chính sách, hướng dẫn ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, thực hiện Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán…

Xác định được vai trò, tầm quan trọng của doanh nghiệp trong chiến lược phát triển kinh tế của tỉnh, thời gian qua tỉnh Thái Bình đã có nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn góp phần vào việc thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội mà do Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XVIII đã đề ra, thời gian tới để cạnh tranh được thì từng doanh nghiệp phải nỗ lực hơn nữa tìm hướng đi hợp lý, chủ động nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một trong những giải pháp tạo ra thành công cho doanh nghiệp.