Quy Chế Công Ty TNHH Một Thành Viên Theo Luật Mới Nhất

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc xây dựng quy chế công ty TNHH một thành viên đóng vai trò quan trọng trong quản trị tài chính, kiểm soát rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ cần xây dựng những nội dung gì và triển khai ra sao cho đúng quy định.

Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về quy chế công ty TNHH một thành viên, bao gồm quản lý vốn, tài sản, doanh thu – chi phí đến phân phối lợi nhuận và kế toán.

1. Quy chế quản lý và sử dụng vốn

Để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và hiệu quả, công ty cần xây dựng quy chế quản lý, sử dụng vốn rõ ràng. Quy chế này giúp kiểm soát nguồn vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành.

1.1 Quyền và nghĩa vụ trong việc sử dụng vốn

Toàn bộ vốn điều lệ của công ty TNHH một thành viên được giao cho công ty chủ động quản lý, sử dụng theo định hướng của chủ sở hữu. Đồng thời, công ty cũng quản lý các nguồn vốn và quỹ khác để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Công ty có trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu về việc bảo toàn, phát triển và sử dụng vốn hiệu quả, nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan như chủ nợ, người lao động và khách hàng.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu phải góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu hoặc hoàn tất thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản). Trong thời gian này, chủ sở hữu có quyền và nghĩa vụ tương ứng với phần vốn đã cam kết.

1.2 Quy định về huy động vốn

Công ty được huy động vốn phục vụ hoạt động kinh doanh thông qua các hình thức như phát hành tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu; vay vốn từ ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc tổ chức tài chính khác, phù hợp quy định pháp luật.

Việc huy động vốn phải tuân thủ các nguyên tắc:

• Tự chịu trách nhiệm về nghĩa vụ hoàn trả

• Đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn

• Không làm thay đổi loại hình sở hữu công ty

Đối với nguồn vốn từ cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài, công ty phải tuân theo quy định về quản lý vay nợ nước ngoài của Chính phủ.

Thẩm quyền phê duyệt hợp đồng vay được quy định:

• Khoản vay lớn hơn vốn điều lệ: do Tổng công ty quyết định

• Khoản vay bằng hoặc thấp hơn vốn điều lệ: do Giám đốc quyết định

Lãi suất vay áp dụng theo thị trường tại thời điểm vay và không được vượt mức lãi suất thị trường khi vay từ cá nhân, tổ chức kinh tế.

Ngoài ra, việc huy động vốn phải đảm bảo không ảnh hưởng đến nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh và chỉ sử dụng tài sản từ vốn nhà nước đúng mục đích.

2. Quy chế quản lý, sử dụng tài sản tại công ty

Quy chế quản lý tài sản giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả việc sử dụng, đầu tư và bảo toàn tài sản. Đồng thời, đây là cơ sở để đảm bảo minh bạch tài chính, nâng cao hiệu suất hoạt động và tuân thủ quy định pháp luật.

2.1 Các quy định chung về TSCĐ

Tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính. Theo quy định tại Mục 1, 2, 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, nội dung cụ thể như sau:

1. Tài sản cố định hữu hình: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

Tài sản cố định vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả…

Tài sản cố định thuê tài chính: là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng.

TSCĐ hữu hình được ghi nhận khi có thời gian sử dụng trên 1 năm, giá trị từ 10.000.000 VNĐ trở lên, xác định được nguyên giá và chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai.

Đối với TSCĐ vô hình, các khoản chi phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định. Nếu không, chi phí sẽ được hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2 Các TSCĐ và hoạt động đầu tư dài hạn

Đầu tư là việc sử dụng vốn để mở rộng, nâng cấp hoặc tạo mới cơ sở vật chất nhằm gia tăng sản lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ trong một thời gian nhất định.

Ban đầu tư có nhiệm vụ lập dự toán, hồ sơ mời thầu, lựa chọn nhà thầu, tham mưu cho Ban Giám đốc và thực hiện nghiệm thu, thanh quyết toán dự án.

Nguồn vốn đầu tư bao gồm vốn chủ sở hữu, vốn vay và vốn liên kết.

