Hướng dẫn lập tờ khai thuế TNCN quý trên HTKK từ A–Z (Chuẩn 2026)

Việc lập tờ khai thuế TNCN quý là nghiệp vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro về thuế. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn gặp khó khăn trong việc xác định kỳ kê khai, chọn mẫu biểu hay xử lý số liệu. Nếu bạn đang cần hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và cập nhật mới nhất, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của phần mềm quản lý kế toán MISA SME để nắm rõ cách lập tờ khai thuế TNCN quý chuẩn xác và hạn chế sai sót.

1. Tờ khai thuế TNCN quý là gì?

Tờ khai thuế TNCN là văn bản theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin nhằm xác định số tiền thuế TNCN phải nộp.

Hiện nay, tờ khai thuế TNCN với thu nhập từ tiền lương, tiền công là Mẫu 05/KK-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC được sử đổi bởi điểm g khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC.

>> Tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN <<<

2. Hướng dẫn cách lập tờ khai thuế mẫu mẫu 05/KK-TNCN 

Việc lập tờ khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý là nghiệp vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để tránh sai sót và rủi ro thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai 05/KK-TNCN trên HTKK theo quy định mới nhất, giúp bạn kê khai nhanh chóng và chính xác.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Đầu tiên, người nộp thuế mở phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai), nhập mã số thuế của doanh nghiệp sau đó nhấn Đồng ý để truy cập vào hệ thống kê khai.

Bước 2: Lựa chọn tờ khai

Tại màn hình, hãy chọn mục Thuế thu nhập cá nhân  rồi bấm chọn 05/TNCN – Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021). Đây chính là mẫu tờ khai áp dụng cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Doanh nghiệp klee khai theo tháng hay theo quý đều sử dụng được mẫu này.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Sau khi đã chọn được tờ khai, hệ thống sẽ hiển thị bảng thiết lập kỳ kê khai. Tại đây, người nộp cần lựa chọn các thông ty như sau:

Chọn kỳ kê khai: Theo tháng hoặc theo quý 

Thuế TNCN là loại thuế được kê khai theo tháng hoặc theo quý và thực hiện quyết toán vào cuối năm. Cụ thể:

• Nếu doanh nghiệp thuộc diện kê khai theo tháng, hãy chọn Tờ khai tháng và xác nhận tháng/năm cần kê khai
• Nếu doanh nghiệp thuộc diện kê khai theo quý, chọn Tờ khai quý và xác định quý/năm tương ứng

Việc xác định kê khai theo tháng hay quý thực hiện theo Điều 8 và Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại Khoản 1 Điều 1 Nghị định 373/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 14/02/2026), cụ thể:

• Kê khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng (Tương tự đối tượng kê khai thuế GTGT theo tháng)
• Kê khai theo quý: Áp dụng đối với các doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế GTGT theo qúy bao gồm đơn vị có doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống hoặc doanh nghiệp mới thành lập

Trước đó, doanh thu được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của các kỳ trong năm dương lịch.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý được phép lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý.
• Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP (Hiệu lực từ 30/10/2022), nếu không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không cần phải nộp tờ khai. Trường hợp phát sinh khấu trừ, bắt buộc phải lập và nộp tờ khai, đồng thời nộp số thuế đã khấu trừ vào NSNN.

Chọn trạng thái tờ khai 

• Chọn Tờ khai lần đầu nếu đây là lần đầu kê khai cho kỳ đó
• Chọn Tờ khai bổ sung khi doanh nghiệp đã nộp tờ khai lần đầu và nhận được thông báo chấp nhận hồ sơ sau đó phát hiện sai sót và cần lập tờ khai điều chỉnh

Chọn phụ lục kê khai (Nếu phát sinh) 

Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN là bảng xác định số thuế TNCN phải nộp đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và trúng thưởng. Áp dụng trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh khác tỉnh, nhưng tiền lương do trụ sở chính chi trả. Khi đó, trụ sở chính phải kê khai và phân bổ thuế cho các địa phương theoi quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Công ty xổ số điện toán thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập trúng thưởng

Cách chọn như sau:

• Nếu thuộc đối tượng trên, tích chọn vào phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN
• Nếu không thì bỏ qua

Tiếp đến nhấn Đồng ý để truy cập và giao diện lập tờ khai 05-1/PBT-KK-TNCN.

