Biên lai điện tử hủy vẫn phải lưu

Theo báo cáo của Công ty phần mềm VNPT, DN này đang nghiên cứu thực hiện biên lai điện tử để cung cấp giải pháp cho Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh (Trung tâm Hỗ trợ ĐKKD), thuộc Cục Quản lý ĐKKD (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) thực hiện thu phí cung cấp thông tin DN, lệ phí đăng ký kinh doanh…

Trong quá trình này, DN gặp phải một số vướng mắc… Vì vậy, để hỗ trợ các đơn vị thực hiện giải pháp trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

Hủy biên lai đã lập

Trong trường hợp biên lai điện tử đã lập và gửi cho người nộp phí, lệ phí (người nộp), Trung tâm Hỗ trợ ĐKKD chưa kê khai nộp phí và người nộp chưa hạch toán chi phí, nếu phát hiện sai sót thì trung tâm và người nộp xác nhận sai sót và hủy biên lai.

Biên lai bị hủy này phải được lưu trữ phục vụ tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của Công ty phần mềm VNPT là trung gian cung cấp giải pháp thì công ty này cũng phải lưu trữ, theo quy định.

Trung tâm Hỗ trợ ĐKKD sẽ lập biên lai điện tử mới để gửi cho người nộp. Trên biên lai mới phải có dòng chữ “biên này thay thế biên lai số…, ký hiệu, gửi ngày/tháng/năm”.

Trong trường hợp biên lai điện tử đã lập và gửi cho người nộp, Trung tâm Hỗ trợ ĐKKD đã kê khai và người nộp đã hạch toán chi phí, sau đó phát hiện sai thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký cả hai bên ghi rõ sai sót.

Biên lai điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) tiền phí, lệ phí cho biên lai điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào biên lai điều chỉnh, người nộp thực hiện hạch toán điều chỉnh chi phí theo quy định. Biên lai điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Chuyển biên lai điện tử sang biên lai giấy

Trung tâm Hỗ trợ ĐKKD được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy để giao cho người nộp. Việc thực hiện chuyển đổi sẽ theo nguyên tắc: Trung tâm được chuyển đổi một lần và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của trung tâm.

Người nộp phí, Trung tâm Hỗ trợ ĐKKD được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán (theo quy định của Luật Kế toán). Biên lai điện tử chuyển đổi sang giấy phải đáp ứng một số quy định. Cụ thể như sau:

Về điều kiện, biên lai điện tử chuyển đổi sang giấy phải đáp ứng: Phản ánh toàn vẹn nôi dung của biên lai điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai giấy; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Biên lai điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên biên lai nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi (theo đúng quy định về chuyển đổi chứng từ điện tử).

Ký hiệu riêng trên biên lai chuyển đổi từ điện tử sang dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin: Dòng chữ phân biệt biên lai chuyển đổi và biên lai điện tử gốc – biên lai nguồn (ghi rõ: Biên lai chuyển đổi từ biên lai điện tử); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.