Sự thật về phỏng vấn tuyển dụng

Hãy nghĩ về điều này: bạn được trang bị tất cả những kỹ năng trên đời, đã nghiên cứu công ty nọ không sót khâu nào, đã thực hành với những câu hỏi phỏng vấn nhuyễn đến mức chỉ đưa ra những câu “từ đúng trở lên” và chắc chắn là người hoàn hảo cho công việc. Ấy vậy mà vẫn xôi hỏng bỏng không chỉ vì … hơi thở của bạn hơi có mùi.

Hoặc vì một lý do vớ vẩn bé con con nào khác. Điều này cũng tựa như bạn chuẩn bị sẵn sàng để đánh nhau với một con rồng thế mà lại bị chết trong tay một con muỗi.

Đó là lý do tại sao các buổi phỏng vấn thường thất bại, và thất bại này diễn ra trong hai phút đầu tiên. Bạn tin điều đó không?

Chúng ta hãy thử tìm hiểu xem cái con muỗi “độc” ấy bay vào trong 30 giây đầu của cuộc phỏng vấn như thế nào mà để cái người có trách nhiệm phỏng vấn bạn giật mình lẩm nhẩm, “Chà, mình hy vọng ngoài kia còn có những ứng viên khác tốt hơn.”

SỰ THẬT VỀ “PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG”

Một cuộc phỏng vấn cũng tương tự như một buổi hẹn hò, và rất khác với chuyện mua một chiếc xe cũ (bạn); trong một buổi phỏng vấn tuyển dụng hai bên đều cố đi đến quyết định họ có muốn dấn thêm những bước tiếp theo không.

Phỏng vấn không nên nghĩ như một cách để tiếp thị (bản thân bạn), tức là “bán” mình cho một người mua chưa thực sự muốn mua. Thật ra, phỏng vấn là một phần của cuộc nghiên cứu của bạn, tức là quá trình thu thập thông tin mà bạn tham dự vào hoặc phải tham gia sâu trong suốt quá trình tìm việc.

Trong khi bạn ngồi đó với nhà tuyển dụng, câu hỏi mà bạn cố tìm ra là, “Liệu mình có muốn làm việc ở đây hay không?” và qua cuộc phỏng vấn bạn sẽ tập hợp dữ liệu để có câu trả lời. Chỉ đến khi bạn có được câu kết luận: “Phải, chính thế!” thì bạn mới dồn hết tâm sức cho việc “bán” bản thân mình.

Phỏng vấn không nên hiểu như một bài test. Đó cũng là quá trình thu thập dữ liệu đối với nhà tuyển dụng nữa. Họ vẫn phải cố gắng trả lời câu hỏi không biết bạn có phải là người thích hợp hay không.

Thông qua buổi phỏng vấn họ trả lời cho những câu hỏi: “Không biết người này có cần cho công việc ở đây không? Họ có kỹ năng, kiến thức hoặc kinh nghiệm mà mình thực sự cần hay không? Họ có thái độ đúng đắn với công việc hay không? Họ có hợp tác được với các nhân viên khác không?”

Phỏng vấn là cơ hội để bạn giới thiệu mình không phải với tư cách của một người đi xin việc mà là một người của giải pháp. “Phỏng vấn ứng xử” là một cái gì rất lớn với các tổ chức, doanh nghiệp trong thời buổi này. Rất có thể bạn sẽ làm việc cho một công ty có hơn 250 nhân viên và đôi khi với những công ty nhỏ hơn.

Nếu trong một cuộc phỏng vấn chưa đủ thời lượng mà đưa ra một tuyên bố hơi có phần mơ hồ, như: “Tôi giỏi việc này” hoặc “Tôi thích hợp với việc kia” thì sẽ chẳng ăn thua, ngày nay người ta cần bằng chứng, sự kiện và những ví dụ có thực trong những việc làm đã qua của bạn, chứng minh rõ ràng rằng bạn chính là người mà họ đang mỏi mắt tìm kiếm.

