Đa Nhiệm ( Multitasking) có thật sự giúp bạn?

Bạn đang nói chuyện điện thoại với một nhà cung cấp, trong khi đó vẫn đang âm thầm ghi chú về những cuộc gọi điện thoại trước đó của bạn. Ngay sau khi bạn vừa gác máy, một đồng nghiệp gửi cho bạn một tin nhắn, bạn đọc qua trong khi quay số cho người quản lý của bạn. Sau đó, trong suốt cuộc trò chuyện điện thoại với cô ấy, bạn bắt đầu xem xét những việc cần phải làm trong tuần của mình.

Để gia tăng hiệu suất công việc, nhiều người trong chúng ta thực hiện đa nhiệm ở nhiều mức độ khác nhau. Và, trong một thế giới mà tốc độ quay cuồng của công việc, những người làm việc đa nhiệm thường được xem là có hiệu quả rất cao.Liệu chúng ta có thể hoàn thành được nhiều việc khi chúng ta làm nhiều hơn một việc vào cùng 1 thời diểm?

Trên thực tế, đa nhiệm không tạo ra năng suất công việc cao như chúng ta vẫn nghĩ. Hơn nữa, có nhiều khả năng là chất lượng công việc của chúng ta tồi tệ hơn khi chúng ta thực hiện nhiều việc cùng 1 lúc. Thực sự là nó làm ta tốn nhiều hơn là tiết kiệm được thời gian 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các vấn đề liên quan đến đa nhiệm, và xem xét lý do tại sao chúng ta không nên làm điều đó. Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số gợi ý giúp bạn thoát khỏi thói quen không tốt này.

Đa nhiệm và sự hoang tưởng về Năng suất của nó :

Trong hơn 1 thập kỉ qua ,nhiều người đã nghiên cứu về đa nhiệm , và hầu hết trong số họ đã có 1 kết luận tương tự: đa nhiệm không thực sư làm cho chúng ta làm việc hiệu quả hơn! 

Một số nghiên cứu đã tìm thấy rằng đa nhiệm thực sự có thể dẫn đến lãng phí khoảng 20-40 phần trăm thời gian của chúng ta, tùy thuộc vào những gì chúng tôi đang cố gắng làm.

Lý do đơn giản mà đa nhiệm không có hiệu quả là vì chúng ta không thể thực sự tập trung vào nhiều công việc tại một thời điểm. Nhưng chúng ta lại nghĩ rằng chúng ta có thể – vì vậy chúng ta cố gắng thực hiện được nhiều công việc trong cùng 1 lúc hơn. 

Hãy tưởng tượng là mình sẽ cố gắng để nói chuyện với một ai đó và viết một email cùng một lúc xem?. Cả hai nhiệm vụ đều liên quan đến giao tiếp. Bạn không thể nói chuyện với một ai đó và cùng lúc viết một email 1 cách rõ ràng và tập trung vào cùng một lúc. 2 Nhiệm vụ đó mâu thuẫn lẫn nhau – đầu óc của bạn bị quá tải khi mà bạn cố gắng để xoay chuyển hai nhiệm vụ cùng 1 lúc.

Bây giờ hãy nghĩ về việc tập trung lắng nghe một người nào đó nói khi mà bạn đang cố gắng để viết một email. Thực hiện 2 nhiệm vụ có đôi chút dễ dàng hơn khi làm chung với nhau bởi vì chúng liên quan đến các kỹ năng khác nhau. Nhưng sự chú ý của bạn với người đó sẽ mờ nhạt trong khi bạn đang viết. Bạn chỉ đơn giản là không thể hoàn toàn tập trung vào cả hai việc cùng một lúc mà thôi. 

Vấn đề lớn nhất của đa nhiệm là nó có thể làm giảm năng suất làm việc của chúng ta – chúng ta cố gắng làm hai hoặc nhiều việc cùng một lúc, và kết quả là mọi thứ chẳng đâu vào đâu , tệ hơn nhiều so với việc nếu chúng ta tập trung giải quyết từng việc một.