Hoạt động đầu tư được chia thành:

• Đầu tư theo kế hoạch: nằm trong chiến lược sản xuất kinh doanh

• Đầu tư đột xuất: phát sinh từ nhu cầu thực tế, quy mô nhỏ

Quy trình đầu tư tại công ty TNHH một thành viên gồm 2 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầu tư (lập dự án, thiết kế, thẩm quyền phê duyệt)

• Giai đoạn 2: Thực hiện đầu tư (đấu thầu, mua sắm, ký hợp đồng, giám sát và nghiệm thu)

2.3 Quy định về mua sắm và xây dựng TSCĐ

Căn cứ Điều 12 Khoản 1 Thông tư 62/2021/TT-BTC, việc mua sắm, xây dựng TSCĐ được quy định như sau:

1. Việc đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản cố định của Công ty thực hiện theo quy định pháp luật về quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp. Trong đó:

a) Thẩm quyền quyết định dự án đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản cố định thực hiện theo quy định tại Điều 24 Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp;

b) Quy định đối với một số trường hợp cụ thể:

– Đối với đầu tư, mua sắm tài sản cố định do Công ty thực hiện, quá trình đầu tư xây dựng, mua sắm phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về xây dựng, pháp luật về đấu thầu và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

– Đối với đầu tư, mua sắm tài sản cố định bên ngoài đưa về sử dụng (kể cả phương tiện vận tải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ), Công ty phải thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

– Đối với việc đầu tư, mua sắm, sử dụng phương tiện đi lại (xe ô tô) phục vụ công tác cho các chức danh lãnh đạo và phục vụ công tác chung, Công ty phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức mua sắm, sử dụng phục vụ công tác bảo đảm công khai, minh bạch, tiết kiệm, hiệu quả theo quy định hiện hành.

Bộ phận kế toán có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý từng TSCĐ, bao gồm nguyên giá, khấu hao và các chứng từ liên quan như hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao.

Công ty cần thường xuyên nâng cấp, cải tạo TSCĐ nhằm nâng cao hiệu suất và áp dụng công nghệ mới. Đồng thời, các phòng ban phải định kỳ bảo dưỡng tài sản như thay dầu, sửa chữa, vệ sinh… để duy trì năng lực hoạt động.

2.4 Quy định về kiểm kê và theo dõi TSCĐ

Kiểm kê tài sản là việc đo đếm, đánh giá số lượng, chất lượng và giá trị TSCĐ tại thời điểm kiểm kê, nhằm đối chiếu với số liệu kế toán.

Mục đích kiểm kê là xác định tình trạng tài sản, đánh giá hiệu quả sử dụng và phát hiện hư hỏng, thất thoát. Kết quả được lập thành biên bản kiểm kê.

Theo Phần 1 Mục 4,5 Quyết Định số 6947/QĐ-UB-KT, quy định như sau:

4. Thời điểm kiểm kê:

Thời điểm kiểm kê tài sản cố định khu vực hành chính sự nghiệp thống nhất trong cả nước vào 0 giờ ngày 01 tháng 01 năm 1998.

5. Chỉ tiêu, phương pháp và nội dung phân tích kiểm kê:

a. Chỉ tiêu kiểm kê cần thu thập gồm:

– Chỉ tiêu hiện vật.

– Chỉ tiêu giá trị.

– Phân tích, mục đích sử dụng của từng loại tài sản trong từng đơn vị.

– Các kiến nghị của đơn vị về xử lý các tài sản thừa, thiếu, tài sản không cần dùng.

Các chỉ tiêu nêu trên phải được thể hiện đầy đủ trong báo cáo kiểm kê của từng đơn vị đồng thời phải tổng hợp theo từng sở-ban-ngành, quận-huyện.

b. Phương pháp kiểm kê:

– Trước khi kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định phải khóa sổ kế toán, xác định số lượng, giá trị từng tài sản hiện có ghi trên sổ sách kế toán đến 0 giờ ngày 01/01/1998.

Việc kiểm kê TSCĐ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Kế toán. Sau kiểm kê, hội đồng kiểm kê phải lập báo cáo tổng hợp.

Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, cần xác định nguyên nhân, xử lý và ghi nhận vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

3. Quy chế quản lý doanh thu, chi phí và kết quả

Quy chế quản lý doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu lợi nhuận và đảm bảo tuân thủ quy định tài chính – kế toán. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định quản trị phù hợp.

3.1 Quy chế quản lý doanh thu

Doanh thu của công ty TNHH một thành viên được quản lý theo 2 loại chính:

• Doanh thu kế toán: bao gồm toàn bộ khoản thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các hoạt động khác của công ty. Doanh thu được ghi nhận thông qua hóa đơn, chứng từ hoặc giấy xác nhận công nợ.

• Doanh thu tính thuế: là doanh thu xác định theo hóa đơn GTGT đã phát hành, phục vụ kê khai và nộp thuế theo quy định.

Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh trong kỳ, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Tất cả doanh thu phải hạch toán bằng đồng Việt Nam; trường hợp phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi theo quy định.

Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc xuất hóa đơn. Đối với hàng bán qua đại lý, doanh thu được xác định khi hàng hóa đã được tiêu thụ.

Lưu ý: Việc hạch toán doanh thu phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và doanh thu ghi nhận là giá chưa bao gồm thuế GTGT.

3.2 Quy chế về chi phí của công ty

Chi phí của công ty là các khoản phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm tài chính. Bao gồm chi phí sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền lương, tiền công, chi phí giao dịch và các chi phí liên quan khác.

Chi phí nguyên vật liệu, năng lượng được tính theo mức tiêu hao thực tế và giá xuất kho. Bao gồm giá vật tư mua ngoài, tự sản xuất hoặc thuê gia công.

Đối với chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, Giám đốc công ty quyết định trên cơ sở phù hợp với hiệu quả sản xuất, kinh doanh và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

3.3 Quy chế quản lý chi hoa hồng

Việc chi hoa hồng môi giới được quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo hiệu quả tài chính và minh bạch trong hoạt động kinh doanh:

• Về thẩm quyền phê duyệt: Công ty không chi hoa hồng cho đại lý bán hàng hoặc khách hàng chỉ định. Mức chi và tỷ lệ hoa hồng phải được Giám đốc phê duyệt.

• Đối tượng hưởng hoa hồng: Các cá nhân, tổ chức có công giới thiệu, tìm kiếm hoặc khai thác hợp đồng cho công ty được hưởng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hợp đồng. Tỷ lệ này có thể điều chỉnh theo từng thời điểm.

• Mức chi hoa hồng: Khoản chi hoa hồng được xem là chi phí môi giới và phải được kiểm soát, không vượt quá 50% lãi thuần từ hợp đồng mang lại.

• Thanh toán hoa hồng: Phải được thỏa thuận trước khi ký hợp đồng. Thông thường, hoa hồng được thanh toán sau khi thanh lý hợp đồng bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc các hình thức hợp lệ khác.

• Hạch toán chi phí: Bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi, hạch toán chi phí hoa hồng như một khoản chi phí bán hàng của công ty.

Lưu ý: Trường hợp chi hoa hồng cho cá nhân không kinh doanh, phải có phiếu chi và đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động môi giới phát sinh.

4. Quy chế phân phối lợi nhuận và quản lý các quỹ

Quy chế phân phối lợi nhuận và quản lý các quỹ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả kết quả kinh doanh, đảm bảo cân đối tài chính và tạo nguồn tích lũy cho phát triển lâu dài. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để phân chia lợi ích và nâng cao phúc lợi cho người lao động.

4.1 Phân phối lợi nhuận

Lợi nhuận của công ty sau khi bù đắp lỗ các năm trước và hoàn thành nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ được phân phối theo các nội dung sau:

• Chia lãi liên kết: Thực hiện phân chia lợi nhuận cho các thành viên góp vốn liên kết theo hợp đồng đã ký kết.

• Bù lỗ: Bù đắp các khoản lỗ của những năm trước theo quy định, sau đó tiếp tục phân bổ vào lợi nhuận trước thuế khi cần thiết.

• Trích quỹ dự phòng tài chính: Trích 10% lợi nhuận để lập quỹ dự phòng tài chính cho đến khi đạt 25% vốn điều lệ thì dừng trích.

• Trích lập quỹ đặc biệt: Thực hiện trích lập các quỹ đặc biệt từ lợi nhuận sau thuế theo tỷ lệ do Nhà nước quy định.

Ngoài ra, đối với nguồn vốn tự huy động (phát hành trái phiếu, vay tổ chức hoặc cá nhân trong và ngoài nước), công ty có trách nhiệm hoàn trả đầy đủ cả gốc và lãi theo cam kết.

4.2 Quản lý các quỹ

Việc quản lý các quỹ nhằm đảm bảo sử dụng đúng mục đích, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

• Quỹ dự phòng tài chính: Dùng để bù đắp tổn thất về tài sản, các khoản công nợ không thu hồi được hoặc xử lý lỗ theo quyết định của đại diện chủ sở hữu.

• Quỹ khen thưởng: Dùng để thưởng định kỳ, thưởng cuối năm hoặc thưởng đột xuất cho cá nhân, tập thể có thành tích trong công việc.

• Quỹ phúc lợi: Sử dụng để xây dựng, sửa chữa công trình phúc lợi, hỗ trợ đời sống người lao động và tham gia các hoạt động chung của doanh nghiệp theo quy định.

Lưu ý: Công ty chỉ được sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ thưởng Ban quản lý điều hành và quỹ phúc lợi sau khi đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn.

5. Kế hoạch tài chính, kế toán, thống kê và kiểm toán