Tiến trình quản lý hồ sơ trong văn phòng

Khi sếp muốn nhận được hồ sơ abc ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ chúng ta không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên, có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.

Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta đấy.

Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.

Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục.

Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.

Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.

Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.

Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input; Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

Một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:

Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).

Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy).

Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.

Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.

Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

Quyền truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính

Ai được quyền xem thông tin?

Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin?

Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: nhưng người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa.