Những nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa

Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất? Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời.

Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di động hiện đại, website, hộp thư cá nhân ,mạng nội bộ (LAN),… Do vậy số lượng các nhân viên lưu động và làm việc từ xa đang ngày càng có xu hướng tăng cao. Theo thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên thì có đến 9 nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty. Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm chịu sự giám sát từ xa của các nhà quản lý.

Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lớn của nhiều người. Việc tuyển dung các nhân viên lưu động có thể đem lại những lợi ích nhất định cho công ty. “Nhà tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cũng như tuyển dụng được nhiều tài năng hơn”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sự toàn cầu American Management Association (AMA), cho biết như vậy.

Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên làm việc từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công việc và các trách nhiệm riêng tư.

Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên được “tháo dây trói” này cũng phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế nào? Bạn giữ mối liên lạc với họ ra sao? Còn về vấn đề đào tạo và mối quan hệ gắn bó giữa họ với công ty nữa?

Với quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này như vậy, bạn sẽ làm gì để bảo đảm quyền sở hữu trí tuệ? Thực tế cho thấy, số lượng nhân viên làm việc từ xa ngày càng đông và hệ quả tất yếu là vấn đề bảo mật thông tin trở nên nóng bỏng hơn bao giờ hết.

Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, đòi hỏi ở bạn rất nhiều nỗ lực và sự đầu tư cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sớm có được sự tưởng thưởng xứng đáng.

Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin.

Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh của Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?

Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên.

Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Dưới đây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất:

1. Đổi mới phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sự tin cậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xa – những người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông tin một cách đầy đủ.

Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ đây không còn thích hợp với các nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng động. “Khi các mối quan hệ thất bại, nguyên nhân đa phần đó là do nhà quản lý hơn là lỗi của nhân viên”, Avramidis cho biết như vậy.

Có một giải pháp được nêu ra đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao.

2. Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Nếu không có những hướng dẫn nhất quán, mỗi nhân viên làm từ xa sẽ tự đặt ra một danh sách các ưu tiên cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công việc.

Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,… mỗi thành viên có thể truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.

Ngoài ra, các công cụ trực tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên định kỳ cũng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors đã cung cấp một sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo đó giúp cho việc kết nối hoạt động của nhân viên với các mục tiêu của công ty được dễ dàng.

Như vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có điều kiện để truy cập vào một trang web trực tuyến được định sẵn để cập nhập những mục tiêu và nhiệm vụ thường xuyên của Công ty. Điều này, theo Andy Cohen, Giám đốc Sucess Factors, cho biết: “Nó sẽ giúp mọi người trong công ty biết rõ nhiệm vụ chung”.

3. Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Không có lý do thích hợp nào có thể giải thích tại sao mọi nhân viên có quyền tiếp cận tất cả các thông tin và dữ liệu của công ty. Theo ông Harprit Singh, CEO của Intellicomm, Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tại Philadelphia – Mỹ thì “Quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thực tế của công ty”. Ông còn nhấn mạnh: “Bộ phận IT cần đặt câu hỏi về những ai cần tiếp cận những gì và khi nào, sau đó đặt ra các mức tiếp cận khác nhau. Bạn cũng có thể giới hạn dữ liệu với các hoạt động tiếp cận từ xa và mở rộng hơn đối với các hoạt động tiếp cận tại văn phòng”.

4. Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát các nhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặc biệt. Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trực tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty. Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các email, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề này. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua điện thoại với các nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các nhân viên này những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các nhân viên khác trong công ty.

5. Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công nghệ thông tin(IT) . Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc từ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thế nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp hay những chương trình đào tạo? Các điều kiện HR, trợ cấp và chính sách lương thưởng với các nhân viên làm việc từ xa phải không có gì khác biệt so với các nhân viên làm việc tại công sở.

Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu có sự phối hợp hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lý công nghệ thông tin . Họ cần đưa ra các giải pháp, chính sách đã được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động. Làm được điều này, chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi có được không ít các chính sách tuyệt vời.

6. Luôn kết nối công nghệ. Một trong những thách thức thực sự đối với việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năng kết nối với các thiết bị mà những nhân viên này sử dụng. Bạn thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao? Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ như điện thoại di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewall của công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp nội bộ thì như thế nào?

Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa tăng lên, những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm 2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nơi, mọi lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn như đính kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và tăng cường năng lực cộng tác, qua đó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của Công ty.

Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa cứng của các nhân viên, thay vào đó tất cả đã được lưu trữ tại một nguồn duy nhất.

7. Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động. “Nếu bạn vạch ra các yêu cầu rõ ràng cùng những mục tiêu hành động, và các nhân viên không cần ở trong văn phòng hay không cần giao tiếp bằng lời nói với mọi người, điều này sẽ không thành vấn đề gì lớn khi mà 8 giờ làm việc của nhân viên là từ giữa đêm cho đến 8 giờ sáng”, Roberta Matuson, một nhà tư vấn nhân sự, cho biết.

Ngoài ra, các nhân viên làm việc từ xa thường gặp nhiều khó khăn hơn các nhân viên khác trong việc chứng tỏ bản thân, điều này có nghĩa rằng họ có thể không được thăng tiến hay được chia thưởng như nhiều đồng nghiệp có các mối quan hệ mặt đối mặt với nhà quản lý.

Do vậy, bạn cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào,….

***

Rõ ràng, các chính sách cho phép nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn có thể tạo ra một chất lượng và hiệu quả công việc to lớn, nhưng điều này chỉ có được khi bạn thực thi những bước đi hiệu quả để sử dụng đúng sức mạnh của phương thức làm việc này.

Có thể thấy làm việc từ xa đòi hỏi có sự thích nghi từ phía các nhà quản lý cùng một hoạt động giám sát thích hợp. Bởi nếu các nhân viên làm việc từ xa không nằm trong tầm kiểm soát thì làm sao họ kiểm tra được liệu các nhân viên đó có đang chuyên tâm làm việc hay không.

Giải pháp đặt ra là các nhà quản lý nên chú trọng đến kết quả thay vì các hoạt động cụ thể. Điều này có nghĩa là phải đề ra được các mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên làm việc từ xa, đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rõ mục tiêu đề ra. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý xây dựng một kế hoạch giám sát theo từng tiến độ công việc.

Một điều quan trọng nữa là các nhà quản lý cũng phải tìm cách để dần đưa những nhân viên làm việc từ xa gia nhập các tập thể lớn hơn nhằm đảm bảo họ không bị cô lập với thế giới bên ngoài.