Nhường chỗ cho những người hỗ trợ từ bên ngoài

Là lãnh đạo, bạn thường cảm thấy mình có trách nhiệm bắt đầu và phải dẫn dắt tất cả các cuộc thảo luận. Nhưng đôi khi, nếu bạn ngồi vào bàn, tham gia vào cuộc thảo luận với tư cách giống như một thành viên nhóm chứ không phải cố gắng giữ tư cách của người thúc đẩy, có thể bạn sẽ hiệu quả hơn.

Trong trường hợp đó, bạn cần một người hỗ trợ chuyên nghiệp để giúp dẫn dắt quá trình thảo luận. Khi bạn làm việc với người hỗ trợ bên ngoài, bạn sẽ có được nhiều lợi ích từ mối quan hệ đó. Đó là:

Tính khách quan: Người hỗ trợ là một bên thứ ba, người sẽ đem lại sự công bằng cho cuộc thảo luận. Họ không có lịch sử quen biết từ trước, các lịch trình bí mật, hay các suy nghĩ thiên kiến có thể thường dẫn dắt cuộc thảo luận theo hướng đi sai lầm.

Thông thường nếu nhà lãnh đạo dẫn dắt cuộc thảo luận, những người tham gia có thể cảm thấy bị sức ép vì người ta hy vọng họ sẽ đồng ý với sếp. Kết quả là một kế hoạch có thể bị lái theo chiều hướng sai lầm mà người lãnh đạo trong tư cách là người hỗ trợ không biết.

Quá trình: Một nhà hỗ trợ có kinh nghiệm giúp hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình nhằm vào một chủ đề hay vấn đề nhất định. Một nhà hỗ trợ sẽ biết phải hỏi câu hỏi gì, thời điểm để hỏi, cách thức để hỏi, và điều quan trọng nhất là làm thế nào khiến mọi người trong phòng họp đều tham gia.

Trong một phòng họp nhiều người, bạn sẽ nhận thấy một số người chi phối cuộc thảo luận, một số ủng hộ các ý kiến theo mục đích xấu, và một số lại chẳng nói gì. Một nhà hỗ trợ tài năng sẽ biết khi nào sử dụng công việc của cá nhân, công việc của đối tác, công việc của nhóm nhỏ và công việc của nhóm lớn để khai thác tốt nhất tất cả những người tham gia.

Người hỗ trợ cũng sẽ biết cách thức để định hướng cuộc nói chuyện bởi thế mọi người đều có thể tham gia. Với khả năng tập trung sắc bén, người hỗ trợ nhận ra các phong cách suy nghĩ và học tập khác nhau của từng cá nhân trong phòng họp.

Sự quan sát: Hãy có sự quan sát theo quan điểm của bạn và trên cả lập trường của người hỗ trợ. Đầu tiên, lập trường của bạn: Nếu bạn chỉ tập trung lãnh đạo một cuộc thảo luận, bạn sẽ không để ý đến các sắc thái khó nhận thấy và sự năng động của nhóm. Bằng cách trở thành một phần của nhóm, bạn có cơ hội hiếm có để quan sát sự năng động của nhóm mình khi họ làm việc. Điểm mạnh và điểm yếu của mọi người, suy nghĩ và phong cách học tập của họ được bộc lộ. Cùng lúc đó bạn tham gia và quan sát nhóm hành động.

Lập trường của người hỗ trợ: Người hỗ trợ quan sát nhóm hành động, các ngôn ngữ lời nói hay cử chỉ kín đáo của những người tham gia, ngữ điệu của giọng nói, sự hài lòng trong những lời bình luận của họ để hiểu hơn những vấn đề nhạy cảm, chủ đề nào cần thêm thời gian để thảo luận, hay là khi nào nên chuyển hướng để tránh xung đột có thể xảy ra.

Sự tổng hợp: Người hỗ trợ thu thập thông tin đã được chia sẻ, và phản ánh lại những thông tin đó cho nhóm sau khi đã tổng hợp. Công việc đó có thể một phần được coi là nghệ thuật, một phần là khoa học, và cần một khả năng trực giác để có thể kết hợp tất cả lại với nhau. Một nhà hỗ trợ tài năng có thể lắp ráp các thông điệp quan trọng đã được thể hiện trong suốt cuộc thảo luận. Mọi thứ cần được công khai trong nhóm để cùng suy nghĩ và tương tác.

Sự đúng thời hạn: Sử dụng người hỗ trợ từ bên ngoài sẽ tiết kiệm thời gian do người này đã quen thuộc với quá trình đó. Nếu một cuộc thảo luận được dẫn dắt bởi nhà lãnh đạo là bạn hay một người trong đội ngũ nhân lực của công ty, quá trình giao tiếp, chia sẻ ý tưởng và quá trình suy nghĩ có thể lệch lạc và trệch khỏi chủ đề ban đầu.

Người hỗ trợ giữ cho nhóm không lạc đề, và tối đa hóa lượng thời gian bạn dành cho thảo luận là có ích. Thay vì tham gia vào các cuộc họp kém hiệu quả, những người tham gia sẽ đến tham gia tại các cuộc họp có sự hỗ trợ chuyên nghiệp, nơi mà ý kiến của họ được lắng nghe và họ đạt được nhiều thứ trong khoảng thời gian ít hơn.

Khi nào chúng ta cần đến một người hỗ trợ?
Người hỗ trợ có thể được cần đến trong bất cứ cuộc họp nhóm nào, ví như họp hội đồng hay họp nhóm nhân viên, kế hoạch định hướng, các cuộc thảo luận mở hay các nhóm chủ chốt lên kế hoạch cho phát triển sản phẩm mới, nhóm tập trung các các mục tiêu chuyên biệt… bất cứ cơ hội nào khi bạn muốn mọi người đến với nhau để thảo luận một cách cởi mở và đề xuất các ý tưởng cho hành động trong tương lai.

Làm cách nào bạn tìm được một nhà hỗ trợ có kinh nghiệm?
Nên tìm đến những nguồn chuyên nghiệp là một giải pháp tốt nhất. Hãy nói chuyện với khách hàng những người đã và đang làm việc với các nhà hỗ trợ chuyên nghiệp. Hỏi ít nhất ba nguồn tham khảo từ những người đã từng sử dụng dịch vụ đó. Một khi bạn đã làm việc với các nhà hỗ trợ chuyên nghiệp và chứng kiến thành quả, bạn sẽ luôn giữ họ trong danh sách các nguồn lực kinh doanh chiến lược.