Kiểm toán hoạt động trong lĩnh vực cho vay

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ngân hàng thương mại là một nội dung trọng tâm của hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) hệ thống ngân hàng. Hiểu biết về KSNB sẽ giúp cho Kiểm toán viên (KTV) nhận diện các sai phạm tiềm tàng trong hệ thống, từ đó xác định phương pháp và phạm vi kiểm toán phù hợp. Trong phạm vi bài viết này xin đề cập đến việc đánh giá hệ thống KSNB nghiệp vụ cho vay của NHTM trong qui trình kiểm toán BCTC, qua đó xác định các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc thù ảnh hưởng tới xét đoán của KTV.

Cho vay là hoạt động quan trọng nhất của NHTM, theo đó, ngân hàng giao cho khách hàng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời gian nhất định theo thoả thuận với nguyên tắc có hoàn trả gốc và lãi. Nghiệp vụ này thường xuyên diễn ra với cường độ và giá trị ngày càng lớn, nên khả năng xảy ra gian lận, sai sót là tương đối cao. Do vậy các ngân hàng thường tập trung xây dựng, thiết kế, cũng như vận hành hệ thống KSNB sao cho giảm thiểu khả năng xảy ra sai phạm. Các công việc chủ yếu của hệ thống KSNB mà các ngân hàng thiết lập đối với nghiệp vụ cho vay là:

Hồ sơ xin vay vốn gửi đến ngân hàng gồm giấy đề nghị vay vốn, hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ về khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay (nếu có) và các giấy tờ khác. Đây là những căn cứ đầu tiên chứng minh cho sự phát sinh khoản vay giữa khách hàng và ngân hàng. Rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra như hồ sơ không đầy đủ, bị giả mạo, hoặc có sự thông đồng giữa cán bộ tín dụng và khách hàng xin vay khống (không có thật). Do vậy, hệ thống KSNB trong khâu này cần kiểm soát chặt chẽ các nội dung trên hồ sơ, đảm bảo tính phù hợp về mặt hình thức của các hồ sơ khách hàng. Sau đó cán bộ tín dụng tiến hành đánh giá năng lực vay nợ (thông qua phân tích các báo cáo tài chính), uy tín của người vay, và các tài sản dự phòng có đủ để trả nợ hay không. Hệ thống KSNB cần tập trung vào tính tuân thủ các qui định của ngân hàng và hành lang pháp lý của Nhà nước. Bước kiểm soát này là để xác định tính hiện hữu của hợp đồng tín dụng.

Nếu đơn xin vay được chấp thuận, các cấp có thẩm quyền sẽ phê duyệt và tiến hành ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay (nếu có). Ở khâu này, nguyễn tắc “phân công”, phân nhiệm” phải được thiết kế nhằm làm rõ trách nhiệm của các cá nhận khi ký kết hợp đồng tín dụng (theo thời gian hoặc giá trị của hợp đồng). Mỗi lần rút vốn, khách hàng phải ký khế ước nhận nợ, khế ước là căn cứ để kế toán ghi sổ. KSNB trong khâu này cần lưu ý nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” giữa người phê duyệt khế ước với bộ phận theo dõi hợp đồng tín dụng trên sổ sách, và người chuyển tiền cho khách hàng. Rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp này là tài liệu giải ngân không đầy đủ, khế ước nhận nợ không được phê duyệt đúng thẩm quyền, trình tự kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng tín dụng và tài liệu giải ngân không khớp, cũng như các lần giải ngân không được vào sổ đúng số tiền… Nội dung này nhằm đảm bảo các hợp đồng tín dụng đã phát sinh phải được tính toán, ghi chép đầy đủ, đúng đắn và đúng kỳ.

Kế toán ẽ ghi sỏ các khoản thanh toán gốc và lãi của khoản vay. Tính toán và trích lập quĩ dự phòng rủi ro theo qui chế tài chính hiện hành hiện hành và yêu cầu của chuẩn mực kế toán. Ở khâu này hệ thống KSNB phải kiểm tra, đối chiếu tình hình thu hồi nợ giữa bộ phận kế toán với bộ phận tín dụng. Vấn đề phân loại nợ, trích và sử dụng dự phòng có đúng qui định hiện hành hay không. Chú ý đến các dấu hiệu tiềm ẩn rủi ro như: xin gia hạn nợ, cho vay mới, thì dư nợ giảm xuống cũng như các thông tin cung cấo cho ngân hàng không kịp thời… Mục tiêu kiểm soát trong khâu này tập trung vào việc tính toán, đánh giá cũng như phân loại, hạch toán các nội dung trên hợp đồng tín dụng tuân thủ qui định của chuẩn mực kế toán hiện hành, và phù hợp với yêu cầu quản lý của ngân hàng.

