Những kỹ năng cần có của một thư ký

Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên 80.

Hầu hết các thủ tục giấy tờ đã được số hóa. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ còn khoảng 20%.

Phần lớn các thư kí đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ cơ bản của mình như trả lời điện thoại để tìm hiểu và nắm giữ thông tin, tổ chức các cuộc họp và thực hiện một loạt các công việc hành chính khác. Nhưng ngày này, hầu hết các nhiệm vụ này đều thực hiện trên máy tính điện tử, và thư ký phải luôn nâng cao trình độ và các kỹ năng của mình.

kỹ năng cần có của thư ký

Dưới đây là 5 kỹ năng mới hàng đầu mà thư ký cần

Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gửi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ mail, thường xuyên dọn dẹp hộp thư của mình, thiết lập chế độ trả lời tự động là một số những cách thư điện tử được sử dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.

Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa – nhiều công ty đang nắm lấy nó như là một công cụ kinh doanh trực tuyến mạnh mẽ và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả các mạng xã hội phổ biến nhất – Facebook, Twitter và LinkedIn để cho công việc của mình được hiệu quả và nhanh chóng.

Điện thoại thông thường không còn là công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để làm cho thông tin liên lạc của họ hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung cấp vô số tính năng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin và nhiều hơn nữa. Ngày nay một thư ký phải làm tốt việc thiết lập cuộc gọi Skype, xử lý với các phần cứng liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua web.

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý hơn và hiệu quả. Một người thư ký phải làm tốt việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc chụp ảnh). Ngoài ra, họ còn có thể sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được cập nhật từng ngày.

Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn. Một người quản lý hay thư kí văn phòng phải có kĩ năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số. Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như Google Docs và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng.