Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì? Những kinh nghiệm và lưu ý khi quyết toán thuế

Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì là băn khoăn và thắc mắc của nhiều kế toán doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là kế toán các doanh nghiệp mới thành lập. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những kinh nghiệm và lưu ý trước khi quyết toán thuế năm 2025.

1. Các loại thuế phải quyết toán phổ biến ở Việt Nam

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều loại thuế khác nhau và đến kỳ hạn nhất định sẽ phải tiến hành quyết toán. Những sắc thuế thường gặp phải thực hiện quyết toán bao gồm: thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và  thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Quyết toán thuế TNCN là thủ tục xác định lại số thuế mà cá nhân có nghĩa vụ nộp hoặc được hoàn sau khi đã tạm nộp trong năm, căn cứ trên tổng thu nhập chịu thuế. Việc quyết toán được thực hiện định kỳ theo năm và thường do doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc cá nhân có nhiều nguồn thu nhập trực tiếp kê khai với cơ quan thuế.

Trường hợp cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, cá nhân phải tự tổng hợp và thực hiện nghĩa vụ quyết toán với cơ quan thuế để xác định số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN thường là ngày 30/3 của năm kế tiếp.

Quyết toán thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Quyết toán thuế GTGT là việc doanh nghiệp tính toán tổng số thuế giá trị gia tăng phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ, hoàn thuế trong từng kỳ tính thuế theo tháng, quý hoặc năm. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh (trừ hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ) phải thực hiện khai báo và nộp báo cáo quyết toán thuế GTGT theo định kỳ cho cơ quan thuế.

Thông thường, quyết toán thuế GTGT được thực hiện theo năm dương lịch. Doanh nghiệp phải nộp tờ khai quyết toán trong vòng 60 ngày kể từ khi kết thúc ngày 31/12 của năm tài chính.

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đối với doanh nghiệp, quyết toán thuế TNDN là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán, vì liên quan trực tiếp đến việc xác định kết quả kinh doanh, doanh thu, chi phí hợp lý, hợp lệ và nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

Theo quy định, quyết toán thuế TNDN được thực hiện hằng năm. Doanh nghiệp phải rà soát toàn bộ số liệu, lập tờ khai quyết toán và nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn chậm nhất là 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính. Đây được xem là khâu “chốt sổ thuế” quan trọng, xác nhận nghĩa vụ thuế cuối cùng của doanh nghiệp đối với Nhà nước trong năm tài chính đó.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế

Để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi và tránh thiếu sót, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo từng sắc thuế. Một bộ hồ sơ chuẩn thường bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT đã nộp hằng tháng, chứng từ hóa đơn đầu vào – đầu ra kèm theo.
• Các giấy tờ nộp tiền thuế, báo cáo tài chính, sổ cái và sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả.
• Quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK, kèm giấy ủy quyền của người lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán.
• Quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN, cùng báo cáo tài chính, các phụ lục và chứng từ nộp thuế.
• Bảng trích khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, biên bảng đối chiếu công nợ cuối năm.
• Hợp đồng kinh tế và hồ sơ pháp lý: hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh, công văn đến/đi với cơ quan thuế.

Ngoài ra, đối với từng sắc thuế cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị thêm như sau:

3. Quy trình quyết toán thuế

Khi thực hiện quyết toán thuế, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đối chiếu, giải trình khi được kiểm tra. Quy trình cơ bản gồm 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Chứng từ gốc: Sắp xếp hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu – chi, hợp đồng, biên bản thanh lý… theo thứ tự tháng, quý.
• Báo cáo đã nộp thuế: Báo cáo GTGT, TNDN, TNCN, tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính…
• Sổ sách kế toán: Nhật ký chung, nhật ký bán – mua hàng, sổ chi tiết công nợ, bảng khấu hao, nhập – xuất – tồn, sổ quỹ tiền mặt và ngân hàng.
• Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán, lao động, bảng lương, quyết định nhân sự kèm chứng từ liên quan.
• Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, điều lệ, giấy phép đầu tư (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ quyết toán

Doanh nghiệp có thể nộp online qua trang web của Tổng cục thuế hoặc trang dịch vụ công của Cơ quan thuế

• Đăng nhập bằng mã số thuế.
• Chọn chức năng Kê khai quyết toán trực tuyến.
• Nhập thông tin, gửi tờ khai kèm file XML.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế xác nhận hoàn tất nghĩa vụ.
• Nếu có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc khai lại.

