Doanh nghiệp thành công nhờ nâng cấp bộ phận kiểm toán nội bộ

Vai trò và vị trí của Kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp không dừng lại ở tính kiểm soát và tính tuân thủ, mà mở rộng đến các mặt: tư vấn cho HĐQT và ban kiểm toán, ban giám đốc trong việc giám sát chung về báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đạo đức kinh doanh, quản lý tài sản, các qui định tuân thủ; tham gia công tác đào tạo cho các bộ phận và phòng, ban trong doanh nghiệp về các kiến thức liên quan đến kiểm soát nội bộ, báo cáo tài chính, các quy định tuân thủ.

Do vậy, trong quá trình nâng cấp, hoàn thiện chức năng của bộ phận Kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần quan tâm hàng đầu đến các yếu tố sau: vấn đề nhân lực cho Kiểm toán nội bộ, nhận thức về Kiểm toán nội bộ, kế hoạch đầu tư cho hoạt động Kiểm toán nội bộ, việc áp dụng các thông lệ và chuẩn mực trong hoạt động Kiểm toán nội bộ cũng như chương trình giám sát và quản lý chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ.

Trình độ của chức năng Kiểm toán nội bộ có thể được định vị ở 5 cấp khác nhau, có thể ở mức: hạn chế; sơ lược; cơ bản; tiên tiến và dẫn đầu. Trình độ này được đánh giá dựa trên việc xem xét các yếu tố hoạt động của chức năng Kiểm toán nội bộ bao gồm: quản trị, con người và nền tảng hoạt động.

Để nâng cấp bộ phận kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần xác định rõ trình độ của chức năng Kiểm toán nội bộ và mức độ muốn nâng cấp, không nhất thiết phải nâng lên đến cấp “dẫn đầu”. Quyết định lựa chọn nâng cấp lên mức độ nào phụ thuộc vào kết quả phân tích và so sánh giữa lợi ích đem lại và chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra.

Để chuyển đổi, nâng cấp thành công bộ phận Kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần có lộ trình phù hợp. Lộ trình này phải đảm bảo không gây nhiều ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của bộ phận. Thông thường, việc chuyển đổi bộ phận Kiểm toán nội bộ trải qua 5 giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá hiện trạng của bộ phận Kiểm toán nội bộ, trên các phương diện: năng lực quản trị, con người và nền tảng hoạt động. Quá trình này giúp lãnh đạo của bộ phận Kiểm toán nội bộ nói riêng và của toàn doanh nghiệp nói chung thấy được những bất cập trong hệ thống Kiểm toán nội bộ hiện tại và nhu cầu chuyển đổi.

Giai đoạn 2: Xác định tầm nhìn và thiết kế mô hình hoạt động của bộ phận Kiểm toán nội bộ. Mục tiêu hoạt động và nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ cần được thiết kế phù hợp với chiến lược và mục tiêu chung của doanh nghiệp và là nhân tố cơ bản quyết định việc lựa chọn mô hình hoạt động của bộ phận Kiểm toán nội bộ. Ngoài ra, trình độ phát triển, đặc thù kinh doanh và môi trường hoạt động cũng là những nhân tố quyết định giúp lãnh đạo doanh nghiệp xác định mô hình hoạt động phù hợp cho bộ phận Kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Phân tích lợi ích và chi phí cho việc chuyển đổi bộ phận Kiểm toán nội bộ. Dựa trên kết quả đánh giá hiện trạng của bộ phận Kiểm toán nội bộ và việc xác định tầm nhìn, thiết kế mô hình hoạt động cho bộ phận Kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá, so sánh giữa chi phí và lợi ích đem lại từ hoạt động Kiểm toán nội bộ. Kết quả của việc đánh giá và so sánh này sẽ giúp các bên liên quan nhìn nhận những lợi ích đem lại từ hoạt động chuyển đổi, làm cơ sở đề xuất các bước chuyển đổi cụ thể và ngân sách tương ứng.

Giai đoạn 4: Tiến hành chuyển đổi bộ phận. Xác định kế hoạch thay đổi dựa trên các quyết định thay đổi về thời gian, chi phí, cách thức chuyển đổi. doanh nghiệp có thể tự triển khai hoặc triển khai với sự hỗ trợ từ bên ngoài.

Giai đoạn 5: Đồng kiểm toán/thuê ngoài dịch vụ Kiểm toán nội bộ. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn đồng kiểm toán và/hoặc thuê ngoài dịch vụ Kiểm toán nội bộ có thể giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi và khắc phục những khó khăn trong ngắn hạn về nguồn lực và các nền tảng hoạt động khác vốn chưa sẵn sàng hoặc chưa có trong doanh nghiệp ở giai đoạn đầu chuyển đổi.

Có thể nói, quá trình nâng cấp, chuyển đổi bộ phận Kiểm toán nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp hướng đến các vấn đề sau:

Thứ nhất, nâng cao năng lực quản trị cho doanh nghiệp (đảm bảo sự phù hợp giữa mục đích, tầm nhìn, vấn đề tập trung và phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ với mục tiêu và chiến lược chung của doanh nghiệp, đồng thời, kế hoạch kiểm toán phù hợp với mục đích, tầm nhìn, vấn đề tập trung và phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ);

Thứ hai, phát triển con người, gắn liền với mục tiêu và tầm nhìn của kiểm toán nội bộ, cụ thể: hoàn thiện cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ (đảm bảo đội ngũ kiểm toán viên đáp ứng được nhu cầu của hoạt động kiểm toán); hoàn thiện quy trình phát triển nguồn nhân lực cho bộ phận kiểm toán nội bộ; duy trì đội ngũ cán bộ (đảm bảo áp dụng các quy chế giữ người phù hợp thông qua các hoạt động hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm trong nội bộ và các hoạt động khác có liên quan).

Thứ ba, đầu tư vào nền tảng hỗ trợ hoạt động (phương pháp tiếp cận, công nghệ và công cụ hỗ trợ; quản lý tri thức; quản lý hoạt động; quản lý chất lượng).

Cùng với việc gia tăng vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng đối với hoạt động kiểm toán nội bộ, việc hoàn thiện và cải tổ bộ máy kiểm toán nội bộ là điều các doanh nghiệp sớm muộn phải tiến hành. Tuy nhiên, chuyển đổi như thế nào, trên các phương diện gì và khi nào phụ thuộc vào tầm nhìn và nhu cầu của từngdoanh nghiệp. Xây dựng một lộ trình chuyển đổi, nâng cấp phù hợp dựa trên những đánh giá hợp lý là yếu tố quyết định thành công của quá trình chuyển đổi.