Truyền thông nội bộ và những phương tiện hiện đại

Một mối quan hệ tốt bao giờ cũng là mối quan hệ mà các bên hiểu biết và chấp nhận nhau. Một môi trường cởi mở, thoai mái bao giờ cũng là môi trưởng mà ở đó có sự đối thoại thông suốt. Mối quan hệ và môi trường làm việc trong các doanh nghiệp cũng vậy. Để hiểu biết, chấp nhận nhau và đối thoại thông suốt, trước hết là phải “chịu nói”, chịu truyền thông

Nhưng rõ ràng, truyền thông nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam đang “nghẽn mạch” hoặc tắc tị Sự “tắc nghẽn’ này nhiều khi xuất phát từ nguồn – nơi những người quan lý cao nhất của doanh nghiệp.

Truyền thông thời “Đồ đá”

Đây là một nhận xét… hơi quá đáng, song phần ảnh một phần sự “thô sơ” trong cách truyền thông nội bô của nhiều doanh nghiệp cho đến thời điểm hiện nay. Ở đó, các công cụ giao tiếp hiện đại, như email, website, chat đá không được tận dụng hoặc bị khước từ. Ở đó, một sự thật là, các sếp… không thể viết nổi một email hoặc một bức thư truyền đạt thuyết phục một ý tưởng hoặc một lời kêu gọi, chỉ đạo của mình đến nhân viên.

Trong hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài, mạng email và chat nội bộ được sử dụng thường xuyên và liên tục mỗi ngày. Thói quen của nhiều nhân viên là bắt đầu ngày làm việc bằng kiểm tra e-mail và đọc website, bản tin điện tử của Công ty để xem thông báo mới. Triển khai, kiểm tra tiến độ công việc, chỉ đạo mệnh lệnh hoặc tâm linh thường được truyền đạt qua email để nhanh chóng, dễ dàng, đây đủ và đồng nhất đến nhiều người cùng lúc. Những tiện ích lớn khác của cách truyền thông này là chi phí rẻ và linh động về thời gian. Chính thói quen đó giúp các sếp có thể điều hành công việc từ xa, bứt ra khỏi văn phòng mà vẫn nắm được tình hình đầy đủ ở Công ty.

Trong khi đó, các sếp ở nước ta thường thích “mặt đối mặt”. Cân chỉ dạo hay truyền đạt gì đó, cứ ra lệnh triệu tập cuộc họp hoặc bốc điện thoại gọi “Lên phòng tôi có việc”! bất kể nhân viên của mình khi đó đang làm việc gì. Viết là mối lo của nhiều người, bởi không thể diễn đạt được ý bằng ngôn ngữ nói, nên luôn cảm thấy viết email rất mất thời gian và… nhức đầu.

Trong những trường hợp bắt buộc phải dùng đến email, tin nhắn điện thoại, nhiều nhà lãnh đạo đã bộc lộ rõ sự khiếm khuyết của mình trong kỹ năng “điều hành” từ ngữ. Ngoài chuyện viết nhưng không diễn đạt được ý, câu chữ “liên tu bất tận”, cả những quy tắc giao tiếp cơ bản qua email, tin nhắn, như khi nào dùng chữ in, chữ hoa, chữ thường… cũng bị vi phạm trầm trọng. Có những email của sếp bởi nhân viên được viết toàn bằng chữ in hoa mà chính Sếp cũng không biết rằng chữ in hoa được dùng để diễn đạt sự tức giận hay nhấn mạnh mệnh lệnh. Nhiều người chỉ nghĩ đơn thuần rằng, viết chữ in hoa cho… rõ ràng, dễ đọc. Thế nên, đã có trường hợp một doanh nhân Việt kiều sống lâu năm ở nước ngoài mới về Việt Nam làm ăn đã phải “hoang mang” khi nhận được một email toàn chữ in hoa của đối tác gởi mà không biết mình có làm gì “mất lòng” họ không.