Các nhà tuyển dụng ấy mà, họ rất ấn tượng với các ví dụ theo công thức “gấp bốn” với những: Mục đích, Chướng ngại, Giải pháp và Những con số. Ví dụ, “đây là nhiệm vụ mà chúng tôi cố gắng hoàn thành, đây là những chướng ngại trên con đường của chúng tôi, đây là điều mà tôi đã làm để vượt qua những chướng ngại, đây là kết quả thể hiện với những hình ảnh và các con số”.

Làm như vậy, bạn sẽ chứng tỏ mình là người mang đến giải pháp chứ không thuần túy là kẻ đi xin việc.Phỏng vấn tuyển dụng sẽ được chuẩn bị một cách tốt nhất nếu bạn đi theo ba bước sau:

1. Nghiên cứu tổ chức, hoặc công ty trước khi vào làm

Để đạt được điều này, ngay khi cuộc phỏng vấn diễn ra hãy hỏi xem họ có bất cứ văn bản nào viết về công việc kinh doanh hoặc hoạt động của tổ chức/công ty không, nếu có hãy yêu cầu họ cung cấp cho bạn một bản (nếu buổi phỏng vấn không diễn ra ngay vào ngày hôm sau). Hãy vào website của công ty (nếu có và đọc tất cả những gì được viết trong mục “Chúng tôi tự giới thiệu”.

Và cũng có thể hỏi những người quen xem họ có biết bất cứ ai làm việc ở đó không để bạn có thể hẹn đi ăn trưa hoặc uống cà phê nhằm tìm hiểu những câu chuyện “từ bên trong”. Tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng thích được mọi người yêu quý. Nếu bạn vượt qua những khó khăn này và biết được nhiều về họ trong khả năng có thể, họ sẽ cảm thấy được đề cao và cảm kích lắm lắm; bạn cứ tin tôi đi bởi vì đa phần những người đi tìm việc không gặp khó khăn lắm trong chuyện này đâu.

Hầu hết mọi người chỉ đơn giản bước qua ngưỡng cửa một công ty mà chẳng hiểu được bao nhiêu về nó. Một lần, nhà tuyển dụng của IBM hỏi một sinh viên năm cuối của một trường đại học mà mình đang phỏng vấn, “IBM đại diện cho cái gì?” Chàng sinh viên ngớ người ra và buổi phỏng vấn kết thúc.

2. Khi dàn xếp một buổi phỏng vấn, hãy định rõ khoảng thời gian mà bạn cần

Các chuyên gia khuyên bạn chỉ nên yêu cầu 20 phút và thực hiện cam kết này một cách nghiêm túc. Trong suốt cuộc phỏng vấn hãy chú ý đến thời gian, đừng nói quá khoảng thời gian “vàng” là 20 phút quy định, trừ phi người tuyển dụng yêu cầu, tôi muốn nói khi người ta tha thiết yêu cầu.

Bao giờ cũng nói một câu như thế này bạn sẽ gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, “Tôi đã nói mình cần khoảng 20 phút và tôi muốn tôn trọng thỏa thuận của mình.”

3. Và phải nhớ rằng không phải chỉ có bạn hồi hộp lo sợ trong lần phỏng vấn mà cả nhà tuyển dụng cũng vậy

Phải, trước khi đến cuộc phỏng vấn luôn ghi nhớ trong đầu rằng cả người có trách nhiệm tuyển bạn cũng toát mồ hôi đấy. Sao vậy? Bởi vì phỏng vấn tuyển dụng không phải là cách thức đáng tin cậy để chọn nhân viên đâu. Trong một cuộc điều tra được thực hiện mấy năm gần đây trong số những công ty hàng đầu ở Anh, người ta phát hiện ra rằng, cơ hội cho các nhà tuyển dụng tìm ra được một ứng viên tốt qua phỏng vấn tuyển dụng chỉ cao hơn 3% so với việc bốc thăm.

Một phát hiện còn khôi hài hơn nữa, rằng nếu cuộc phỏng vấn này lại được thực hiện bởi người sếp trực tiếp với ứng viên thì thành công lại còn thấp hơn, chỉ cao hơn 2% so với việc bốc thăm hú họa. Và nữa, nếu cuộc phỏng vấn mà lại được thực hiện bởi người được gọi là chuyên gia về nhân sự thì tỷ lệ này có thấp hơn 10% so với việc bạn rút thăm trúng thưởng trong công ty.

Không, tôi không biết làm cách nào mà họ đưa ra được những số liệu trên và chắc chắn sẽ có những tiếng nói phản đối! Nhưng điều quan trọng là thông tin này nhất quán với những gì mà tôi biết được về thế giới HR trong suốt 30 năm qua.

Tôi đã quan sát hiện tượng các chuyên gia tuyển dụng nhân sự hoặc tổ chức cán bộ đưa ra những chọn lựa hết sức tồi tệ trong khi tuyển người cho chính văn phòng của mình và khi họ buồn rầu mà thú nhận với tôi điều ấy một vài tháng sau đó, trong một bữa ăn trưa thì tôi đã nói đùa rằng, “Nếu anh không tuyển đúng người đúng việc cho công ty anh thì làm sao có thể chường mặt ra mà làm cái công việc tuyển dụng người cho những nơi khác được?”

Thế là với dáng bộ ủ ê, họ trả lời rằng, “Thì còn biết làm sao được, chúng tôi đã tiến hành một cách rất khoa học.” Vì vậy để tôi nói cho các bạn đọc yêu quý của tôi rằng, phỏng vấn tuyển dụng chẳng phải khoa học gì hết.

Nó là một nghệ thuật và là một nghệ thuật hết sức tù mù được thực hiện một cách kém cỏi bởi phần lớn những người đang tập tành làm ông chủ, bất chấp kinh nghiệm, mục đích tốt đẹp và cả một xe tải chất đầy “thiện chí” của họ.

Bản chất của phỏng vấn tuyển dụng không giống với cái vẻ ngoài của nó. Cứ như thể, chỉ có một mình bạn ngồi đó sợ đến chết đi được cùng với một cá nhân khác (ông chủ hoặc đại diện cho ông chủ) hết sức bình thản và tự tin.

Nhưng sự thật là cả hai phía đều có những nỗi lo sợ riêng. Chỉ có điều bên tuyển dụng họ che giấu nỗi e ngại và sợ hãi của mình tốt hơn, vì họ được thực tập nhiều hơn.

Nhưng mà họ, suy cho cùng cũng là con người như tất thảy chúng ta. Họ cũng chẳng được sinh ra để làm việc này. Nó chỉ đến cùng với tất cả những nhiệm vụ khác của họ. Và rất có thể họ biết tỏng đi rằng mình cũng chẳng giỏi khoản này nên cũng sợ lắm lắm.

Nỗi sợ của họ có thể là bất cứ (hoặc tất cả) những điều sau đây:

– Bạn không có khả năng làm cái việc ấy: bạn thiếu những kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết và phỏng vấn tuyển dụng còn chưa đủ để phát hiện ra điều đó.

– Nếu được tuyển, bạn không làm việc siêng năng chuyên cần với mức độ ổn định mà họ mong muốn.

– Khi vào làm việc bạn thường xuyên “cáo ốm” hoặc vắng mặt cả ngày.

– Dù có tên trong bảng lương rồi nhưng rất có thể chỉ vài tuần hoặc vài tháng sau bạn nghỉ việc đến rộp một cái mà không hề báo trước.

– Phải mất một khoảng thời gian dài bạn mới làm quen được với công việc và như thế phải tốn khối cơm gạo cho bạn cho đến lúc bạn đáp ứng được yêu cầu công việc.

– Bạn không thể hòa hợp với những người ở đây hoặc giả bạn lại là nhân tố làm phát sinh những mâu thuẫn với sếp.

– Bạn làm chẳng được bao nhiêu mà công ty lại phải trả cho bạn quá nhiều.

– Bạn có sức ỳ lớn, chỉ ngồi đợi người ta cầm tay chỉ việc mà không hề chủ động trong công việc – bao giờ cũng đi sau mọi người hoặc chờ cho người ta thúc vào lưng mới có bước đi tiếp.

– Bạn sẽ là nhân tố gây ra lỗi trong một hệ thống đang vận hành trơn tru và hóa ra lại là một kẻ không trung thực hoặc hoàn toàn vô trách nhiệm, một con cú chuyên gieo rắc những mối bất hòa, một tên lười biếng, buôn chuyện, một tay biển thủ, một nhân viên hoang phí của công hoặc lạm dụng tình dục, một kẻ chích choác, một tên nghiệm rượu, hay nói dối, không có chút năng lực, nói tóm lại, một kẻ tồi tệ.

