Có nên thuê nhân viên ngoài, cộng tác viên hay không ?

Với khối lượng công việc lớn cùng mức yêu cầu giảm chi phí đầu tư thì việc sử dụng các cộng tác viên,nhân sự bên ngoài là một sự lựa chọn đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Dựa theo lý thuyết thì như thế, nhưng trong thực tế lại có khá nhiều vướng mắc.

Nguyên nhân vì đâu? Các giám đốc nhân sự có thể tham khảo những ý kiến phân tích dưới đây trước khi quyết định nên làm gì.

Một số câu hỏi cần chú ý

Trước hết, việc sử dụng các cộng tác viên hay nhân sự thuê ngoài nhằm làm giảm chi phí các mặt của công ty trong việc thuê nhân viên chính thức,chứ không nhằm cải tiến công nghệ, hay dịch vụ của công ty. Vì vậy nhằm tránh các khúc mắc về sau,trước tiên hết cần xác định rõ mục đích thuê các cộng tác viên bên ngoài,và liệu điều này có ảnh hưởng gì đối với các nhân viên chính thức?

Một công ty phải chuẩn bị rất nhiều việc từ đơn giản (sắp xếp lại thiết bị, cài đặt hệ thống…) đến phức tạp (thay đổi vị trí, huấn luyện lại nhân sự…) trước khi thuê nhân sự bên ngoài để đảm nhận phần việc nào đó trong quy trình hoạt động. Tất cả đều phải phối hợp nhịp nhàng và chính xác để tạo hiệu quả công việc mong muốn. Việc này cũng khó như cùng lúc bắn hai mũi tên bằng hai tay vào trúng hồng tâm.

Hơn thế, một khi lựa chọn không cẩn thận các cộng tác viên thì ảnh hưởng sẽ theo kiểu “dây chuyền” đến các khâu khác trong sản xuất kinh doanh;chẳng hạn doanh nghiệp bạn sử dụng một nhân viên bán hàng là cộng tác viên thiếu sự chu đáo,nhiệt tình,họ sẽ không giải đáp được các thắc mắc của khách hàng,nghiêm trọng hơn có thể gây phản cảm đối với khách hàng về dịch vụ của công ty bạn.

Kết quả khách hàng sẽ không lựa chọn dịch vụ hay sản phẩm công ty bạn. Doanh số bán hàng sút giảm thì hàng tồn kho nhiều, sản xuất phải giảm đi.

Cho nên một đánh giá tổng quan để dự báo trước được hiệu quả của việc sử dụng nhân sự thuê ngoài,cùng rủi ro mà công ty có thể gánh chịu trong việc tuyển dụng các cộng tác viên thật sự rất cần thiết.Mọi hoạt động kinh doanh giữa các bộ phận trong công ty đều có liên hệ với nhau, nhưng trong từng bộ phận lại có quy trình làm việc và yêu cầu khác nhau.

Phải bảo đảm rằng nhân sự thuê ngoài “bù đắp” các lỗ hổng thiếu hụt mà vẫn giúp được bộ máy công ty vận hành trơn tru, không vấp váp tại những chỗ vừa thay thế đó.

Những giá trị vô hình

Kết quả thống kê của Công ty Gartner chuyên tư vấn về quản trị nhân sự cho thấy khoảng 50% hợp đồng thuê nhân sự bên ngoài không mang lại hiệu quả mong muốn, trong đó có đến 80% thậm chí không hề giúp cắt giảm chi phí.

Tương tự, theo nghiên cứu gần đây của Công ty Forrester, hơn 25% công ty Bắc Mỹ không hài lòng với hiệu quả làm việc của nhân sự thuê ngoài và 69% công ty Châu Âu có nhân sự thuê ngoài không thể đáp ứng được mục tiêu kinh doanh.

Nguyên nhân không chỉ nằm ở nhiệm vụ hoàn thành mà còn ở các yếu tố “vô hình”(không được đề cập đến trong hợp đồng tuyển dụng) nhưng lại có tính giá trị trong quá trình làm việc của các cộng tác viên. Đó là hình ảnh, giá trị cốt lõi, văn hóa ứng xử công ty, định hướng mục tiêu công ty…

Không thấu hiểu được các giá trị vô hình này, các nhân viên được thuê từ bên ngoài sẽ không thể thích nghi được với môi trường làm việc mới, không biết cách ứng xử thích hợp trước những yêu cầu khác nhau của khách hàng. Từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Ngoài các buổi huấn luyện về công việc chuyên môn, công ty sử dụng nhân sự thuê ngoài cần phổ biến cho các nhân viên mới các giá trị vô hình của công ty để giúp họ có sự hiểu biết cần thiết.

Nhóm công việc nên và không nên thuê ngoài

Một tâm lý chung của các doanh nghiệp khi sử dụng các nhân viên bên ngoài là dành cho các khâu “cần sử dụng nhiều nhân lực” lại không đòi hỏi cao để công ty tập trung vào các công việc quan trọng hơn, bao gồm những vấn đề liên quan đến sự tác động đến giá cổ phiếu, mối quan tâm của khách hàng, nghiên cứu sản phẩm mới, tăng giá trị dịch vụ.Thực tế cho thấy nhiều công ty gặp không ít rắc rối với sai lầm này.

Hãng Dell đã ngưng sử dụng nhân sự thuê ngoài cho trung tâm dịch vụ khách hàng sau khi nhận được vô số lời than phiền về chất lượng dịch vụ. Doanh số bán hàng bị sụt giảm đáng kể khi khách hàng không được hướng dẫn tận tình và chính xác khi liên lạc với trung tâm.

Ngược lại, Procter & Gamble – một trong những công ty hàng đầu thế giới về đột phá trong thiết kế sản phẩm, hiện tại đã phải sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài cho các chiến dịch làm mới sản phẩm của mình.

Tại sao chỉ sử dụng ý tưởng của 1.500 nhân viên thiết kế của công ty trong khi trên thế giới có hơn 15 ngàn chuyên viên với hàng triệu sáng kiến mới lạ ra đời mỗi ngày? Chính sự hội tụ, hợp tác với nhân viên, chuyên gia bên ngoài đã mang lại cho công ty nhiều sản phẩm mới, thu hút thêm nhiều khách hàng.

Điều quan trọng là xác định được hình thức kinh doanh công ty bạn đang hướng tới cũng như yêu cầu công việc và sự cần thiết của việc thuê nhân sự từ bên ngoài để có quyết định đúng đắn. Ban điều hành công ty phải cân nhắc thật kỹ vai trò, tác động và hình thức hợp tác làm việc với nguồn nhân lực bên ngoài.

Làm gì trước khi ký hợp đồng thuê nhân sự?

Một số công ty cung ứng nguồn nhân lực chỉ chú tâm đến giá trị hợp đồng, lo cung cấp cho đủ số lượng người và bỏ mặc chất lượng nguồn nhân lực được cung ứng để khách hàng tự điều chỉnh. Khi có than phiền của khách hàng về khả năng đáp ứng của lực lượng lao động với yêu cầu công việc, họ lại đòi thêm tiền để huấn luyện lại lực lượng lao động. Trong tình huống đó,các doanh nghiệp đành rút “hầu bao” để đào tạo lại nhân lực thuê ngoài theo đúng ý mình.Lợi nhuận của công ty vì thế bị sút giảm.

Để tránh rơi vào trường hợp trên, trước khi đồng ý ký vào hợp đồng doanh nghiệp cần xem xét kỹ liệu nguồn lao động tuyển dụng đã hội đủ các yêu cầu cần thiết cho công việc hay chưa.Nhân sự mới phải thấu hiểu quy trình làm việc, đặc trưng công việc, văn hóa công ty… để thực sự trở thành những thành viên mới hữu ích.

Việc thuê nhân sự bên ngoài là cơ hội hấp dẫn giúp các công ty tạo nên hình mẫu kinh doanh mới, lựa chọn những phương thức hợp tác sản xuất và phân phối mới. Chìa khóa thành công là tìm hiểu thật kỹ để đảm bảo chắc chắn thuê được đúng người, đúng thời điểm và sử dụng họ vào đúng mục đích đã đề ra.