Về phía KTV nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB đối với hoạt động này được bắt đầu từ việc tìm hiểu về các bước công việc trong hệ thống. Điều này sẽ giúp họ đánh giá tổng thể về mặt thiết kế và hoạt động của nghiệp vụ cho vay, xác định

Về phía KTV nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB đối với hoạt động này được bắt đầu từ việc tìm hiểu về các bước công việc trong hệ thống. Điều này sẽ giúp họ đánh giá tổng thể về mặt thiết kế và hoạt động của nghiệp vụ cho vay, xác định các mục tiêu kiểm soát chính phải thực hiện, lựa chọn những hoạt động kiểm soát có thể tin cậy được để đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Từ đó đánh giá rủi ro kiểm soát và điều chỉnh phạm vi kiểm toán cơ bản. Phương pháp sử dụng ở đây à kiểm toán tuân thủ (điều tra hệ thống và khảo sát kiểm soát), kết hợp với các kỹ thuật đặc thù như: quan sát các hoạt động về cho vay, phỏng vấn các nhân viên liên quan, nghiên cứu tài liệu, thực hiện lại nghiệp vụ cho vay đã diễn ra tại ngân hàng. Bằng chứng kiểm toán thu thập được là những bảng mô tả các bước công việc về hoạt động cho vay, các sơ đồ, các bảng hỏi, và các giấy tờ đánh giá về hiệu lực kiểm soát của kiểm toán viên.

Sau đây là một số mục tiêu kiểm soát chủ yếu và thủ tục kiểm soát chủ yếu và thủ tục kiểm soát đặc thù mà KTV có thể tập trung vào khảo sát.

Một là, kiểm soát các khoản nợ vay gốc và các cam kết về trách nhiệm thanh toán khoản nợ gốc.

Các khoản cho vay mới phát sinh phải thoả mãn quá trình đánh giá tín dụng của ngân hàng và có cam kết hoàn trả rõ ràng (chứng minh về tính có căn cứ hợp lý của các khoản nợ vay). Với mục tiêu này, KTV có thể quan sát quy trình đánh giá tín dụng của ngân hàng trên thực tế để xem có phù hợp với quy định, kiểm tra thẩm quyền phê chuẩn tín dụng của các bộ phận liên quan (có trong giới hạn cho phép hay không), xem xét ngân hàng có thực hiện các thủ tục phân tích ban đầu nhằm đánh giá, xếp hạng và phân loại khách hàng trước khi ký hợp đồng.

Toàn bộ các khoản vay đã được phê chuẩn phải được lưu trữ, bảo quản phù hợp và tuân thủ pháp luật (mục tiêu bảo vệ tài sản, thông tin- tính có căn cứ hợp lý). Để đạt được mụctiêu này, KTV có thể kiểm tra lại tài liệu của các hợp đồng đã được phê chuẩn trước khi ghi chép nghiệp vụ, đánh giá quá trình lưu trữ, bảo quản tài liệu tại ngân hàng.

Toàn bộ các cam kết về vốn vay phải được ghi chép chính xác và phù hợp với kỳ mà nó phát sinh (chứng minh tính đầy đủ, đúng đắn và đúng kỳ của khoản nợ vay). KTV có thể yêu cầ ngân hàng cung cấp tài liệu liên quan đến việc ghi nhận khoản vốn vay theo từng hợp đồng, đánh giá quá trình luân chuyển chứng từ, cách vào sổ, và hạch toán từng hợp đồng; quan sát các cá nhân liên quan tiếp cận hệ thống cho vay; kiểm tra các cam kết vay vốn và các khiếu nại của khách hàng có được một bộ phận độc lập với các bộ phận liên quan thực hiện hay không?

Việc phê chuẩn giải ngân phải được thực hiện cho từng hợp đồng tín dụng (tính có thật của việc giải ngân hợp đồng tín dụng). KTV kiểm tra lại hồ sơ giai rnga an và các chứng từ thanh toán liên quan, có phù hợp với hợp đồng tín dụng không. Kiểm tra việc phê duyệt của lãnh đạo có đúng thẩm quyền, và phù hợp không.

Các khoản vay đã được giải ngân phải được ghi chép chính xác và đúng kỳ (Tính đầy đủ, đúng đắn và đúng kỳ của việc giải ngân). Với mục tiêu này, KTV sẽ kiểm tra lại việc hạch toán kế toán có đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm hay không; tiếp xúc với cán bộ tín dụng để xem họ có theo dõi quá trình giải ng ân thông qua việc đói chiếu thông tin với phòng kế toán và khách hàng không.

Toàn bộ các khoản thanh toán về tiền vay đã nhận có được xử lý và ghi chép đúng thời điểm hay không.(Chứng minh tính có thật, đúng đắn và đúng kỳ của khoản thanh toán). Với mục tiêu này, KTV có thể nghiên cứu lại các tài liệu quy định về phạm vi, thời điểm, nội dung theo dõi các khoản thanh toán về tiền vay theo các hợp đồng tín dụng tại ngân hàng, xem xét trên thực tế ngân hàng thực hiện như thế nào, có quy định thành văn bản việc kiểm tra khách hàng của bộ phận tín dụng không.

Toàn bộ các khoản thanh toán tiền vay đã phát sinh thực tế phải được vào sổ. (Tính đầy đủ của khoản thanh toán). KTV có thể kiểm tra việc thu hồi lãi có đúng dắn, đầy đủ không; việc kiểm tra đối chiếu về quá trình thanh toán và thu hồi nợ có được thực hiện giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác không.

Các khoản phí suất về thanh toán tiền vay phải được tính toán chính xác và vào sổ phù hợp với từng hợp đồng tín dụng. (Tính hiện hữu, đầy đủ, sự tính toán và tính đúng kỳ của khoản vay đã thanh toán). KTV có thể kiểm tra và tự tính toán lại các khoản phí suất có liên quan, việc vào sổ có đầy đủ và kịp thời không.

Việc tính toán tiền lãi và lãi cộng dồn trên các khoản vay cho từng hợp đồng tín dụng phải chính xác và phản ánh vào sổ kịp thời. (Tính toán, đánh giá lãi tiền vay chính xác). Thủ tục khảo sát có thể là KTV kiểm tra lại các cơ sở của phép tính, kết quả, phương pháp tính lãi đã áp dụng có phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng tín dụng và quy định của ngân hàng hay không. Quan sát quá trình đối chiếu về lãi vay giữa kế toán và các bộ phận khác.

Lãi tiền vay phải được ghi chép đúng kỳ mà nó phát sinh. (Tính đúng kỳ của khoản lãi tiền vay). KTV có thể kiểm tra số tiền, số ngày phản ánh nghiệpvụ tiền vay trên chứng từ và sổ sách có khớp nhau không.

Kiểm tra, phân loại, và đánh giá rủi ro tín dụng đối với từng khoản vay theo từng hợp đồng tín dụng. (Sự đánh gia, phân loại và hạch toán các khoản nợ vay). KTV có thể kiểm tra bộ phận tín dụng có thực hiện phân loại, đánh giá rủi ro tín dụng theo các hệ số tín dụng, giá trịt ài sản đảm bảo có được các bộ phận trong và ngoài ngân hàng thường xuyên đánh giá không…

Toàn bộ các khoản vay đến hạn và quá hạn có giá trị còn lại mà lớn hơn giá trị thu hồi ước tính phải được ghi nhận như khoản nợ xấu. (Sự đánh giá, phân loại và hạch toán các khoản nợ vay). KTV kiểm tra và đánh giá quá trình theo dõi và ghi nhận các khoản nợ xấu của ngân hàng, trên thực tế có đùng với quy định bằng văn bản không, nếu có thì độ hiệu quả đạt đến đâu.

Toàn bộ các khoản nợ xấu phải được theo dõi, phân loại, trích lập dự phòng theo quy định của chuẩn mực kế toán và quy chế tài chính hiện hành. (Sự đánh giá, phân loạivà hạch toán các khoản dự phòng nợ xấu). KTV có thể xem xét liệu ngân hàng có thường xuyên đánh giá giá trị hợp lý của tài sản đảm bảo không, các khoản dự phòng nếu có được trích lập như thế nào, thẩm quyền của người phê chuẩn có phù hợp không…

Trên thực tế, KTV có thể lựa chọn một số mục tiêu kiểm soát mà mình thấy phù hợp để kiểm tra, đánh giá mà không nhất thiết phải thực hiện tất cả các mục tiêu kiểm soát nêu trên. Như vậy quá trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ cho vay đã cung cấp cho KTV cái nhìn tổng thể về mặt thiết kế và hoạt động cũng như tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống đối với nghiệp vụ cho vay nói riêng và toàn bộ hệ thống KSNB nói chung. Từ đó, để đánh gia mức độ rủi ro kiểm soát và quyết định mở rộng hay thu hẹp phạm vi kiểm toán cơ bản cần thực hiện.