Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức

Hệ thống theo dõi nội bộ điểm chính là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực hết sức của các thành viên trong tổ chức để yên tâm tổ chức đó chạy tốt hơn hiệu quả, đạt được những kế hoạch đặt ra ngày một hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, dây chuyền theo dõi nội bộ là hệ thống của cả 3 không ít thông tin mà một tổ chức cần làm để chiếm được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.

Sự cần kíp và tiện ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một Tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột ích lợi chung – tiện ích riêng của người sử dụng làm công việc với người trực tiếp lao động luôn đứng vững song hành. Không thì có một dây chuyền giám sát nội bộ, làm thế nào để công nhân không vì ích lợi riêng của mình mà làm những điều nhiều thiệt hại đến tiện ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao kiểm tra các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới theo cách chính xác, công nghệ chứ không cần chỉ từ các sự ưu ái cảm tính?

Một hệ thống giám sát nội bộ vững mạnh sẽ có thể cho Tổ chức các ích lợi như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro bất ngờ mắc phải trong SXKD (sai sót chẳng may gây thiệt hại, các có thể rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm hiệu quả của sản phẩm…). Bảo vệ tài chính khỏi bị hư hỏng, những thiệt hại bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính từng chi tiết nhỏ của các con số kế toán và báo cáo hàng ngày tài chính. Đảm bảo mọi thành viên làm theo nội quy, quy chế, dây chuyền hoạt của tổ chức chức cùng với các áp dụng của luật pháp. Đảm bảo tổ chức chạy tốt hơn hiệu quả, quy định rất khôn ngoan các cơ sở vật chất và đạt được phương thức chiến lược đặt ra. Bảo vệ quyền và lợi ích của nhà đầu tư, cổ đông và tạo dựng sự ưu ái đối với họ (trường hợp Công ty sản xuất cổ phần).

Tùy vào loại hình chạy đúng thời điểm chiến lược và mô hình của Tổ chức mà một dây chuyền kiểm tra nội bộ được áp dụng khác nhau, nhưng để hoạt động tốt hiệu quả, một dây chuyền này cần óc đủ năm thành phần: Môi trường kiểm soát: là nhiều một trong những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến chạy tốt của dây chuyền kiểm tra nội bộ và là các yếu tố sinh ra một hoàn cảnh trong đó cán bộ thành viên của Tổ chức có nhận thức được tầm cần thiết của một hệ thống kiểm tra nội bộ hay không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc dư nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, trong công việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về công việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, công nghệ SXKD… Một môi trường theo dõi tốt chính là nền tảng nhất thiết cho sự hoạt động chất lượng của một dây chuyền theo dõi nội bộ.

• Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, ngay bất cứ tổ chức nào khi hoạt động tốt đều bị các rủi ro xuất hiện rất nhiều yếu tố trong xe hoặc xung quanh tác động.

• Nhiều yếu tố bên trong. Sự theo sát thiếu minh bạch, không đang hiện hành đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, hỏng hóc đáng tiếc hỏng hóc của một dây chuyền máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. tổ chức và cở sở hạ tầng không thể thay đổi kịp với sự thay đổi, thiết kế rộng của sản xuất. Lượng tiền bỏ ra cho giám sát và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thông minh hoặc do xa Nhà máy mẹ hoặc do thiếu quan tâm…

• Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm cải biến công nghệ vận hành. Thay đổi đang quen của khách hàng làm các bao bì và sản phẩm hàng ngày bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh khốc liệt không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay bước tiến tới mới, ảnh hưởng đến hoạt động tốt của tổ chức… Để tránh bị thiệt hại do các ảnh hưởng nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: trần tình sự rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng với cả tần suất xuất hiện và xác định phương án để giám sát và hạn chế tác động không tốt của chúng. Các chạy đúng thời điểm kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong bị giới hạn rủi ro bất ngờ và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được các chiến thuật đặt ra được thực thi chặt chẽ hơn trong toàn tổ chức. Ví dụ: giám sát phòngngừa và tìm kiếm sự mất mát, thiệt hại của tài sản, giám sát xem Tổ chức có hoạt động tốt theo đúng chuẩn mực mà Tổ chức đã quy định, theo đúng các mong chờ của pháp luật hiện hành…

Hệ thống những gì và báo chí cần được Tổ chức để yên tâm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm lấy và đúng người có thẩm quyền. Hệ thống theo dõi và thẩm định: là quá trình kiểm tra và đánh giá chất lượng để hiện thực việc kiểm soát nội bộ để an toàn nó được triển khai, được để giải quyết khi môi trường thay đổi, được cải biến khi sở hữu khiếm khuyết. Ví dụ chăm chỉ rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả của chạy tốt hơn của dây chuyền giám sát nội bộ, nhận xét và giám sát việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có làm đúng theo các phương thức ứng xử của tổ chức sau khi ký sẽ cam kết hay không.

Ban giám đốc chịu trách nhiệm thành lập, giám sát và kiểm soát dây chuyền kiểm tra nội bộ hoàn hảo với phương thức chiến lược của tổ chức. Để hệ thống này hoạt động tốt, cần tuân thủ như thế nào nguyên tắc như: Xây dựng một điều kiện văn hóa đang được ưa dùng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp lại thêm những sử dụng rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và theo dõi nội bộ được văn bản hoá dĩ nhiên và được truyền đạt thuộc diện rộng nhất trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các chạy tốt tiềm ẩn nguy cơ có thể rủi ro cao. Mọi hoạt động cần thiết phải được dấu ấn bằng văn bản. Bất cứ thành viên nào của tổ chức cần phải tuân thủ một dây chuyền giám sát nội bộ. Quy định dĩ nhiên trách nhiệm kiểm tra kỹ và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra lại độc lập. Định kỳ phải kiểm tra và cải tiến máy móc sản xuất chất lượng sản phẩm của phương pháp kiêm soát nội bộ.

Trừ các doanh nghiệp liên doanh với từ Isarael và nhiều công ty đã có mới là cài đặt hệ thống chứng nhận ISO, TQM… Theo đánh giá của những chuyên gia, phần lớn rất nhiều công ty chưa hiểu một cách trọn ven sự cần thiết, lợi ích hay là cách xây dựng, tổ chức và vận hành chi tiết dây chuyền kiểm soát nội bộ. Công tác kiềm tra, giám sát thường chồng chéo, phiến điện, tìm tới vào các chỉ số đời sống – về tiền và thành quả cuối cùng với đang quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít đang được ưa chuộng kiểm tra, kiểm soát tất cả chạy tốt hơn của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong một trong các điểm yếu mà nhiều doanh nghiệp cần giải quyết để nâng cấp sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền bộ mặt toàn cầu.