Khi chúng ta xoay chuyển nhiệm vụ, đầu óc của chúng ta phải định hướng lại để xử lý những thông tin mới. Nếu chúng ta làm điều này 1 cách vội vã, giống như khi chúng ta ôm đồm nhiều việc cùng lúc, chúng ta chỉ đơn giản là không thể dành tập trung hoàn toàn mỗi khi có thay đổi. Vì vậy, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Những công việc càng phức tạp và đòi hỏi nhiều kĩ thuật để chúng ta chuyển đổi thì hiệu suất những công việc đó lại càng dễ bị trì trệ hơn . Ví dụ, bạn sẽ gần như không thể viết được một bài thuyết trình có chất lượng tốt trong khi trò chuyện thoải mái với một đồng nghiệp!

Một nhược điểm lớn nữa của đa nhiệm là nó ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của bạn. Giải quyết nhiều việc cùng một lúc làm cho chúng ta cảm thấy quá tải, kiệt quệ và mệt mỏi.

Mặt khác, hãy suy nghĩ bạn cảm thấy hài lòng ra sao khi bạn dành sự quan tâm đầy đủ với một nhiệm vụ. Bạn có thể tập trung, và có thể bạn sẽ kết thúc nó với cảm giác là bạn không chỉ hoàn thành xong công việc, mà còn hoàn thành nó 1 cách xuất sắc. Điều này được gọi là sự trôi chảy trong công việc ( in flow ), và đó là một kỹ năng có thể được phát triển với một số thực tiễn.

Phát hiện ra Xu hướng đa nhiệm

Thật khó để xác định khi bạn có đang xử lý đa nhiệm hay không. Bạn hãy xem mình có 1 trong những biểu hiện sau đây không: 

– Nếu bạn có nhiều trang hoặc tab đang mở trên máy tính của bạn hay có một số thư mục tập tin hoặc các giấy tờ trên bàn làm việc , có thể bạn đang ôm đồm quá nhiều việc đấy

– Đa nhiệm giống như khi bạn đang làm một dự án hoặc công việc mà bạn không hề hứng thú.Ví dụ, tạo ra một phân tích bảng tính có thể là một nhiệm vụ không mong muốn, do đó bạn thường xuyên kiểm tra email hoặc nghiên cứu một nhiệm vụ mới để giảm bớt sự nhàm chán mà công việc chính mang lại .

– Bị gián đoạn thường xuyên cũng có thể dẫn đến đa nhiệm. Ví dụ, bạn có thể lập ra ngân sách cho bộ phận của bạn khi một đồng nghiệp hỏi bạn câu gì đó . Sau đó, bạn tiếp tục cố gắng trở lại với công việc bị gián đoạn. 

Làm thế nào để ngăn chặn sự đa nhiệm ?

Nếu chúng ta muốn cải thiện chất lượng công việc , giảm mức độ căng thẳng, và trở nên hiệu quả hơn, sau đó chúng ta cần có được ra khỏi thói quen xử lý đa nhiệm. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn :

– Lập Kế hoạch ngày của bạn theo từng muc riêng .Thiết lập thời gian cụ thể để trả lời cuộc gọi, trả lời email, cũng như nghiên cứu.

– Kiểm soát những gì gây cản trở bạn .Thực hiện một ghi chú cho thấy người gây trở ngại bạn nhiều nhất, và mức độ cấp bách của những yêu cầu ra sao. Một khi bạn đã theo dõi ghi chú này, cương quyết tỏ ra quan điểm không muốn bị gián đoạn bởi các đồng nghiệp này nhưng vẫn giữ thái độ lịch sự sao cho bạn có thể quản lý quỹ thời gian tốt nhất .