– Nếu trong một công ty lớn và sếp của bạn không phải là người đứng đầu thì sẽ có nguy cơ bạn làm cho họ mang tiếng xấu hoặc mất điểm vì đã tuyển bạn vào làm trong bộ phận của mình, và cái giá mà họ phải trả có thể là mất việc hoặc không bao giờ được thăng tiến.

– Họ có thể mất khối tiền vì đã trót tuyển không đúng người. Trong thời điểm hiện tại, ở nước Mỹ, một doanh nghiệp có thể mất đến 50 ngàn USD vì tuyển không đúng người đúng việc, trong đó có chi phí di chuyển, tiền lương cho khoảng thời gian tuyển mà không được việc gì và tiền đền bù hợp đồng lao động nếu họ quyết định sa thải bạn.

Chẳng có gì phải băn khoăn nữa về nguyên nhân khiến cho người tuyển dụng không ngồi trên ghế “nóng” như bạn mà vẫn toát mồ hôi hột.

Ngày xưa, cũng còn chưa lâu lắm, nhà tuyển dụng có được sự trợ giúp để đưa ra quyết định. Họ thường có được thông tin hữu ích qua việc nói chuyện với ông chủ cũ của bạn. Và chỉ thế mà thôi.

Nhưng rồi việc đó không thể tiếp diễn khi vào thập niên 80 những người tìm việc đâm đơn kiện, họ viện lý do “những sự tiết lộ như vậy là bất hợp pháp” hoặc “tước đoạt khả năng kiếm sống của họ”. Hầu hết các doanh nghiệp hoặc tổ chức chủ trương từ chối cung cấp bất cứ thông tin gì về nhân viên cũ của mình trừ tên tuổi, chức vụ, cụ thể là chức danh công việc và thời gian làm việc.

Vì thế mà bây giờ trong suốt quá trình tìm người, nhà tuyển dụng chỉ còn biết trông cậy vào bản thân mình để đưa ra quyết định có nên tuyển bạn hay không. Nỗi sợ của họ vì thế mà lớn hơn. Thật thế, phỏng vấn tuyển dụng ngày nay đã trở thành quan trọng ghê gớm.

Và bây giờ đến những hướng dẫn thật sự cho một cuộc phỏng vấn

Một cuộc phỏng vấn được thực hiện một cách tốt nhất theo cách sau:

Trong quá trình phỏng vấn, hãy xác định tôn trọng quy tắc 50-50

Các nghiên cứu cho biết rằng, nhìn chung những người qua được vòng này là những người đạt được tỷ lệ nói và nghe cân bằng trong quá trình phỏng vấn. Điều đó có nghĩa là một nửa thời gian họ để nhà tuyển dụng nói, nửa thời gian còn lại họ nói.

Theo các nghiên cứu, những người không đạt tỷ lệ này là người không được tuyển.2 Tôi có một linh cảm về lý do cho những chuyện này là, nếu bạn nói quá nhiều về mình thì bạn có vẻ như là người có thể phớt lờ nhu cầu của doanh nghiệp, còn nếu bạn nói quá ít thì xem ra bạn đang cố giấu diếm một điều gì đó về bản thân.

Trong khi trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng hãy tuân thủ quy tắc từ 20 giây đến 2 phút

Các nghiên cứu3 cho biết, khi đến lượt bạn nói hoặc trả lời câu hỏi thì bạn nên sắp xếp thời gian để nói không quá 2 phút một lần nếu muốn gây ấn tượng tốt nhất. Trong thực tế, một câu trả lời tốt đối với câu hỏi của nhà tuyển dụng chỉ mất khoảng 20 giây. Đó là một thông tin hữu ích mà bạn biết trong khi thực hiện một buổi phỏng vấn thành công – như một cái gì mà chắc chắn là bạn muốn làm.