Do không thể khai thác được các phương tiện hữu ích mới, nên một số doanh nghiệp hiện vân còn phải trung thành với các phương cách truyền thông nội bộ cũ, chủ yếu là sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết lên đó những thông tin muôn truyền dạt đến tất cả nhân viên. Nhưng do không nhận thác hết tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ, nên các bảng thông báo này đôi khi cũ kỹ, xâu xí đến thảm hại. Những thông tin được chuyển tải lên đó bằng những mẩu giấy được viết, in, dán rất cẩu thả hoặc viết tay nguệch ngoạc. Đáng tiếc là điều này vẫn đang hiện diện trong chính các Công ty mà các nhà lãnh đạo nói rằng đang cố gắng vươn đến sự chuyên nghiệp.

Một vài gợi ý

Không chỉ viết, kỹ năng nói chuyện và truyền đạt bằng lời cũng còn là điềm yếu của nhiều nhà quản lý hiện nay. Cho nên trong tuyệt đại đa số trường hợp phải phát biểu trước cử tọa, các Sếp thường cầm giấy đọc nội dung do người khác soạn sẵn. Các buổi họp nội bộ Công ty buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năng này của người điều hành… Khi không thể giao tiếp, truyền thông một cách nhẹ nhàng cả ở nói và viết, môi quan hệ giữa người và người trong doanh nghiệp sẽ khô cứng, đơn điệu, thiếu sự sinh động, thân thiện và thiếu tinh thần chia sẻ. Điều này không thể tạo nên sự thấu hiểu, vui vẻ và đoàn kết tập thể, càng không thể giúp người ta “nhận” và “cho các giá trị tinh thần. Do vậy, để tạo môi trường văn hóa doanh nghiệp sinh động, các nhà lãnh đạo rất cần theo phải có một cái nhìn khác và thay đổi các kỹ năng truyền thông. Muốn như thế, nên:

– Đừng xem việc bỏ thời gian để viết email cho nhân viên là lãng phí. Ngược lại, đó là một cách tiết kiệm thời gian và truyền thông hiệu quả.

– Xây dựng cách chia sẻ trong công ty. Trong đó, email và chat khiến người ta dễ chia sẽ hơn những khi “mặt đối mặt”. Các Sếp sẽ dễ dàng nhận được phản ánh, khiếu nại, tâm sự của nhân viên qua email hơn là nghe họ trình bày trực nếp trong cuộc họp.

– Xây dựng và quảng bá thói quen này đến nhân viên trong Công ty và các Sếp phải là những người cởi mở trước. Hãy đặt câu hỏi xem liệu mình đã có trong tay địa chỉ email của tất cả nhân viên. Đã tổ chức được mạng email và liên lạc nội bộ. Có xem email là một trong những kênh giao tiếp chính hay vẫn còn cảm giác nó quá “ảo” thiếu tính thiết thực?

– Xoá bỏ dần “nỗi sợ hãi” môi khi phải viết lách bằng cách hiểu rằng viết là diễn đạt những suy nghĩ tự nhiên và chân phương trước khi có thế viết hay như các nhà văn, tự cải thiện kỹ năng này và giúp nhân viên của mình làm điều đó.

Có một bất tiện đối với người Việt Nam là viết email không thể dùng chữ Việt có dấu. Khi phải dùng chữ không dấu, rất có nguy cơ gây bị ngộ nhận, và nội dung truyền đạt ít thuyết phục. Hiện một số chương trình đã cho phép viết chữ Việt có dấu nhưng rất có thể sẽ không đọc được nơi phía người nhận bởi các hạn chế về kỹ thuật. Do đó nhiều người thườn dùng tiếng Anh để trao đổi email. Nếu không thể dùng tiếng Anh thường xuyên, với những nội dung dài, quan trọng, hãy viết nội dung trao đổi bằng tiếng Việt có dấu rõ ràng trên văn bản Word và gởi qua email theo dạng văn bản đính kèm.