Hành chính văn phòng

Đến giờ dắt xe ra đến cơ quan, hết giờ lại phóng xe về, cả ngày ngồi văn phòng, vật lộn giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm cái công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ và phát biểu về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông là chẳng có lấy một phần trăm thú vị và hấp dẫn. Nhưng sự thực thì công việc hành chính văn phòng có nhàm chán như chúng ta vẫn nghĩ? 

Mai đi làm cho phòng hành chính của một doanh nghiệp nước ngoài đã được hai năm. Lúc đầu, mới bước chân vào nghề, cô cũng nghĩ rằng công việc của mình sẽ chẳng lấy gì làm thú vị, sẽ chỉ có 8 tiếng ngồi phòng giấy mỗi ngày với những hoạt động lặp đi lặp lại quanh đống sổ sách, hồ sơ nhưng ngay tuần làm việc đầu tiên, Mai đã phải nghĩ khác. Công việc hành chính bận rộn và có quá nhiều cái khiến cô không hề cảm thấy nghề của mình “khô cứng”.

Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm bởi với những người làm hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có ty tỷ công việc mà có khi bạn phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một cái phòng.

Dân hành chính văn phòng ngày nay chạy đi chạy lại như những con thoi với vô số nhiệm vụ, bên cạnh nhưng công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí hàng ngày phục vụ nhu cầu của các phòng ban theo đúng quy định của công ty chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kì quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty… thì dân hành chính còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình… Thế nên, trong mắt ban lãnh đạo, dân hành chính đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty…

Với “núi” công việc ấy, dân hành chính văn phòng từ nhà quản trị cho đến đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty, đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân mà không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ. Không chỉ biết quản lý giấy tờ, sổ sách, nhân sự, dân hành chính còn là những người dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty. Vì vậy, ngoài năng lực, họ còn cần những tố chất nhiệt tình, năng động và biết cảm thông và vô số những kỹ năng “giắt lưng” khác để ứng biến khi cần

Không còn suốt ngày cắm mặt vào bàn ghi ghi chép chép, quay cuồng với đống giấy tờ chất cao ngất ngưởng, dân hành chính văn phòng ngày nay được trang bị tòan đồ công nghệ cao, làm việc với máy tính nối mạng, thành thạo các chương trình phần mềm, các thiết bị văn phòng hiện đại. Và thực hiện các nhiệm vụ đối ngoại của công ty nên việc gặp gỡ khách hàng là việc thường xuyên của nhân viên hành chính.

Dân hành chính hiện nay đã quen dần với cách làm việc theo cơ chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng nghiêm khắc. Đòi hỏi càng cao thì mức độ cạnh tranh càng lớn, không ai có thể nghĩ đã là dân hành chính thì có thể “an phận thủ thường” được nữa. Yêu cầu của các nhà tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước đây. Người ta đòi hỏi những ứng viên văn phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…Họ phải là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, còn phải giỏi kĩ năng thực hành để làm việc có hiệu quả sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc cũng là một đòi hỏi quan trọng với dân hành chính.

Chính sự cần thiết và đòi hỏi ngày càng lớn với nhân viên hành chính văn phòng nên thu nhập của những người này quả không phải là nhỏ. Được biết, với các công ty trong nước, mức lương của dân hành chính là 2-3 triệu/tháng còn với công ty nước ngoài, con số này sẽ là 300-450 USD/tháng, trong khi đó với những chức danh cao hơn, mức lương có thể là 1000-2000 USD/tháng. Một công việc có thể xem là kiếm ra tiền và đáng để mơ ước.

Mỗi một nghề nghiệp có một đặc tính riêng của nó, nhưng với tốc độ phát triển của nền kinh tế như hiện nay, những đặc tính riêng đó có thể sẽ thay đổi theo cách này hay cách khác. Những người trẻ cần có sự hiểu biết về nghề nghiệp một cách thấu đáo để có những hướng đi và cách chọn lực phù hợp với năng lực cũng như sở thích của bản thân mình.