Cân nhắc khi cắt giảm chi phí

Hiện nay, với tình hình kinh tế suy giảm, các doanh nghiệp gặp phải những khó khăn trong các mặt: sản xuất, chi trả lương, quảng bá tiếp thị… Để giải quyết những khó khăn trên, cắt giảm chi phí là một trong những giải pháp mà các doanh nghiệp quan tâm trước tiên. Tuy nhiên, cắt giảm như thế nào để không ảnh hưởng đến hoạt động, sự tăng trưởng và vị thế của doanh nghiệp? Phóng viên TBTCVN đã trao đổi với chuyên gia tư vấn Đỗ Thanh Năm – Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ Chiến lược Win-Win về vấn đề này.

Thưa ông, với góc nhìn của một nhà tư vấn, ông có thể cho biết trước tình hình kinh tế suy giảm như hiện nay thì vấn đề của doanh nghiệp trong cắt giảm chi phí phải như thế nào để không ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh?

Nếu thu nhập gia đình bị ảnh hưởng, tiết kiệm là việc đầu tiên được nghĩ đến. Mọi việc chi tiêu đều phải cân nhắc, ngay cả bữa ăn gia đình cũng cùng chung số phận. Và các bà nội trợ thường chọn là: phải bớt một số món không cần thiết. Và điều này tất yếu giảm chất lượng của bữa ăn. Trong một chừng mực nào đó, một số doanh nghiệp đang cắt giảm chi phí theo kiểu của bà nội trợ. Tuy nhiên, với một gia đình, nếu tiết kiệm quá mức cho bữa ăn, tiền tiết kiệm được không bù đắp tiền chữa bệnh do ăn uống thiếu chất gây ra, ảnh hưởng đến sức khỏe của mọi người trong gia đình. Một doanh nghiệp cứ chăm chăm vào việc tiết kiệm, tiền tiết kiệm được không bù những thiệt hại do tiết kiệm gây ra, ảnh hưởng đến “sức khỏe” của doanh nghiệp. Giả sử doanh nghiệp A, khi đối mặt với những khó khăn đã lập tức cắt giảm chi phí bằng việc giảm trợ cấp tiền cơm, tiền xăng, điện thoại. Nếu tính nhân tổng số nhân viên, số tiền mà doanh nghiệp đó tiết kiệm không phải là quá lớn so với tổng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng kết quả kéo theo, hàng loạt nhân viên bất mãn, nộp đơn xin thôi việc.

Vì vậy, đây là hình thức cắt giảm tiêu cực. Doanh nghiệp A không đạt được hiệu quả trong cắt giảm chi phí. Điều này dẫn đến: đình trệ sản xuất, năng suất lao động giảm và rất nhiều vấn đề phát sinh khác. Vấn đề đặt ra ở đây là: cần có một tầm nhìn tổng thể trong việc cắt giảm chi phí. Những chi phí hiệu quả luôn là giải pháp tốt để doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh của mình.

Được biết chi phí không phải cái nào cũng có thể cắt giảm. Vậy làm thế nào để nhận biết và cắt giảm chi phí hợp lý, hiệu quả, thưa ông?

Đúng. Điều đầu tiên cần phải tính đến đó là phân tích quy trình tạo nên giá trị gia tăng để biết đâu là chi phí tốt, đâu là chi phí xấu (có thể trực tiếp hay gián tiếp). Theo đó, chi phí tốt là loại chi phí mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, đáp ứng được nguyện vọng của khách hàng – chi phí góp phần quan trọng tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như nhà hàng, thực phẩm phải được đảm bảo chất lượng. Như vậy, chi phí mà nhà hàng đầu tư để đảm bảo chất lượng thực phẩm là chi phí tốt. Khách hàng được đáp ứng nhu cầu và do vậy họ đến ăn nhà hàng nhiều hơn. Kết quả là, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng được nâng lên. Ngược lại, chi phí xấu là chi phí có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh. Chẳng hạn, những chi phí phát sinh do những lỗi lầm trong hệ thống quản lý gây ra, hay những quyết định sai lầm trong quản lý và sản xuất. Ví dụ, trong ngành thiết kế in ấn, khi nhân viên bất cẩn cho in mẫu mà chưa có sự xác nhận của khách hàng. Khi in xong, khách hàng không chấp nhận sản phẩm và phải tiến hành in lại. Loại chi phí đó chính là chi phí xấu. Điều quan trọng là sau khi nhận dạng ra các loại chi phí, cần cắt giảm chi phí xấu và giữ hoặc tăng chi phí tốt.

