Học cách lắng nghe nhân viên

Có 1.001 lý do dẫn đến một lúc nào đó nhân viên trở nên căng thẳng, không hài lòng với công ty, thậm chí đi đến quyết định vội vã bỏ việc. Vậy phải chăng khi đó mọi việc sẽ chấm dứt? Không, vẫn còn một cơ hội cuối cùng!

Điều đầu tiên nhà quản trị doanh nghiệp cần làm là dành thời gian để nói chuyện với nhân viên vào cuối ngày. Cuộc gặp gỡ sẽ giúp nhân viên chuẩn bị bỏ việc có thời gian suy nghĩ về cơ hội hợp tác cuối cùng. Nếu nguyên nhân của mâu thuẫn liên quan đến người thứ ba thì nhà quản trị có thể sắp xếp cho cuộc gặp mặt đủ cả ba bên. Lúc ấy, mọi người sẽ có thời gian chuẩn bị phát biểu những suy nghĩ của mình. Không khí ở đầu buổi gặp gỡ đó có thể căng thẳng và nhà quản trị nên chủ động làm dịu ngay căng thẳng phát sinh. 

Các việc quan trọng tiếp theo sẽ là: 

– Lắng nghe hết sức tập trung: Nhà quản trị tập trung nghe trình bày, giúp người phát biểu cảm thấy được tôn trọng và dễ chịu. 

– Bày tỏ sự quan tâm: Đã quan tâm giải quyết vấn đề thì nhà quản trị không ngắt lời nhân viên, mà chú trọng ghi nhận đầy đủ các thông tin chi tiết. Nên nhắc lại thông tin nào quan trọng đã được nhân viên cung cấp (diễn đạt lại theo cách hiểu của mình). 

– Cố gắng mỉm cười vào bất cứ lúc nào thích hợp. 

– Khi nhân viên trình bày xong ý kiến, nhà quản trị có thể tóm tắt các thông tin mình đã được chia sẻ. Điều này cũng khẳng định cho nhân viên thấy người có trách nhiệm đã nắm được chính xác vấn đề mà nhân viên bức xúc. 

Sau khi hiểu đầy đủ nguyên nhân dẫn tới quyết định nghỉ việc của nhân viên, vấn đề tiếp theo là cần xem việc này có liên quan đến cuộc sống của chính nhân viên đó không. Còn nếu nó chỉ liên quan đến công việc thì hãy nhanh chóng thống nhất với nhân viên muốn nghỉ việc một số mục tiêu cụ thể và thiết lập lại lịch trình hợp lý mới cho công việc. 

Khi xây dựng các mục tiêu mới, cần làm cho nhân viên thấy họ là một phần trong giải pháp mới, chứ không phải là nguyên nhân dẫn tới giải pháp ấy. Điều quan trọng ở đây là khéo léo thể hiện được một cơ hội phát triển cho nhân viên muốn nghỉ việc.

Khích lệ luôn không bao giờ là dư thừa

Sứ mệnh của nhà quản trị là luôn khích lệ nhân viên dưới quyền, luôn biết tận dụng mọi cơ hội để phát triển mối quan hệ với các nhân viên. Do đó, trong cơ hội cuối cùng, nhà quản trị vẫn phải tiếp tục khích lệ nhân viên muốn nghỉ việc. 

Mọi nhược điểm và sai lầm của nhân viên (nếu có) vẫn được người quản lý ghi nhận, nhưng không nói ra trong cuộc trao đổi đặc biệt ấy. Sẽ có nhiều cơ hội khác để đề cập đến khi tình hình đã trở lại bình thường. 

Khi không khí dịu xuống và khi nhân viên tỏ vẻ lắng nghe ý kiến của nhà quản trị thì đó là lúc nhà quản trị cần chia sẻ về chính những khoảnh khắc thăng trầm trong công việc của mình với nhân viên. Ý nghĩa của việc này là việc truyền cảm hứng mới từ mình sang nhân viên để họ thấm thía và suy nghĩ lại. 

Trong mô tả công việc của người quản lý, dù được diễn đạt nhiều hình thức phong phú khác nhau, luôn có một chi tiết dành cho việc giải quyết tâm tư, tình cảm của nhân viên, trong đó có cả những bất mãn của họ. Sự kiên nhẫn và chủ động trong những tình huống nhân viên nóng giận và đòi nghỉ việc chính là một khả năng buộc các nhà quản trị phải luôn trau dồi để thực hiện tròn sứ mệnh của mình. 

Các cơ hội cuối cùng này không phải ai cũng dễ dàng tận dụng được. Chỉ khi nhà quản trị ý thức được về điều đó và có cách xử lý sáng tạo thì mới tìm được giải pháp hợp lý. Những câu chuyện tương tự xảy ra trong các doanh nghiệp giúp nhà quản trị trưởng thành hơn và sẵn sàng đối diện với những vấn đề còn phức tạp hơn nữa trong tương lai.