Bước 4: Lập tờ khai thuế TNCN mẫu 05-1/KK-TNCN

Căn cứ lập tờ khai 

• Nếu kê khai theo tháng thì dựa bảo bảng tính thuế TNCN của tháng 
• Nếu kê khai theo quý thì dựa vào bảng tổng hợp thuế TNCN của quý

Lưu ý: Thời điểm xác định thuế TNCN là thời điểm chi trả thu nhập.

Ví dụ minh họa: Lương tháng 3/2026 nhưng chi trả vào ngày 05/04/2026 thì thời điểm tính thuế vào tháng 04/2026.

• Kê khai vào tháng 04/2026 (Nếu theo phương pháp kê khai theo tháng)
• Kê khai vào quý 2/2026 (Nếu kê khai theo quý)

Hướng dẫn chi tiết các chỉ tiêu trên tờ khai 

Chỉ tiêu 16 – Tổng số người lao động 

Là tổng số cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã chi trả trong kỳ kê khai (Tháng hoặc quý). Lưu ý, không phân biệt với người lao động có bị khấu trừ thuế hay không, không phân biệt loại hợp đồng (Thử việc, thời vụ, dauif hạn…), không phân biệt cá nhân cư trú hay không cư trú, không phân biệt còn làm việc hay đã nghỉ việc. Chỉ cần trong kỳ có trả thu nhập thì đều phải tính vào chỉ tiêu này.

Ví dụ: Trong quý 1/2026:

• Tháng 1: 5 nhân viên
• Tháng 2: Thêm 1 nhân viên mới, 1 người nghỉ việc
• Tháng 3: Thêm 2 nhân viên

→ Chỉ tiêu 16 = 5 + 1 + 2 = 8 người. (Người nghỉ việc vẫn được tính vì có nhận lương trong kỳ)

Chỉ tiêu 17 – Số lao động là cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên 

Là tổng số cá nhân cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên và có phát sinh thu nhập trong kỳ.

Cách xác định như sau: Trong kỳ kê khai, có bao nhiêu người thuộc diện cư trú và ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì tổng hợp vào chỉ tiêu này.

Ví dụ minh họa: Quý 1/2026 có:

• 6 nhân viên ký hợp đồng từ 3 tháng làm việc trở lên
• 1 nhân viên thử việc

→ Chỉ tiêu 17 = 6

Chỉ tiêu 18, 19, 20 – Số lao động đã bị khấu trừ thuế 

• Chỉ tiêu 18: Tổng số lao động đã bị khấu trừ thuế (HTKK tự động = 19 + 20)
• Chỉ tiêu 19: Số cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế
• Chỉ tiêu 20: Số cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế

Nguyên tắc kê khai: Chỉ ghi nhận những người lao động thực tế bị trừ thuế TNCN trong kỳ. Nếu không bị khấu trừ thì không đưa vào các chỉ tiêu này.

Ví dụ minh họa: Có 8 nhân viên nhưng chỉ có 5 người bị khấu trừ thuế → Chỉ tiêu 19 = 5

Chỉ tiêu 21, 22, 23 – Thu nhập chịu thuế 

• Chỉ tiêu 21: Tổng thu nhập chịu thuế (HTKK tự tổng hợp = 22 + 23)
• Chỉ tiêu 22: Thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú
• Chỉ tiêu 23: Thu nhập chịu thuế của cá nhân không cư trú

Cách xác định: Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập nhận được – Các khoản được miễn thuế

Trong đó:

• Tổng thu nhập gồm tiền lương, tiền công, thưởng…
• Các khoản miễn thuế gồm phụ cấp ăn trưa, điện thoại, công tác phí… theo quy định