Xác định mình như là một phần của giải pháp chứ không phải là một phần của vấn đề

Mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp đều có hai mối ưu tư chính trong công việc hàng ngày: những vấn đề mà họ phải đối mặt và giải pháp cho những vấn đề ấy do “người trong cuộc” đưa ra. Vì thế, trong phỏng vấn tuyển dụng, vấn đề chính mà người tuyển dụng phải giải quyết là trả lời cho câu hỏi: bạn sẽ là một phần của giải pháp hay lại trở thành phần thêm vào cho vấn đề còn tồn đọng của họ.

Trong khi trả lời cho mối quan tâm này, hãy hình dung giai đoạn trước khi diễn ra buổi phỏng vấn, người tìm việc sẽ ở vào tình huống tồi tệ như thế nào nếu đến muộn, chiếm quá nhiều thời gian hoặc chỉ tuân theo lịch trình của mình thay vì của nhà tuyển dụng, v.v. Sau đó, trong quá trình phỏng vấn, hãy tìm cách nhấn mạnh với nhà tuyển dụng rằng bạn hoàn toàn đối lập với cách nghĩ trên: rằng mục đích duy nhất của bạn là gia tăng tính hiệu quả của doanh nghiệp và dịch vụ cùng những điểm mấu chốt.

Hãy nhận rõ những kỹ năng mà ngày nay các doanh nghiệp thường tìm kiếm cho cái vị trí mà bạn đang nhắm tới.

Nhìn chung, các ông chủ đang tìm kiếm những người có những đặc tính như sau: tôn trọng giờ giấc, đến chỗ làm đúng giờ hoặc sớm hơn; đi về đúng giờ hoặc muộn hơn; đáng tin cậy; có thái độ tốt; những người nhiệt tình, giàu năng lượng, có nghị lực; những người muốn nhiều hơn là tờ chi phiếu; những người có ý thức kỷ luật, có óc tổ chức, có động cơ tốt đẹp, có khả năng điều phối thời gian tốt; những người có thể chỉ đạo người khác; sử dụng lời nói một cách hiệu quả; những người có thể làm việc với máy tính; phối hợp tốt trong tổ nhóm; là người linh hoạt có thể ứng phó được với những tình huống mới mẻ hoặc đáp ứng hoàn cảnh mới do sự thay đổi công việc; người có thể đào tạo được và thích học hỏi; người có khả năng tự định hướng với những mục đích rõ ràng; sáng tạo và giải quyết vấn đề tốt; chính trực, trung thành với tổ chức, có khả năng nhận ra các cơ hội, thị trường và khuynh hướng sắp diễn ra.

Người ta ai cũng muốn tuyển những kẻ có khả năng mang về cho họ nhiều hơn số tiền mà họ phải trả. Hãy lên kế hoạch để tuyên bố về những điều mà bạn có thể nói một cách chính thức trong phỏng vấn tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng cho rằng cái cách mà bạn tìm việc nói lên cung cách làm việc sau này của bạn

Hãy chứng minh bản thân mình có những đặc tính phẩm chất này nọ qua cái cách mà bạn chuẩn bị hành trang cho mình khi đi tìm việc nếu được tuyển. Ví dụ, nếu trong buổi phỏng vấn, bạn nói cho họ biết rằng mình là người rất chu toàn trong công việc, vậy thì hãy đảm bảo là bạn rất tỷ mỷ và chính xác trong khi nghiên cứu về doanh nghiệp.

Bởi vì cách mà bạn tìm việc và cung cách làm việc nếu được tuyển, đối với hầu hết những nhà tuyển dụng,hoàn toàn không phải là hai chủ đề không liên quan gì đến nhau mà có quan hệ họ hàng gần với nhau. Nếu bạn tìm việc một cách cẩu thả, miễn cưỡng (Không hiểu thằng cha này làm cái gì ở đây?) thì rõ ràng đó có thể xem như dấu hiệu báo trước rằng bạn có thể tiến hành nhiệm vụ được giao một cách cẩu thả thụ động và chỉ có ngu ngốc lắm mới tuyển một người như vậy.

Các nhà tuyển dụng biết một sự thật đơn giản: nhìn chung, cách mà con người ta đi tìm việc cũng giống như cái cách mà họ sống và làm việc hàng ngày.

