Quy tắc “Xây nền nhà” trong quản lý kinh doanh

Một người nông dân tính xây trên mảnh đất của mình một ngôi nhà trệt và dự định sau này khi dành dụm đủ tiền sẽ xây một ngôi nhà lầu ba tầng. Ông ta dành dụm suốt ba năm trời và có được số tiền vừa đủ xây thêm hai lầu nữa. Lúc bấy giờ, ngôi nhà cao nhất trong xóm cũng chỉ mới hai tầng. Nghĩ đến ngôi nhà trong mơ của mình sẽ là ngôi nhà cao nhất xóm, người nông dân mời một người thợ xây giỏi đến.

Tuy nhiên, người thợ xây nói rằng vì nền móng của ngôi nhà hiện tại chỉ đủ để chống đỡ ngôi nhà trệt nên nếu muốn xây thêm hai tầng nữa thì buộc phải phá vỡ ngôi nhà cũ và đào móng lai. Trừ đi tiền phá hủy ngôi nhà cũ cộng với tiền đào móng, số tiền dành dụm của người nông dân chỉ còn vừa đủ để xây một ngôi nhà hai lầu. Giấc mơ sang nhất xóm bị sụp đổ. Ông ta càng hối tiếc vì ba năm trước đã không nghe lời khuyên của thợ xây đào móng cho sâu.

Tương tự, trong quản lý, phát triển một bộ phận, công việc… không chỉ cần định hướng đúng, mà còn cần chuẩn bị và hành động đúng nếu không sẽ lãng phí thời gian, của cải và quan trọng hơn cả là cơ hội.

Khi định trước được rằng không đủ điều kiện về tài chính lẫn sự quán xuyến để làm một vấn đề cùng một lúc, thì cần lập sẵn kế hoạch để làm từng chuyện một theo các mục tiêu từ ngắn hạn đến trung hạn và dài hạn. Như thế sẽ tránh được tình trạng đầu tư dàn trải khi không có đủ lực để thực hiện chu đáo. Việc xác định trước mục tiêu rất quan trọng. Mục tiêu càng chi tiết và ổn định thì càng tránh được hao phí do phát triển không đúng phương hướng.

Ví dụ một lãnh đạo dự định xây dựng ba phòng ban phát triển ở ba lĩnh vực hoạt động của công ty. Người này tốn hai tháng ròng để xây dựng cơ cấu nhân sự chi tiết cho từng phòng cùng với quy trình và hệ thống đánh giá đầy đủ. Sau đò, anh ta yêu cầu phòng nhân sự ráo riết tuyển dụng hàng chục nhân viên lấp đầy các vị trí trong kế hoạch. Phòng nhân sự vì phải chạy đua với thời hạn và áp lực công việc, lại chưa có kinh nghiệm cụ thể nên đã tuyển một số nhân sự không phù hợp. Ban quản lý cấp bộ phận chưa quen với công việc đã phải quản một đội ngũ nhân viên mới toanh, nên đẩy áp lực đến cấp trung gian là trưởng các nhóm. Còn nhà lãnh đạo thì cùng một lúc phải truyền đạt và huấn luyện hàng chục nhân viên hiểu cho được công việc và quy trình làm việc như bản kế hoạch. Vậy mà khi công việc bắt đầu chạy đã gặp ngay trở ngại vì quy trình chỉ được xây trên lý thuyết chứ không thực sự phù hợp với thực tiễn. Một lượng không nhỏ nhân viên nghỉ việc vì tự thấy không phù hợp với công việc, một số khác làm việc trong tâm trạng không thoải mái nên kết quả đạt được không tốt, cá biệt có những người làm việc tốt, muốn thăng tiến nhưng lại bị ngáng chân vì không có bậc thang thăng tiến tiếp theo tại công ty hoặc công ty không đủ điều kiện chi trà thù lao cho họ…

Từ trường hợp điển hình ấy, kinh nghiệm được rút ra là chỉ nên tập trung đầu tư một bộ phận ưu tiên, để bộ phận này xuất phát và phát triển trước, còn các bộ phận khác chi cần “cắm chốt” một hai nhân viên có khả năng phát triển được để họ tự gây dựng dần dưới sự hỗ trợ của lãnh đạo. Sau khi bộ phận thứ nhất đã đi vào ổn định thì mới phát triển dần các mảng khác trên cơ sở mảng đi trước hỗ trợ cho mảng đi sau cả về quy trình công việc và tài chính.

Ngoài ra, khi xây dựng cơ cấu nhân sự cần tính trước đường phát triển cho các nhân viên để khi họ đã vững tay nghề, công ty vẫn có thể đáp ứng được các nhu cầu của họ trong thời gian dài.

Một áp dụng khác của “đặt gạch” là chịu khó để nhân viên trải qua thời gian học hỏi từ chính thực tiễn công việc: nhân viên được hướng dẫn quy tắc (chứ không phải cách thức chi tiết) đế tự mình thực hiện công việc và học hỏi kinh nghiệm từ người khác.

Đây là giai đoạn khá mệt mỏi đối với nhà quản lý vì cảm thấy tự mình làm sẽ hiệu quả và ít tốn thời gian hơn là để cho nhân viên tự mày mò làm. Tuy nhiên, sau giai đoạn này, nhân viên sẽ được phát triển theo cách “chậm mà chắc” vì đã có sẵn nền tảng cốt lõi nếu được giám sát và đánh giá cặn kẽ. Từ đó, chính những nhân viên này sẽ xây dựng hệ thống quy trình cho các thế hệ nhân sự đi sau.

Mặt trái của “đặt gạch” là sẽ có những viên gạch “không bao giờ được xây”. Quan trọng là chọn được những viên gạch – nhân viên nền tảng có chuyên môn tương đối rộng và kỹ năng mềm tốt, có thể phát triển được để linh hoạt điều chuyển từ vị trí này sang vị trí khác khi cần thiết.