Thành lập chi nhánh công ty cổ phần cần gì? Hồ sơ, thủ tục chi tiết

Thành lập chi nhánh công ty cổ phần là giải pháp giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động và phát triển quy mô kinh doanh một cách hợp pháp. Để chi nhánh được cấp phép và vận hành thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về điều kiện, hồ sơ và trình tự thực hiện theo pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây của MISA SME sẽ đề cập chi tiết hơn về vấn đề này. 

1. Khi nào nên thành lập chi nhánh công ty?

Sau một thời gian hoạt động, khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng thị trường, tăng phạm vi hoạt động hoặc phát triển quy mô kinh doanh, việc thành lập chi nhánh là một lựa chọn phù hợp.

Theo Điều 19 Luật Thương mại 2005, chi nhánh của doanh nghiệp có các quyền cơ bản sau:

• Ký kết hợp đồng tại Việt Nam, trong phạm vi nội dung ghi trên giấy phép thành lập chi nhánh
• Thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa phù hợp với ngành nghề đã đăng ký
• Thuê địa điểm, thuê hoặc mua trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của chi nhánh
• Tuyển dụng lao động Việt Nam và lao động nước ngoài theo quy định pháp luật
• Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam
• Sử dụng con dấu mang tên chi nhánh theo quy định hiện hành

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty 

Căn cứ Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh cùng tỉnh hoặc khác tỉnh so với trụ sở chính.

Để được thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  Tên chi nhánh được cấu thành từ các chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu theo quy định
• Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”
• Địa chỉ trụ sở chi nhánh không được đặt tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể không có chức năng kinh doanh
• Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp và không vượt quá ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký

3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần 

Theo khoản 1 điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cổ phần muốn thành lập chi nhánh thì cần phải chuẩn bị hồ sơ có các thành phần như sau: 

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (Mẫu tại Phụ lục II-7 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT do người nhận đại diện theo pháp luật ký 
• Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh: bản sao, có chữ ký của Chủ tọa và Thư ký; đóng dấu tại chữ ký của Chủ tọa và đóng dấu treo ở góc trái trang đầu (không đóng dấu giáp lai).
• Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh: bản sao, do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký và đóng dấu tại vị trí ký tên (không đóng dấu giáp lai).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh: ký và đóng dấu tại vị trí ký tên (không đóng dấu giáp lai).
• Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu không trực tiếp thực hiện), do người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu.

4. Trình tự và thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần 

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ. Tùy theo hình thức, quy trình thành lập chi nhánh công ty cổ phần sẽ có sự khác nhau. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những cách sau: 

4.1 Nộp hồ sơ trực tuyến hoặc nộp qua bưu điện 

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.

Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Lệ phí: 50.000 đồng/lần nộp hồ sơ (theo Thông tư 47/2019/TT

4.2 Đăng ký qua mạng bằng chữ ký số công cộng 

Bước 1: Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải lên các văn bản điện tử, ký xác thực bằng chữ ký số công cộng và thanh toán phí theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Sau khi gửi hồ sơ thành công, hệ thống sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ điện tử.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và thông báo cho doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua hệ thống điện tử.

Lệ phí: Miễn lệ phí đối với hồ sơ nộp qua mạng điện tử

4.3 Đăng ký qua mạng bằng tài khoản đăng ký kinh doanh 

Bước 1: Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, đính kèm hồ sơ, ký xác thực và hoàn tất việc nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp thực hiện theo hình thức ủy quyền, văn bản ủy quyền cần có đầy đủ thông tin liên hệ của người ủy quyền để phục vụ việc xác thực hồ sơ.

Bước 2: Hệ thống cấp Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ:

• Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
  Hồ sơ chưa hợp lệ: Gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung qua hệ thống.

Lệ phí: Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử.

Có thể thấy, thành lập chi nhánh công ty cổ phần đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định về điều kiện, hồ sơ và thủ tục đăng ký. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp chi nhánh nhanh chóng đi vào hoạt động, hạn chế rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.