Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả

Bạn luôn thấy bận rộn và không có thời gian nghỉ ngơi, thế nhưng bạn vẫn không thể hoàn thành hết tất cả các công việc. Ngày làm việc của bạn kết thúc và bạn tự nhủ rằng nếu như bạn có thêm một giờ nữa, bạn có thể sẽ hoàn thành nốt những công việc còn ứ đọng trong chiều nay.

Bằng cách ứng dụng một trong số những ý tưởng sau, có thể sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách tốt hơn.

Quản lý không gian làm việc: Sắp xếp bàn làm việc của bạn mỗi buổi chiều trước khi bạn rời đi

Không có điều gì gây cho bạn cảm giác ngộp nhiều hơn một bàn làm việc lộn xộn. Từ khóa là: hãy sắp xếp ! Xếp loại tất cả hồ sơ vào các ngăn tủ, tổ chức lại văn phòng làm việc và đừng quên thu dọn cả trong máy tính của bạn. Hãy bắt đầu bằng việc dẹp bỏ tất cả những gì bạn không thường sử dụng. Và chọn một cách sắp xếp đơn giản: những tài liệu bạn cần tham khảo thường xuyên cần để trong tầm với. Ngược lại, hãy để xa những tài liệu mà những hai tháng bạn mới mở chúng một lần. Để tất cả mọi thứ trở lại vị trí cũ sau khi bạn đã dùng xong. Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng đồng nghiệp của bạn cũng làm tương tự như thế.

Lên kế hoạch cho một ngày của bạn: Hãy lên kế hoạch hằng ngày bằng cách bắt đầu từ những nhiệm vụ cần được ưu tiên. 

Giải quyết những việc cần làm trong 1 giờ chỉ bằng 15 phút là chuyện dễ dàng hơn bạn tưởng. Để phân chia hợp lý thời gian làm việc trong một ngày, lên kế hoạch là một điều tất yếu : một danh sách gồm những điều phải làm cần được thiết lập, thường gọi là “to do list “. Bạn cũng nên tránh mất thời gian cho những công việc chưa cần làm gấp và giữ sự tập trung vào những việc quan trọng nhất. Danh sách của bạn cũng phải nêu lên những công việc khẩn cấp. Bạn cũng có chọn cách chỉnh sửa lại danh sách qua việc sắp xếp lại các mục ưu tiên cần làm vào hôm trước, như thế vào hôm sau bạn tiết kiệm thời gian hơn khi bắt đầu từ những công việc quan trọng hoặc khẩn cấp nhất.

Huy động sự tập trung: Cường độ tập trung và mức hiệu quả không phải lúc nào cũng giống nhau trong cả ngày. Hãy lắng nghe nhịp độ sinh học của bạn. 

Cố gắng xác định thời điểm trong ngày mà bạn cảm thấy thể chất và sự tập trung là tốt nhất, hãy sử dụng nó vào những nhiệm vụ có yêu cầu cao. Nhiều người sẽ làm việc rất hiệu quả vào buổi sáng, một số khác là vào buổi trưa, còn một số khác nữa thì đạt mức tập trung cao độ nhất vào cuối ngày và họ có thể tận dụng sự yên lặng để xúc tiến những hồ sơ khó xử lý. Biết cách tính toán để xây dựng thời gian biểu của bạn. Thông thường, những thời điểm tốt nhất để huy động được sự tập trung là buổi sáng lúc 10h đến 12h và chiều từ 16h đến 18h. Hãy lấp đầy những khoảng thời gian đó bằng những nhiệm vụ cần thiết nhất hay khó xử lý nhất, điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Quản lý email: Học cách làm việc với những tin nhắn điện tử. 

Hãy dành một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra email và trả lời chúng. Bên cạnh đó, bạn có thể xử lý email theo ba loại: loại cần phải trả lời ngay, loại có thể trả lời sau và loại email bạn nên xoá ngay lập tức. Áp dụng cách này, sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian khi trả lời email.

Thỏa thuận với thời gian nghỉ giải lao: Đôi khi hãy dừng lại 

Một cách nghịch lý, cần biết cách đánh mất thời gian để giành lại nó. Để có một năng suất tốt nhất và một sự cân bằng tinh thần tốt hơn, 10 phút giải lao là rất cần thiết giữa hai khoảng thời gian làm việc căng thẳng. Hãy làm việc theo gói 90 phút. Đừng ngần ngại dùng một tách cà phê, tán gẫu với đồng nghiệp cũng như đi vài bước dọc theo văn phòng của bạn nhằm giúp bạn lấy lại sức. Tóm lại hãy tìm cách xoa dịu tinh thần của bạn.

Tận hưởng

Sau mỗi ngày làm việc, hãy dành thời gian cho những điều bạn yêu thích như chăm sóc gia đình, chơi thể thao, trò chuyện với bạn bè…Bằng cách duy trì một lối sống khoẻ mạnh, bạn sẽ cải thiện sự tập trung, làm việc hiệu quả và quản lý thời gian tốt hơn.