Ông có thể cho biết, những loại chi phí nào khi cắt giảm buộc doanh nghiệp phải ưu tiên xem xét?

Trước hết, chúng ta cần phân tích kết cấu về chi phí để biết được tỉ trọng của từng loại chi phí. Những loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của một quy trình sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ nên được ưu tiên xem xét trước… Chẳng hạn, với ngành thủy sản, chi phí nguyên vật liệu là rất lớn, chiếm hơn 80% trong tổng chi phí, nên phải được ưu tiên xem xét trước. Bởi vì, một tỉ lệ nhỏ tiết kiệm được từ những chi phí này cũng tạo ra một giá trị đủ lớn cho doanh nghiệp, cụ thể là Công ty CP Thủy sản Minh Phú. Dựa vào phân phân tích kết cấu chi phí, Minh Phú đã tập trung vào việc cắt giảm chi phí ở phần chi phí cho nguyên vật liệu bằng cách tập trung đầu tư vào yếu tố kỹ thuật, công nghệ, quan tâm đến phương pháp tạo ra con giống tốt thích ứng với điều kiện môi trường ở Việt Nam. Ngoài ra, tìm cách khắc phục và lai tạo những con giống kháng được bệnh… Tất cả những vấn đề này góp phần giảm chi phí sản xuất, nguyên vật liệu. Con giống ít mắt bệnh hơn, đảm bảo được chất lượng hơn. Cho đến nay, Minh Phú đã chứng minh được những thành công của mình khi là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành thủy sản Việt Nam và là nhà cung cấp tôm sú đứng thứ 5 của thế giới.

Thưa ông, liệu những giải pháp trên có mang tính lâu dài và bền vững?

Tăng năng suất, tăng sản lượng tiêu thụ là giải pháp cắt giảm chi phí hiệu quả. Một số doanh nghiệp Việt Nam cắt giảm chi phí với một tầm nhìn ngắn hạn. Đôi khi, họ chỉ giải quyết những vấn đề xảy ra trong vòng 3 tháng, 6 tháng mà trong tương lai xa hơn họ không lưu tâm. Trên thực tế, có những vấn đề đúng ở thời điểm này thì lại trở thành sai lầm trong thời điểm khác. Đôi khi, có những chi phí tại thời điểm hiện tại (doanh nghiệp đang gặp khó khăn) có thể là chi phí xấu, nhưng trong tương lai đó là chi phí tốt. Chẳng hạn, chi phí để đào tạo nhân viên. Trưởng phòng nhân sự đề xuất kế hoạch huấn luyện nhân viên trong gian đoạn 3 – 6 tháng. Tuy nhiên, giám đốc tài chính lại gạt ngay vì nhìn vào khoảng chi phí phải bỏ ra và khó khăn hiện tại của doanh nghiệp. Vị giám đốc này lý giải, không ai lại bỏ chi phí để đào tạo nhân viên trong khi tình hình kinh tế đang xấu đi. Và lời giải thích này thuyết phục được nhiều người. Tuy tại thời điểm hiện tại lời giải thích đó tỏ ra hợp lý nhưng công ty nọ đâu biết rằng, họ sẽ phải trả giá cho việc hàng loạt nhân sự tài năng ra đi vì doanh nghiệp khác có những kế hoạch, cam kết tốt hơn. Sau khi vượt qua khó khăn, tình hình kinh tế phát triển, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để mở rộng phát triển, thì lúc này doanh nghiệp lại gặp khó khăn về nhân lực.

Nói chung, khi nền kinh tế rơi vào khó khăn việc cắt giảm chi phí là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, cần phân loại đúng các chi phí để cắt giảm cho hiệu quả, phân tích tỉ trọng để đánh đúng vào trọng tâm. Muốn làm được điều đó doanh nghiệp cần có một tầm nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của mình. Ngoài ra, cần có một cái nhìn hướng về tương lai và đặt niềm tin mình vào đó. Khi chọn đúng cách thì chắc hẳn tự các doanh nghiệp sẽ lèo lái con thuyền của mình khỏi cơn khủng hoảng.