4. Những kinh nghiệm và lưu ý khi thực hiện quyết toán thuế

Vào mỗi kỳ tài chính, câu hỏi thường gặp là: quyết toán thuế cần có lưu ý nào quan trọng? Nếu thiếu sót hoặc sai lệch, doanh nghiệp không chỉ bị kéo dài thời gian quyết toán mà còn có nguy cơ bị xử phạt. Dưới đây là những kinh nghiệm và lưu ý quan trọng giúp kế toán chuẩn bị tốt hơn.

4.1. Sắp xếp chứng từ gốc khoa học

• Chứng từ thuế (hóa đơn đầu vào – đầu ra) cần được sắp xếp theo từng tháng, gắn kèm tờ khai GTGT đã nộp.
• Hóa đơn bán ra phải kẹp cùng phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý (nếu có).
• Hóa đơn mua vào kẹp cùng phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu thanh toán và hợp đồng liên quan.
• Trường hợp bán chịu, phải có phiếu kế toán và chứng từ đi kèm.

📌 Mẹo nhỏ: Nên đóng thành tập riêng cho từng tháng để dễ tra cứu và trình bày khi cơ quan thuế yêu cầu.

4.2. Tập hợp đầy đủ các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

• Báo cáo tháng/quý: Tờ khai GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, thuế TNDN tạm tính, thuế môn bài, thuế xuất nhập khẩu (nếu có).
• Báo cáo năm: Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN, hồ sơ hoàn thuế.

4.3. Chuẩn bị hệ thống sổ sách kế toán

• Sổ nhật ký chung, nhật ký mua – bán hàng, thu – chi tiền.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả kèm biên bản đối chiếu cuối năm.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết ngân hàng, sổ cái các tài khoản quan trọng.
• Sổ khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thẻ kho và bảng nhập – xuất – tồn.

📌 Lưu ý: Tất cả sổ sách phải được in, đánh số trang và ký xác nhận theo đúng quy định.

4.4. Quản lý và sắp xếp hợp đồng kinh tế

• Lưu đầy đủ hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động cùng phụ lục kèm theo.
• Đảm bảo có đủ biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý và chứng từ thanh toán hợp pháp.
• Kiểm tra sự khớp nối giữa hợp đồng – hóa đơn – chứng từ để tránh bị loại chi phí khi cơ quan thuế đối chiếu.

4.5. Hoàn thiện hồ sơ pháp lý

• Chuẩn bị giấy phép kinh doanh, điều lệ, giấy phép đầu tư (nếu có) – bản gốc và bản sao công chứng.
• Lưu trữ các công văn đi – đến giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế để phục vụ giải trình.

4.6. Kiểm tra và đối chiếu số liệu trước khi nộp

• Đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp để phát hiện sai lệch.
• So sánh dữ liệu hóa đơn đầu vào – đầu ra với tờ khai đã nộp.
• Kiểm tra công nợ khách hàng và nhà cung cấp, rà soát khoản phải thu – phải trả.
• Đảm bảo chứng từ đã có đầy đủ chữ ký và bút toán định khoản được hạch toán chính xác.
  

Kết luận

Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản giúp kế toán trả lời được câu hỏi “quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?”. Hi vọng với những kiến thức kể trên, kế toán doanh nghiệp sẽ vượt qua mùa quyết toán thuế nhanh chóng và dễ dàng

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2023 tự động cập nhật các biểu mẫu, nghị định, thông tư mới của Nhà nước giúp các doanh nghiệp, đồng thời phần mềm tự động nhắc nhở các doanh nghiệp hạn kê khai, quyết toán và nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế môn bài…giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vì nộp muộn, nộp quá thời hạn. Doanh nghiệp dùng thử, trải nghiệm các tính năng mới của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2023 tại link dưới đây: