Không nên xem nhẹ hình thức trong hợp đồng kinh doanh

Bill Gates, trong một lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào Microsoft, đã đặt câu hỏi: “Theo các bạn, đâu là yếu tố duy trì sự ổn định và thành công của các hoạt động kinh doanh ngày nay?”. Một ứng viên đã trả lời: “Đó là tính chặt chẽ của hợp đồng”. Nhiều người khi đó đã nghi ngờ sự nghiêm túc trong câu trả lời của ứng viên này, chỉ duy nhất Bill Gates là không nghĩ như vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa.

Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn với đối tác bên ngoài cũng đều được thể hiện thông qua hợp đồng. Đây chính là ràng buộc pháp lý về nghĩa vụ của các bên trong kinh doanh. Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay đều xuất phát từ những bất cập của hợp đồng. Nhiều công ty, tập đoàn lớn trên toàn thế giới đã tổ chức bộ phận pháp lý riêng để xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi ký kết các hợp đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố quan trọng nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời nhận được là: tính chặt chẽ và hình thức của hợp đồng.

Tại Ford, một trong những hãng sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới, bên cạnh hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hơi mỗi ngày, hãng còn tham gia vào rất nhiều giao dịch kinh doanh khác như đầu tư, phân phối, mua nguyên vật liệu… John Mene, cố vấn pháp luật của Ford, cho biết: “Trung bình mỗi ngày, các giám đốc, trưởng phòng ban của hãng chúng tôi phải ký kết gần 3000 hợp đồng khác nhau. Và chỉ cần một hợp đồng có sai sót thôi cũng đủ để chúng tôi mất đi hàng triệu USD. Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng”.

Hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay chỉ là những thỏa thuận bằng lời, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm…Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trước tiên, các công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn, sau đó là xác định những điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh đó, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường như thế nào khi có thiệt hại xảy ra… Những bản dự thảo hợp đồng tạm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua.

Thực tế cho thấy đã có nhiều trường hợp các bên giao kết hợp đồng với nhau và tiến hành các hoạt động kinh doanh, nhưng rồi khi một tranh chấp nhỏ xảy ra, một trong hai bên đối tác lại lợi dụng sự thiếu chặt chẽ trong hợp đồng để thu lợi riêng cho mình. Chẳng hạn, nếu đối tác ký kết hợp đồng với bạn chưa có giấy phép đăng ký kinh doanh và quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh có phát sinh tranh chấp, mà đến trước thời điểm phát sinh tranh chấp họ vẫn chưa hoàn tất thủ tục pháp lý đó để thực hiện phần việc đã thoả thuận trong hợp đồng, thì hợp đồng kinh doanh này bị coi là vô hiệu toàn bộ. Lúc này, người thiệt hại sẽ là bạn bởi bạn là người kinh doanh hợp pháp, nhưng trong trường hợp này bạn sẽ không có căn cứ để yêu cầu bên đối tác kinh doanh thực hiện các nghĩa vụ đã ký kết.

Tự do thoả thuận là một trong những nguyên tắc quan trọng trong giao kết hợp đồng kinh doanh. Điều này có nghĩa là các bên được phép lựa chọn hình thức thích hợp khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn pháp luật trong các giao dịch hợp đồng giữa các bên, cũng như để bảo vệ trật tự pháp luật và lợi ích kinh doanh đối với một số loại hợp đồng pháp luật đòi hỏi người chịu trách nhiệm ở công ty giao kết hợp đồng phải tuân theo những hình thức nhất định, ngược lại, hợp đồng đó sẽ không có hiệu lực. Vì thế, yếu tố hình thức hợp đồng kinh doanh và ảnh hưởng của nó đến hiệu lực của hợp đồng sẽ rất quan trọng trong các hoạt động kinh doanh.

Hình thức của hợp đồng là cách thức thể hiện ý chí ra bên ngoài dưới hình thức nhất định của các chủ thể hợp đồng. Thông qua cách thức biểu hiện này, người ta có thể biết được nội dung của giao dịch kinh doanh đã xác lập. Hình thức của hợp đồng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong tố tụng, bởi đó là chứng cứ xác nhận các quan hệ kinh doanh đã và đang tồn tại giữa các bên, từ đó xác định trách nhiệm khi có vi phạm xảy ra. Hình thức của hợp đồng có thể là lời nói, văn bản hoặc các hành vi cụ thể. Trong trường hợp pháp luật có quy định giao dịch kinh doanh phải được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc phải được công chứng, chứng thực, đăng ký hay xin phép thì các bên phải tuân thủ quy định về hình thức khi ký kết hợp đồng.

Có thể nói, hình thức hợp đồng được hiểu là sự thể hiện nội dung của hợp đồng và những thủ tục mà pháp luật quy định bắt buộc các bên giao kết hợp đồng phải tuân thủ khi ký kết một số loại hợp đồng nhất định.

Việc đưa ra hình thức bắt buộc đối với một số loại giao dịch là nhằm mục đích lưu ý các bên cần thận trọng hơn khi giao kết kinh doanh và nhằm đảm bảo tính rõ ràng của việc tồn tại các giao dịch kinh doanh, quyền và nghĩa vụ cũng như đặc điểm của quan hệ pháp luật kinh doanh.

Một trong các vấn đề mà các chuyên gia về pháp luật kinh doanh quan tâm là hình thức hợp đồng có ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng như thế nào. Về vấn đề này, pháp luật của các nước có những quan điểm và cách tiếp cận khác nhau.

Ở nhiều nước trên thế giới, pháp luật có những điều khoản cụ thể đối với một số hợp đồng, bắt buộc từng loại phải được thể hiện bằng hình thức nhất định, nếu vi phạm quy định này, hợp đồng đã ký kết sẽ không có giá trị pháp lý. Vi phạm các quy định bắt buộc về hình thức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến pháp luật và trật tự công. Vì vậy, chừng nào sự thống nhất của các bên chưa được thể hiện bằng những hình thức nhất định theo đòi hỏi của pháp luật thì chừng đó chưa có hợp đồng. Pháp luật một số nước coi sự vi phạm về hình thức là vi phạm lợi ích công cộng nên hợp đồng vô hiệu tuyệt đối. Ví dụ, pháp luật của Đức đã đưa ra các đòi hỏi đầu tiên là phải tuân thủ nghiêm ngặt điều kiện về hình thức để nhằm bảo vệ những người không có kinh nghiệm đối mặt với những tình huống bất ngờ, cũng như để hạn chế phương pháp chứng cứ. Tuy nhiên, việc pháp luật quy định hợp đồng phải được thiết lập bởi những hình thức nhất định sẽ vô tình tạo nên khoảng cách nhất định giữa sự thỏa thuận mong muốn của các bên với hiệu lực của hợp đồng. Hay ở một số nước theo hệ thống luật Anh – Mỹ (common law), người ta quan niệm hình thức văn bản là bắt buộc đối với các hợp đồng có giá trị. Đơn cử Anh và Úc, hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản khi giá trị của nó lớn hơn 10 bảng Anh. Quy định này xuất phát từ hệ thống luật án lệ coi các văn bản hợp đồng có giá trị bắt buộc và có tính chất như luật đối với các bên và đó chính là căn cứ cơ bản để cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết tranh chấp. Nhờ đó, hợp đồng ở các nước này được soạn thảo rất chặt chẽ.

Một số nước theo hệ thống luật lục địa (continental law) như Pháp, Thụy Sỹ… thì coi tự do ký kết hợp đồng là nguyên tắc cơ bản. Ở các nước này, sự thoả thuận thể hiện ý chí chung của các bên đã là điều kiện đủ để hình thành nên hợp đồng, cho dù chúng được thể hiện dưới bất cứ hình thức nào. Nguyên tắc này coi trọng “chữ tín”, nghĩa là khi đã cam kết điều gì thì các bên phải tự giác thực hiện. Thực tế này đã giúp loại bỏ các trường hợp hợp đồng bị vô hiệu vì có vi phạm về hình thức.