Lưu ý với kê khai theo quý: Thu nhập chịu thuế của quý = Tổng thu nhập chịu thuế của 3 tháng trong quý

Chỉ tiêu 24 – Thu nhập từ bảo hiểm không bắt buộc 

Là khoản thu nhập phát sinh từ việc doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc (Có tích lũy) tại doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Chỉ tiêu 25 – Thu nhập miễn theo hợp đồng dầu khí 

Là tổng thu nhập được miễn thuế TNCN theo quy định tại các hợp đồng dầu khí (Nếu có phát sinh)

Chỉ tiêu 25.1 – Thu nhập miễn thuế theo nghị quyết 

Phản ánh các khoản thu nhập được miễn thuế theo chính sách tại các nghị quyết hiện hành.

Ví dụ minh họa: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15:

• Miễn thuế TNCN 2 năm
• Giảm 50% cho số thuế phải nộp trong 4 năm tiếp theo

→ Áp dụng cho chuyên gia, nhà khoa học làm việc tại doanh nghiệp khởi nghiệp, trung tâm R&D…

Chỉ tiêu 26, 27,28 – Thu nhập chịu thuế đã bị khấu trừ

• Chỉ tiêu 26: Tổng thu nhập chịu thuế đã bị khấu trừ (HTKK tự tổng hợp = 27 +28 )
• Chỉ tiêu 27: Thu nhập của cá nhân cư trú đã bị khấu trừ
• Chỉ tiêu 28: Thu nhập của cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ

Nguyên tắc quan trọng: Chỉ bao gồm thu nhập của những cá nhân đã bị khấu trừ thuế TNCN.

Cách phân biệt chỉ tiêu 27 với chỉ tiêu 22:

• Chỉ tiêu 22: Tổng thu nhập chịu thuế của tất cả người lao động
• Chỉ tiêu 27: Chỉ tính phần thu nhập của những người đã bị khấu trừ thuế

Ví dụ: Trong quý 1 năm 2026, công ty X có trả lương cho 3 nhân viên như sau:

Tại chỉ tiêu 22, doanh nghiệp kê khai toàn bộ thu nhập chịu thuế của cả 3 người lao động trong quý 1/2026, không cần phân biệt họ có bị khấu trừ thuế TNCN hay không.

Ngược lại, tại chỉ tiêu 27, chỉ ghi nhận thu nhập chịu thuế của những cá nhân đã bị khấu trừ thuế TNCN.

Trong trường hợp này, do Nguyễn Đức Trung không bị khấu trừ thuế nên không đưa phần thu nhập của người này vào chỉ tiêu 27. Chỉ bao gồm thu nhập của 2 cá nhân đã bị khấu trừ thuế là Quế và Hiệp.

→ Chỉ tiêu 27 = 79.500.000 đồng

Lưu ý: Nếu trong quý, một người có tháng bị khấu trừ và tháng không bị khấu trừ thì vẫn tính toàn bộ thu nhập chịu thuế của cả quý vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu 29, 30, 31 – Số thuế TNCN đã khấu trừ 

• Chỉ tiêu 29: Tổng số thuế đã khấu trừ (HTKK tự động = 30 + 31)
• Chỉ tiêu 30: Thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân cư trú
• Chỉ tiêu 31: Thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân không cư trú

Nội dung phản ánh: Tổng số tiền thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ từ thu nhập của người lao động trong kỳ.

Lưu ý:

• Bao gồm cả lao động thời vụ, thử việc nếu có khấu trừ thuế
• Đây chính là số tiền doanh nghiệp phải nộp vào Ngân sách Nhà nước

Chỉ tiêu 32 – Thuế từ bảo hiểm không bắt buộc 

Là số thuế TNCN đã khấu trừ đối với khoản phí bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm không bắt buộc do doanh nghiệp mua cho người lao động tại đơn vị bảo hiểm nước ngoài.

Công thức: Chỉ tiêu 32 = Chỉ tiêu 24 × 10% (HTKK tự động tính)

Sau khi hoàn tất việc lập tờ khai, người nộp nhấn Ghi để hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu.

