6 cách tổ chức cuộc họp hiệu quả

Mỗi khi có người trong phòng ban kêu họp là mọi người xung quanh đều la ó, than vãn. Không phải vì họ lười biếng hay trốn tránh trách nhiệm, mà do có nhiều cuộc họp kéo dài 4 đến 5 tiếng nhưng vẫn chưa giải quyết xong vấn đề. Thậm chí, nhiều người còn thừa nhận rằng vào những ngày đầu tuần họ cảm thấy “bội thực” và hầu như không còn thời gian để làm việc khi họp nối tiếp họp. Vậy làm thế nào để có một cuộc họp hiệu quả và không bị “bội thực”?
 
Thời gian và địa điểm nên được chốt sẵn trước một ngày

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, bạn nên thông báo thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra trước một ngày để mọi người chủ động sắp xếp thời gian phù hợp. Vì trong thực tế, nhiều người cứ chờ tới lúc họp mới nháo nhào đi kiếm địa điểm và việc tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại là nguyên nhân gây mất thời gian nhất.
 
Xác định mục đích cuộc họp

Việc xác định mục đích của cuộc họp rất quan trọng ví nếu không xác định trước, bạn và đồng nghiệp dễ dàng rơi vào “mê hồn trận”, cứ đi loanh quanh không có lối thoát. Trước khi cuộc họp diễn ra, bạn phải  xác định cuộc họp này được diễn ra để làm gì và bạn sẽ giải quyết các vấn đề gì. Ví dụ “Cuộc họp này diễn ra để giản quyết vấn đề XYZ” hay “Cuộc họp này được tiến hành để xin ý kiến mọi người về dự án XYZ”.
 
Chuẩn bị tài liệu trước khi vô phòng họp

Nếu bạn là người tham dự cuộc họp, bạn nên nắm rõ nhiệm vụ  của mình và có trách nhiệm photo sẵn những tài liệu cần thiết trước khi vô phòng họp. Tránh trường hợp mọi người an tọa rồi mới đi photo hay bạn đem theo một đống tài liệu nhưng không có cái nào liên quan đến cuộc họp.
 
Cân nhắc kỹ người tham dự cuộc họp

“Số lượng” không nói lên được “chất lượng”, nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, bạn nên cân nhắc kỹ vấn đề này. Thay vì cuộc họp đó diễn ra chỉ cần 4 người, nhưng lại có tới 10 người tham dự và trong số 10 người đó, thì có đến 5 người không nắm rõ mục đích cuộc họp.  Ngoài ra, bạn hãy cân nhắc khi mời đến những-hội-dễ-dàng-gặp-trong-cuộc-họp:
 
Hội “Bà tám”: đây là những người tích cực đóng góp ý tưởng và sáng kiến cho bạn, tuy nhiên họ cũng là những người thích nói chuyện “vặt” trong giờ họp.

 Hội “Anti-social”: bạn dễ nhận ra vì đây là những người chỉ ngồi yên một chỗ và sẽ không đưa ra ý kiến hay bất cứ phát biểu nào, tuy nhiên một khi họ phát biểu ý kiến thì đấy là những ý kiến đáng giá. 

Hội “Lan quyên”: một trong những nguyên nhân chính khiến cuộc họp kéo dài là đây. Họ hay đưa cuộc họp đi xa vấn đề chính và phát biểu không liên quan gì đến cuộc họp. 

Tiểu đội “Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn không thấu hiểu”: đây là một nhóm người đi họp rất đúng giờ và luôn luôn “gật đầu” với mỗi ý kiến được trình bày, tuy nhiên khi hỏi lại thì họ không hiểu vấn đề nãy giờ mọi người đang nói là gì 

Hội “Bùi lan”: đặc điểm nhận dạng của hội này là những người hay bàn lui các vấn đề cần giải quyết, hay phản bát những ý kiến được đề xuất mà không đưa ra hướng giải quyết nào 
Và còn nhiều hội khác nữa … 
 
Đưa ra những luật lệ

Khuyến khích mọi người tự giác là điều hiển nhiên vì sẽ không có ai thích bị ép buộc. Bên cạnh đó, những “luật lệ” để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả là vẫn cần thiết. Các thiết bị điện tử (điện thoại, máy tính bảng) không liên quan hay không hỗ trợ cho cuộc họp thì hạn chế mang vào vì đây là những thứ dễ gây ra gián đoạn cuộc họp và làm người tham dự khó tập trung được. Những ai tới trễ sẽ bị “đóng phạt” vào quỹ của phòng ban. Hoặc bạn cũng có thể tự đưa ra những điều luật thích hợp cho mình hay cho phòng ban của mình.
 
Người chủ trì

Cần lắm một người chốt lại ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng và người đó nên người chủ trì cuộc họp. Sẽ không có vấn đề nào được giải quyết ổn thoải, nếu không ai chịu đứng ra ghi nhận và chắt lọc lại ý kiến của mọi người. Hơn nữa, người chủ trì đóng vai trò rất quan trọng vì bạn sẽ là người đưa mọi thoát khỏi “mê hồn trận” và quay lại vấn đề chính nếu mọi người lỡ “dấn thân” vào.