Có lẽ do không coi hình thức là điều kiện xác định tính hợp pháp của hợp đồng mà luật của nước Pháp có sự phân biệt giữa giao dịch kinh doanh không có hiệu lực với giao dịch kinh doanh do không tuân thủ theo thủ tục nhất định (mà trên thực tế dù hợp đồng có hiệu lực song lại không thể chứng minh được, hoặc không đủ chứng cứ để chứng minh trước toà án về sự tồn tại của hợp đồng khi có tranh chấp). Tuy nhiên, sự phân biệt giữa giao dịch kinh doanh không có hiệu lực và giao dịch kinh doanh có hiệu lực nhưng không thể chứng minh được trên thực tế là không lớn, bởi nếu giao dịch có hiệu lực nhưng không thể chứng minh được một cách dễ dàng thì rất khó khăn để xác định sự tồn tại của nó, mà chỉ có thể được xác định khi có sự thừa nhận của các chủ công ty mà thôi. Vì vậy, để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, các chủ công ty Pháp thường ký kết hợp đồng bằng văn bản cho dù pháp luật có đòi hỏi hay không.

Hệ thống pháp luật của Đức lại hoàn toàn khác. Mặc dù, hình thức của giao dịch kinh doanh không có chức năng chứng cứ, nhưng vi phạm điều kiện về hình thức sẽ đưa đến sự vô hiệu của hợp đồng. Sự giải thích duy nhất đối với việc trói buộc một chế tài mạnh như vậy là do nhà làm luật quan tâm tới việc bảo vệ các bên trước những tình huống bất ngờ. Do đó, Đức đã đưa vào phần chung của Bộ luật dân sự nguyên tắc: giao dịch pháp luật không được thực hiện bằng hình thức hợp pháp thì sẽ bị vô hiệu hoặc không có giá trị. Điều này được lý giải là các đòi hỏi hình thức được dự liệu để nhằm bảo vệ những người không có kinh nghiệm trước sự bất ngờ, cũng như hạn chế phương pháp chứng cứ. Luật dân sự Việt cũng có cách tiếp cận như vậy về hình thức hợp đồng.

Đối với các giao dịch thương mại, khuynh hướng của các nước thuộc hệ thống luật châu Âu là hướng tới sự không bắt buộc về hình thức. Khuynh hướng này đã được thể hiện rất rõ trong nguyên tắc hợp đồng thương mại quốc tế, theo đó không có sự bắt buộc về hình thức của hợp đồng. Ngược lại, ở Mỹ, Bộ luật thương mại đòi hỏi hợp đồng mua bán hàng hoá phải thể hiện bằng văn bản nếu giá cả vượt quá một con số xác định và hướng tới mục đích tất cả các giao dịch đều phải được thể hiện bằng văn bản.

Như vậy, không có hệ thống pháp luật nào có thể miễn trừ hoàn toàn các đòi hỏi về hình thức, song việc có thừa nhận hình thức là điều kiện hiệu lực của hợp đồng hay không lại phụ thuộc cách tiếp cận vấn đề của pháp luật từng nước. Do vậy, trong giao dịch kinh doanh, trước khi tiến hành ký kết hợp động kinh doanh với các đối tác nước ngoài, bạn cần xem xét và nắm vững các quy định pháp luật về hợp đồng của nước đó. Một lời khuyên đối với các công ty là khi ký kết Hợp đồng kinh doanh quốc tế, công ty nên thoả thuận với đối tác để luật điều chỉnh Hợp đồng là luật của nước mình. Có như thế, khi có tranh chấp xảy ra, công ty sẽ đỡ mất thời gian tìm hiểu pháp luật nước ngoài và có thêm lợi thế để giải quyết các vướng mắc phát sinh.

Sau cùng, văn hoá và trình độ kinh doanh của mỗi công ty thể hiện ở việc giao tiếp trong đàm phán và ký kết hợp đồng. Đó là mối quan hệ giữa người bán và người mua, là văn hoá trong giao tiếp với khách hàng, với đối tác kinh doanh. “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, bạn nên thể hiện sự tôn trọng khách hàng và đối tác qua sự chặt chẽ và nghiêm túc của các bản hợp đồng. “Xây dựng và chuẩn bị các bản hợp đồng kinh doanh cũng đồng nghĩa với thành công trong các giao dịch kinh doanh và thiết lập hình ảnh đẹp về công ty trong con mắt đối tác”- một chuyên gia pháp luật của Mỹ đã nhận định như vậy.