• Nếu xuất hiện thông báo Thông tin kê khai sai có ghi lại không chọn Có, sau đó ra soát và điều chỉnh các nội dung chưa chính xác trước khi tiếp tục kết xuất
• Nếu hiển thị thông báo Đã ghi dữ liệu thành công thì tiến hành kết xuất tờ khai dưới dạng file xml để nộp qua hệ thống điện tử

3. Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế TNCN năm 2025

Việc nắm rõ các mốc thời gian kê khai và nộp thuế TNCN theo quy định là yếu tố quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, hạn chế rủi ro bị xử phạt do nộp chậm. Đồng thời, điều này cũng giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, tính toán số thuế phải nộp và đảm bảo quá trình kê khai diễn ra suôn sẻ.

Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN theo tháng và theo quý

Căn cứ Điều 44 của Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 (ban hành ngày 13/06/2019), thời hạn nộp tờ khai được quy định như sau:

• Kê khai theo tháng: Tờ khai phải được nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng liền kề sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, tờ khai tháng 01/2025 cần nộp trước ngày 20/02/2025
• Kê khai theo quý: Tờ khai phải được nộp chậm nhất vào ngày 30 hoặc 31 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ, tờ khai quý 2/2025 cần nộp trước ngày 31/07/2025

Đối với kỳ kê khai thuế TNCN quý 1/2025, hạn nộp ban đầu là ngày 30/04/2025. Tuy nhiên, do thời điểm này trùng với kỳ nghỉ lễ nên thời điểm sẽ được chuyển sang ngày làm việc kế toán.

Theo quy định tại Điều 86 của Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp thuế rơi vào ngày nghỉ thì sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

Cụ thể, kỳ nghỉ lễ 30/4 và 1/5 năm 2025 kéo dài 5 ngày (từ 30/04 đến hết 04/05/2025) theo Thông báo 6150/TB-BLĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Vì vậy, hạn nộp tờ khai thuế TNCN quý 1/2025 sẽ được gia hạn đến ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ.

Thời hạn nộp thuế TNCN 

Thời hạn nộp tiền thuế TNCN trùng với thời hạn nộp tờ khai thuế.

Ví dụ: Thuế TNCN của quý 2/2025 phải được nộp chậm nhất trước ngày 31/07/2025.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung hồ sơ thuế, thời hạn nộp tiền thuế vẫn giữ nguyên theo thời hạn của tờ khai ban đầu (căn cứ Khoản 1 Điều 55 của Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14).

Lưu ý:

• Khi lập hồ sơ khai bổ sung quyết toán thuế TNCn, cần đồng thời thực hiện tờ khai bổ sung mẫu 05/KK-TNCN cho kỳ (tháng/quý) có sai sót, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 5189.
• Các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm kê khai thuế TNCN. Ngược lại, nếu trong kỳ không phát sinh chi trả thu nhập thì không cần thực hiện kê khai, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 2393.

Kết luận

Nhìn chung, việc lập tờ khai thuế TNCN quý sẽ trở nên đơn giản nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình, hiểu đúng các chỉ tiêu và tuân thủ thời hạn kê khai. Thực hiện chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót, tránh phải điều chỉnh bổ sung và giảm rủi ro bị xử phạt. Vì vậy, kế toán cần chủ động cập nhật quy định và kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nộp để đảm bảo kê khai hiệu quả, minh bạch.

Trong bối cảnh khối lượng công việc kế toán ngày càng lớn và yêu cầu kiểm soát số liệu chặt chẽ, việc tiếp tục xử lý thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót. Giải pháp như MISA SME.NET giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán – từ hạch toán, quản lý chứng từ, báo cáo tài chính đến theo dõi công nợ, dòng tiền – giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác dữ liệu.

Đăng ký dùng thử ngay hôm nay để trải nghiệm cách làm kế toán nhanh hơn, chính xác hơn và giảm áp lực vận hành cho doanh nghiệp ngay từ những kỳ kế toán đầu tiên.