Kiến thức Tài chính kế toán Chi phí tiền lương hợp lý bao gồm những giấy tờ nào?

Chi phí tiền lương hợp lý bao gồm những giấy tờ nào?

8048
Chi phí tiền lương là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn đối với một doanh nghiệp. Nhiều trường hợp do kế toán chuẩn bị hồ sơ chưa chặt chẽ dẫn đến vấn đề khi quyết toán một số chi phí tiền lương trong tổng phần lương của doanh nghiệp bị cơ quan thuế gạt bỏ mà không giải trình được. Vậy để chi phí tiền lương được coi là hợp lý, kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ sau.
 

1. Hồ sơ chung

  • Quy chế tài chính
  • Thỏa ước lao động tập thể
  • Quy chế lương
  • Quy chế thưởng
  • Hợp đồng lao động
  • Đơn xin nghỉ việc, đơn xin nghỉ việc không lương
  • Quyết định tăng lương
  • Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động
  • Đề nghị tăng ca
  • Cam kết bảo mật tiền lương
  • Lập hợp đồng lao động cho nhân viên. Trong hợp đồng lao động ghi rõ các khoản lương, thưởng, và phần tăng lương nhưng phải đảm bảo khớp với thỏa ước lao động tập thể và quy chế nội bộ của công ty đề ra.

chi phí lương hợp lý

2. Hồ sơ chi tiết khi chi trả tiền lương cho người lao động

  • Bảng chấm công hàng tháng
  • Bảng lương: Bảng lương tùy tình hình thực tế của DN để các bạn lập sao cho phù hợp với thực trạng DN. Trong bảng lương các nhân viên, công nhân phải ký xác nhận đầy đủ. Chữ ký trong các hồ sơ liên quan với nhau của từng nhân viên phải khớp với nhau.
  • Phiếu chi thanh toán tiền lương (Phải có chữ ký người lao động trên bảng thanh toán lương)
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (UNC và danh sách nhận lương).

3. Các hồ sơ đi kèm về chi phí tiền lương

  • Hồ sơ của người lao động. Đối với các lao động ký hợp đồng dài hạn thì cần phải có hồ sơ đầy đủ ( bản sao công chứng) . Trong đó cần nhất là sơ yếu lý lịch và một số hồ sơ đi kèm.
  • Chứng minh thư phô tô công chứng – nếu là nhân công dưới công trình.
  • Mẫu cam kết làm việc duy nhất 1 nơi: Mẫu 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015.
  • Mẫu giấy ủy quyền.
  • Quyết toán thuế TNCN cuối năm
Lưu ý Chỉ tiêu số 11 trên bảng QT TNCN trùng với chỉ tiêu phát sinh có trên TK 334.
  • Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân
  • Danh sách nhân viên: Ghi rõ các thông tin: Họ và tên, Ngày sinh, Ngày cấp , nơi cấp, số điện thoại, Mã số thuế cá nhân.
  • Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có
  • Tờ khai TNCN theo tháng, quý – nếu có.
Xem thêm:
 

4. Hồ sơ đối với hợp đồng thử việc

  • Quyết định Giám đốc cho từng nhân viên vào thử việc
  • Hợp đồng thử việc
  • Bảng tính lương
  • Chứng từ thanh toán lương (Phiếu chi, chứng từ ngân hàng…)
  • Bảng tự đánh giá quá trình thử việc (Nếu có).

5. Hồ sơ đối với lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán hay cộng tác viên

Công ty căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của mình để đưa ra quyết định tuyển dụng công nhân thời vụ hoặc cộng tác viên. Gồm các hồ sơ sau:
  • Quyết định tuyển dụng đối với lao động thời vụ hay hợp đồng giao khoán hoặc cộng tác viên
  • Hợp đồng thời vụ, hợp đồng giao khoán và hợp đồng cộng tác viên
  • Bảng tính lương thời vụ, giao khoán hoặc lương cộng tác viên
  • Chứng từ thanh toán lương (Phiếu chi lương hoặc chứng từ ngân hàng…)
  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nếu có).

6. Đối với hợp đồng giao khoán nhân công cần các nội dung

  • Hợp đồng giao khoán
  • Biên bản nghiệm thu – Thanh lý và thanh toán hợp đồng
  • Biên bản bàn giao
  • Hóa đơn của những cá nhân nhận giao khoán.

bộ chứng từ lương đầy đủ

7. Lưu ý

Nếu tiền lương chi trả cho cá nhân nhỏ hơn 2.000.000 đồng/01 lần chi trả thì không cần khấu trừ thuế TNCN.
Nếu tiền lương chi trả cho cá nhân lớn hơn hoặc bằng 2.000.000 đồng/01 lần chi trả thì:
  • Khấu trừ thuế TNCN 10%.
  • Nếu cá nhân làm bản cam kết 02/CK-TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC chỉ có thu nhập duy nhất tại công ty mà tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì công ty tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân đó.
Cá nhân làm cam kết phải đăng ký thuế và có mã số thuế trước thời điểm nhận thu nhập.

Phân hệ lương trên phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ từ: Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận; Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN; Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm. Đặc biệt, phần mềm có thể giúp doanh nghiệp tính lương làm thêm giờ, làm đêm, lập nhiều kỳ trả lương trong 1 tháng, tính lương theo buổi hoặc theo giờ.

dùng thử phần mềm
Bài viết này hữu ích chứ?
Không