Ngành Hành chính văn phòng và những điều chưa biết

1. Ngành hành chính là gì?

Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình.

• Cẩn thận, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ chịu khó

• Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình

• Coi trọng truyền thống

• Thích các công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính, văn phòng khác

• Làm các công việc mang tính thủ công

• Sống đơn giản, thực tế, hướng đến sự ổn định, an nhàn

• Quản trị văn phòng: Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng, hành chính, quản lý hồ sơ, nhân viên đánh máy, biên soạn hồ sơ, nhân viên lễ tân, điện thoại viên

• Thư viện, thông tin: Thống kê, lưu trữ, thư viện, hệ thống thông tin

• Các ngành nghề liên quan: Biên dịch, phiên dịch, bán lẻ, tự kinh doanh nhỏ, các nghề thủ công mỹ nghệ, và một số vị trí công chức trong cơ quan quản lý nhà nước. (xem thêm ghi chú 2,3)

Đào tạo sinh viên trở thành người Thư Ký văn phòng chuyên nghiệp có kiến thức, kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan sao cho hiệu quả. Quản lý, cung cấp thông tin cho cơ quan và lãnh đạo các cơ quan; tổ chức các hội nghị; tổ chức tiếp đón các đoàn vào; tổ chức cho đoàn ra; thành thạo, tự tin trong các tình huống giao tiếp, góp phần khẳng định vị thế của cơ quan đối với các đối tượng giao tiếp khác nhau; sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng; thành thạo các hoạt động nghiệp vụ văn phòng.

Sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; đảm nhận những chức danh khác (tổ trưởng, trưởng bộ phận Hành chính văn phòng) hoặc làm công việc có liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ trong các đơn vị và doanh nghiệp.

Thống kê, lưu trữ:

Đào tạo sinh viên có kiến thức và kỹ năng tổ chức quản lý, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Phân loại tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê và công cụ tra tìm tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; lưu trữ tài liệu trong các tổ chức đoàn thể; công bố tài liệu; ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ.

Sinh viên tốt nghiệp ngành Lưu trữ học thể làm việc tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia; Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố; các phòng lưu trữ huyện, quận hoặc làm cán bộ quản lý công tác hành chính văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Đào tạo sinh viên có trình độ chuyên môn cao về khoa học thông tin và thư viện, có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật tự động hóa trong công tác thông tin, thư viện: thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, bảo đảm cung cấp các loại hình thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và hỗ trợ các quá trình quyết định, lập kế hoạch ở các cấp các ngành; có khả năng tạo lập, khai thác, tổ chức và quản trị các nguồn lực thông tin dưới dạng cơ sở dữ liệu tích hợp và đặc thù; có khả năng tổ chức, điều hành và quản lý các cơ quan thông tin – thư viện.

Sau khi tốt nghiệp có thể nghiên cứu, giảng dạy ở các trường ĐH, CĐ; các trung tâm thông tin tư liệu; hoạt động chuyên môn ở các cơ quan có thiết chế hợp nhất giữa thông tin và thư viện, thư viện truyền thống, thư viện hiện đại (Thư viện điện tử), các trung tâm học liệu, các trung tâm thông tin tư liệu của các bộ, ngành, viện nghiên cứu, trường ĐH.

Các ngành nghề liên quan: Điện thoại viên, nhân viên lễ tân, bán lẻ, tự kinh doanh nhỏ, các nghề thủ công mỹ nghệ, và một số vị trí công tác trong cơ quan quản lý nhà nước. 

Hiện nay, bất cứ công ty, doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn nào cũng đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính. Bộ phận hành chính là một bộ phận gần như hiển nhiên trong một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp bất kỳ. Do đó, cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. Bạn có thể được tuyển dụng vào làm cho các vị trí nhân viên hành chính ở các bộ phận hành chính, cũng có thể làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính (học viện hành chính là một ví dụ). Ngoài ra, nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một nơi làm việc lý tưởng.

Không quá nhiều việc làm, cũng không đủ độ “hot” để thu hút tuyển dụng nhân lực như các ngành nghề khác, song hành chính vẫn là ngành có đủ “đất” cho bạn “dụng võ”. Bạn vẫn có nhiều cơ hội thăng tiến lên các vị trí cấp cao, thậm chí làm lãnh đạo từ một nhân viên hành chính. Một cuộc sống an nhàn và không nhiều thay đối, môi trường làm việc ít áp lực sẽ là đặc trưng của ngành này.

Theo xu hướng hiện tại, ngành hành chính thu hút giới nữ nhiều hơn. Nam giới làm việc trong ngành này thường hoặc không có sự lựa chọn, hoặc là tham vọng lớn. Họ hoàn toàn có thể thực hiện được tham vọng ấy nhờ vào tài năng thực sự của họ. Một số nhân viên hành chính có óc lãnh đạo thường không bao giờ chỉ là những nhân viên của thủ tục. Họ đang nhắm đến một vị trí nào đó có ảnh hưởng chính trị. Và thực tế đã từng chứng minh những trường hợp như vậy. Do đó, đừng cho rằng hành chính là một ngành khô khan và buồn tẻ, mà hãy nhìn vào những hấp lực ẩn sâu bên trong đó nếu bạn yêu thích. Bạn đã sẵn sàng chưa?