– Tìm hiểu làm thế nào để cải thiện sự tập trung của bạn sao cho bạn có thể tập trung đúng vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.Việc làm này có thể cảm thấy gây khó chịu lúc đầu nếu bạn thường xuyên ôm đồm công việc . Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên với hiệu suất công việc mình đạt được

– Mỗi khi bạn đi kiểm tra email hoặc thực hiện cuộc gọi khi bạn đang thực sự phải làm điều gì khác, hít một hơi thật sâu để chống lại mọi cám dỗ.Tập trung sự chú ý của bạn với những gì mà bạn đang có trách nhiệm phải hoàn tất.

– Hãy để chế độ im lặng cho điện thoại hay máy tính phòng khi có tin nhắn hay email được gởi đến trong lúc bạn đang làm việc .Điều này có thể giúp bạn tránh được những cám dỗ để kiểm tra hộp thư của bạn bất cứ khi nào bạn nhận được thư mới.

– Bất cứ khi nào bạn thấy mình đang ôm đồm công việc , dừng lại ngay lập tức .Bỏ ra năm phút để ngồi yên lặng tại bàn và nhắm mắt lại. Thậm chí nghỉ giải lao như thế này có thể giúp bạn ổn định lại tâm trí , làm giảm mức độ căng thẳng của bạn, và cải thiện sự tập trung của bạn. Thêm vào đó nó giúp cho đầu óc não bạn được nghỉ ngơi để sẵn sàng cho một ngày bận rộn.

– Sẽ có những lúc một việc gì đó xuất hiện bất ngờ và bạn không thể tránh bị gián đoạn.Nhưng thay vì cố gắng ôm đồm tất cả, thì hãy dừng lại và ghi lại chỗ công việc bạn đang dang dở. Ghi lại bất kỳ suy nghĩ bạn để có thể giải quyết vấn đề. Sau đó giải quyết vấn đề ngay lập tức, trước khi trở lại với những gì bạn đang làm. Bằng cách này bạn sẽ có thể xử lý cả hai nhiệm vụ tốt, vànhớ vào tờ ghi chú ban nãy, bạn sẽ khởi động lại nhiệm vụ ban đầu một cách nhanh chóng hơn.

– Nếu bạn tìm thấy tâm trí của bạn đang lạc lối khi bạn đang tập trung vào cái gì khác, bạn cần phải buộc mình phải suy nghĩ trở lại bằng cách đặt mình vào trong hoàn cảnh đó.Ví dụ, bạn đang ngồi trong một cuộc họp nhóm quan trọng, nhưng bạn lại suy nghĩ về một bài phát biểu mà bạn sắp phát biểu. Hãy Nói với chính mình, “Tôi đang ở trong cuộc họp này, và cần tập trung vào những gì đang diễn ra ở đây.” Thường thì sự tự thừa nhận vào thời điểm này có thể giúp giữ bạn có lại sự tập trung cần phải có.

Những điểm chính yếu :

Nhiều người trong chúng ta nghĩ rằng đa nhiệm là cách tốt nhất đạt được mục đích công việc. Nhưng điều này là sự hoang tưởng! Thực tế là đa nhiệm làm giảm chất lượng công việc, làm giảm khả năng tập trung,cũng như làm hao phí thời gian của chúng ta

Điều quan trọng để ngăn chặn đa nhiệm là bạn phải nhận ra rằng mình đang làm điều đó sớm nhất có thể. Quản lý khối lượng công việc, cố gắng giảm thiểu và sắp xếp thời gian bị gián đoạn, và chú trọng vào việc cải thiện sự tập trung của bạn.

Kiểm soát được xu hướng của bạn đang ôm đồm công việc , bạn có thể nhận ra những lợi ích đáng ngạc nhiên. Bạn có thể thấy rằng bạn đang thực hiện công việc tốt hơn, cảm thấy ít căng thẳng hơn, và còn nhiều năng lượng hơn vào cuối ngày