Mang theo bằng chứng nếu có thể

Như chúng ta đã thấy trong chương trước, hãy cố gắng mang theo những bằng chứng nói lên các kỹ năng của bạn trong phỏng vấn tuyển dụng. Chẳng hạn, nếu bạn là một nghệ sĩ, nghệ nhân hay có thể tạo ra một sản phẩm thì hãy mang một vài tác phẩm của mình tới, có thể là sản phẩm thật, hoặc ảnh chụp thậm chí băng video về nó cũng được.

Xác định ngay từ đầu không nói xấu ông chủ cũ trong quá trình phỏng vấn

Trong khoảng thời gian nói chuyện với nhà tuyển dụng, bạn chớ bao giờ hé môi nói xấu chỗ làm cũ. Các nhà tuyển dụng thường có cảm giác họ là những anh em đồng đạo hoặc cùng hội cùng thuyền.

Vì vậy, trong khi phỏng vấn, bạn hãy ứng xử như một người lịch thiệp nhã nhặn với tất cả các thành viên trong cái hội đoàn này. Việc nói những lời không đẹp về ông chủ cũ chỉ khiến họ e ngại rằng bạn cũng sẽ nói như thế về họ sau khi tuyển bạn vào làm việc cho họ.

Tôi học được điều này từ kinh nghiệm của bản thân. Một lần, tôi nói những lời tốt đẹp về người chủ cũ với ông chủ mới. Tôi không hề biết là người chủ mới biết rằng người chủ cũ đối xử với tôi rất tệ, vì thế ông ấy đánh giá tôi rất cao bởi vì tôi đã không để cho cái chuyện xấu đó bám theo mình.

Trong thực tế, ông chủ mới còn không bao giờ quên điều đó, nhiều năm sau vẫn còn nhắc đến nó. Tin tôi đi, bao giờ bạn cũng gây được ấn tượng tốt nếu không mở miệng nói xấu người chủ cũ.

Trái lại, hãy chuẩn bị nói những lời công bằng, dễ chịu về chủ cũ; trong trường hợp bạn e ngại rằng sếp cũ của mình có thể có những nhận xét không tốt về mình thì hãy chủ động “nắm lấy sừng con bò”.

Hãy nói một điều đơn giản như thế này, “Tôi thường hòa hợp với mọi người, nhưng vì một vài lý do sếp cũ và tôi không được hòa thuận với nhau lắm. Tôi cũng không rõ lý do tại sao, điều này chưa xảy ra với tôi bao giờ. Hy vọng nó không diễn ra một lần nữa.”
Không cần lãng phí thời gian học thuộc lòng một mớ những “câu trả lời đúng kiểu” đối với những câu hỏi mà nhà tuyển dụng có khả năng đặt ra; tất thảy chỉ có năm câu hỏi “đinh” mà thôi.

Tất nhiên, người chủ mới hoặc đại diện của họ sẽ hỏi bạn một số câu hỏi để giúp họ minh định vấn đề có nên tuyển một người như thế không. Những cuốn sách về tuyển dụng có kê ra hàng loạt những câu hỏi hoặc ít nhất các dạng câu hỏi mà nhà tuyển dụng thường đặt ra. Trong đó có những câu hỏi như:

– Bạn biết gì về công ty?

– Hãy cho tôi biết đôi điều về bạn.

– Tại sao bạn đăng ký làm công việc này?

– Bạn có thể miêu tả vài nét về bản thân?

– Những ưu điểm lớn nhất của bạn?

– Những nhược điểm đáng kể nhất của bạn?

– Loại hình công việc mà bạn thích làm nhất là gì?

– Những quan tâm của bạn bên ngoài công việc là gì?

– Thành quả nào của mình làm cho bạn hài lòng nhất?

– Tại sao bạn nghỉ không làm công việc gần đây nhất?

– Tại sao bạn bị sa thải (nếu có)?

– Năm năm tới bạn hình dung mình sẽ ở vị trí nào?

– Bạn có những mục tiêu gì trong đời?

– Bạn làm được những gì ở vị trí công tác cuối cùng?

Phải, danh sách này cứ thế mà dài ra mãi. Trong một số cuốn sách bạn có thể thấy 89 câu hỏi hoặc hơn.

Còn tiếp..