Khi nào và làm cách nào để bạn có thể thuê thêm lao động

Bạn cần thêm sự giúp đỡ khi doanh nghiệp tăng trưởng ư? Chuyên gia của chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn toàn bộ quá trình tuyển dụng.

Với tư cách là chủ doanh nghiệp, một trong những nhiệm vụ quan trọng của bạn là quản lý lực lượng lao động. Công việc của bạn là đảm bảo rằng bạn có đúng người và số lượng mình cần để công ty của bạn vận hành suôn sẻ.

Giờ chúng ta hãy giả định doanh nghiệp của bạn đang lớn mạnh và bạn cảm thấy phải thuê thêm lao động mới. Làm sao mà bạn biết chắc rằng đã đến lúc bạn phải có thêm nhân sự? Có ít nhất là bảy dấu hiệu phổ biến như sau:

1. Các lao động của bạn đang làm việc rất vất vả – có lẽ là quá vất vả – và họ để lộ cho bạn biết – hoặc phàn nàn – rằng họ có quá nhiều việc phải làm.

Những lời phàn nàn kiểu này không phổ biến, nhưng nhiệm vụ của bạn là phải xác định xem chúng có đúng thực tế không. Bạn làm việc này như thế nào?

Hãy nói chuyện với người lao động của bạn và yêu cầu họ chứng minh rằng đúng là họ đang “làm việc quá tải”. Sau đó xem xét các chỉ số về thời gian làm việc và năng suất lao động để kiểm nghiệm thêm những lời phàn nàn của họ. Nếu những gì mà bạn phát hiện ra đúng với phản ánh của họ, thì bạn có thể quyết định tổ chức lại và tái cơ cấu chức năng nhiệm vụ để xử lý tốt hơn chuỗi công việc. Hoặc bạn có thể ứng dụng kiến thức mới của bạn để tuyển dụng thêm lao động.

2. Người lao động phàn nàn rằng họ muốn đảm đương thêm công việc hoặc cần thêm thời gian để hoàn thành công việc hiện thời – chỉ nếu như họ có thời gian.

3. Đường tăng trưởng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đang đi lên và bạn thấy đây là một xu hướng tích cực, chứ không chỉ là một đốm sáng trên màn hình ra đa về khách hàng.

4. Bạn nhìn ra cơ hội tăng trưởng và mở rộng ngành hàng của bạn hoặc các ngành liên quan và quyết định đây là thời điểm chấp nhận rủi ro có tính toán để mở rộng kinh doanh.

Nhưng các lao động hiện thời không đủ để đảm đương thêm công việc.

5. Bạn thấy kỹ năng làm việc và kiến thức hiện thời của người lao động phù hợp với mức độ năng suất hiện thời của công ty, nhưng để mở rộng kinh doanh, bạn sẽ cần kỹ năng và kiến thức cao hơn hoặc cần một nhóm kỹ năng và kiến thức mới và khác với những cái hiện thời.

6. Doanh thu đang bằng hoặc trên mức mục tiêu và bạn dự kiến nó sẽ tiếp tục tăng; thay vì thưởng bằng tài chính cho bản thân và/hoặc người lao động, thì bạn lại băn khoăn không biết phải làm gì với phần doanh thu tăng thêm này.

Sau khi xem xét cẩn thận và lâu dài về thực trạng của doanh nghiệp, bạn quyết định mở rộng kinh doanh bằng cách thuê thêm lao động. Nhưng bạn sẽ phải cân nhắc những yếu tố nào và làm gì khi bổ sung một vị trí mới và thuê thêm người mới?

Trước hết, bạn phải xây dựng một bản mô tả công việc toàn diện và được viết ra bằng văn bản một cách rõ ràng với những nội dung sau

• Các chức năng, nhiệm vụ chính và có liên quan mà người lao động phải thực hiện.
• Các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
• Chế độ báo cáo – những người hoặc chức danh mà người mới được tuyển dụng sẽ phải báo cáo và những người sẽ báo cáo cho người mới được tuyển dụng, nếu có.
• Trách nhiệm và giới hạn chi tiêu tài chính và tài khóa, nếu có
• Các tiêu chuẩn về hành vi.
• Điều kiện làm việc.

Trước khi được sử dụng để tuyển dụng nhân sự, văn bản này là một cơ sở rất quan trọng để đánh giá hiệu quả làm việc của các lao động hiện thời. Nếu nó quá chung chung, không cụ thể hoặc không phản ánh đầy đủ những việc mà người lao động thực sự làm đối với công việc đó, thì nó sẽ làm mất thời gian và công sức của bạn.

Khi đến lúc phải thực sự lựa chọn ứng cử viên phù hợp nhất cho công việc, thì lời khuyên tốt nhất mà tôi có thể cho bạn là: Thuê người đơn giản chỉ vì bạn cần “thêm người” là ngu ngốc và không thể tránh khỏi kết quả là hiệu quả làm việc, năng suất và đạo đức đều suy giảm.

Vì vậy hãy nhớ rằng chỉ tuyển dụng người thực sự phù hợp với bản mô tả công việc mà bạn lập ra. Trong thực tế, việc nhắm bắn những ngôi sao bằng cách chủ động nâng cao các tiêu chuẩn của bạn để tuyển dụng ứng cử viên tốt nhất cũng đáng để làm, dù cho phải mất chút thời gian để tìm được người phù hợp.

Một khi bạn đã tuyển dụng được ai đó, bạn cần quyết định bạn sẽ làm gì để tối đa hóa thế mạnh, trong khi kiềm chế và giảm thiểu những điểm yếu của người đó. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn thu lợi nhiều nhất từ người mới được tuyển dụng:

• Xác lập quy trình để người lãnh đạo trực tiếp người mới được tuyển dụng theo dõi tiến bộ của người đó.

Đưa ra phản hồi ngay lập tức về mọi khía cạnh của việc thực hiện công việc. Đừng chờ cho đến cuối thời gian thử việc 90 ngày theo tiêu chuẩn để phát hiện xem người đó làm việc đúng hay sai. Phản hồi ngay lập tức sẽ tạo cơ hội để người đó ngay lập tức nâng cao và cải thiện hiệu quả làm việc.

• Xây dựng một chương trình đào tạo, chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào quy mô của công ty.

Mục tiêu của chương trình này là giúp cho người mới vào làm bắt kịp với các kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc mới của họ. Đơn giản vì một ứng cử viên thành công trong một công việc tương tự ở một tổ chức khác không có nghĩa là người này sẽ thành công trong tổ chức của bạn.

• Xây dựng hệ thống tư vấn cho người lao động: Lựa chọn một cá nhân có thể đóng vai trò “Anh cả” hoặc “Chị cả” để đưa ra lời khuyên, đặc biệt là về “cách làm việc ở đây” cũng như những khó khăn tiềm ẩn, như những người khó tính, các vấn đề, tính chính trị, các quá trình, quy tắc hoặc những luật lệ không thành văn. Người tư vấn này phải là người được kính trọng trong công ty nhưng không nên là người lãnh đạo trực tiếp của người được tuyển dụng. (Việc tạo ra một hệ thống như vậy cũng là một ý tưởng hay đối với những lao động hiện thời).

Với việc tuân thủ những hướng dẫn này, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định có nên mở rộng đội ngũ lao động của mình không, xây dựng một bản mô tả công việc khả thi, đưa ra phản hồi cho người mới được tuyển dụng và thiết lập hệ thống đào tạo và tư vấn để tăng cơ hội thành công. Chúc bạn may mắn!