Sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì? 9 việc quan trọng

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, nhiều người vẫn băn khoăn sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì để hoạt động đúng quy định pháp luật. Trên thực tế, chủ hộ còn phải thực hiện nhiều thủ tục quan trọng liên quan đến thuế, hóa đơn, sổ sách và các nghĩa vụ pháp lý khác. Cùng tìm hiểu ngay những việc cần làm sau khi đăng ký hộ kinh doanh để tránh rủi ro và vận hành kinh doanh thuận lợi qua bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME. 

1. Kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, việc đầu tiên chủ hộ cần làm là kiểm tra lại toàn bộ thông tin được ghi trên giấy. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo dữ liệu đăng ký chính xác, tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình hoạt động kinh doanh hoặc khi làm việc với cơ quan thuế.

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Tên hộ kinh doanh có trùng khớp với thông tin đã kê khai hay không
• Địa chỉ trụ sở chính đã được ghi đúng và đầy đủ
• Mã số thuế (nếu đã được cấp trên giấy chứng nhận)
• Ngành nghề kinh doanh đã đăng ký
• Thông tin của chủ hộ kinh doanh

Trường hợp phát hiện sai sót, cần nhanh chóng liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để đề nghị điều chỉnh. Sau khi tiếp nhận yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo sửa đổi và cấp lại giấy chứng nhận trong khoảng 03 ngày làm việc. Lưu ý, chủ hộ không được tự ý chỉnh sửa nội dung trên giấy chứng nhận vì việc này không có giá trị pháp lý.

2. Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế

Mã số thuế là cơ sở pháp lý để xác định danh tính của hộ kinh doanh trong hệ thống quản lý thuế và là điều kiện bắt buộc để thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Theo quy định mới, từ ngày 01/07/2025, mã số thuế cũ sẽ không còn hiệu lực; thay vào đó, số định danh cá nhân (CCCD) của chủ hộ sẽ được sử dụng trong các giao dịch và kê khai thuế.

Hồ sơ đăng ký gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Giấy tờ tùy thân của chủ hộ
• Tờ khai đăng ký thuế mẫu 03-ĐK-TCT
• Bảng kê các địa điểm kinh doanh phụ thuộc (nếu có)

Quy trình đăng ký mã số thuế:

• Trường hợp hộ kinh doanh đăng ký thành lập trực tuyến hoặc thông qua cơ quan đăng ký kinh doanh, mã số thuế thường sẽ được cấp tự động.
• Nếu chưa được cấp mã số thuế, chủ hộ cần liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp tại nơi đặt địa điểm kinh doanh để thực hiện đăng ký.
• Thời gian giải quyết thông thường khoảng 03 – 05 ngày làm việc.

Lưu ý, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu/năm sẽ được miễn thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Đồng thời, từ ngày 01/01/2026, chính sách thuế khoán sẽ bị bãi bỏ, hộ kinh doanh cần thực hiện kê khai thuế dựa trên doanh thu và chi phí thực tế phát sinh.

3. Mở tài khoản ngân hàng cho hộ kinh doanh

Việc mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh giúp tách bạch giữa dòng tiền cá nhân và tiền từ hoạt động kinh doanh. Điều này không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch mà còn thuận tiện cho thanh toán, kê khai thuế và giao dịch điện tử.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính hoặc bản sao công chứng)
• Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (CCCD) áp dụng từ 01/07/2025
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ của chủ hộ (CMND/CCCD)
• Mẫu đăng ký dịch vụ ngân hàng theo quy định của từng ngân hàng

Các bước mở tài khoản:

• Bước 1: Lựa chọn ngân hàng phù hợp dựa trên vị trí giao dịch, mức phí và các tiện ích đi kèm
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại ngân hàng hoặc đăng ký online nếu ngân hàng hỗ trợ
• Bước 3: Ngân hàng tiến hành kiểm tra và xác minh thông tin (thường mất 1–3 ngày làm việc)
• Bước 4: Sau khi hoàn tất, chủ hộ sẽ nhận số tài khoản, thẻ ATM và các thông tin giao dịch liên quan.

4. Kê khai thuế với cơ quan thuế

Sau khi được cấp mã số thuế, hộ kinh doanh cần thực hiện kê khai thuế lần đầu theo quy định để chính thức tham gia hệ thống quản lý thuế.

• Các loại thuế cần kê khai gồm:
  • Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tính trên doanh thu từ hoạt động kinh doanh
  • Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Tính trên thu nhập từ hoạt động kinh doanh

Trường hợp được miễn thuế:

Hộ kinh doanh có doanh thu không quá 500 triệu đồng/năm sẽ được miễn thuế GTGT và thuế TNCN.

Thời hạn kê khai: 

Hộ kinh doanh phải thực hiện kê khai thuế theo tháng, quý hoặc năm tùy theo quy định của cơ quan thuế quản lý.

Thay đổi từ 01/01/2026:

Chính sách thuế khoán sẽ được bãi bỏ, thay vào đó hộ kinh doanh phải kê khai thuế dựa trên doanh thu và chi phí thực tế. Vì vậy, việc ghi chép sổ sách và quản lý tài chính minh bạch sẽ trở nên quan trọng hơn.

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử ngày càng trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt theo các quy định mới ban hành từ năm 2025.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động trong một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Các trường hợp bắt buộc áp dụng:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
• Hoạt động trong các ngành như: siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí…
• Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu và lao động thuộc nhóm siêu nhỏ

Lưu ý:

• Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng hoặc không thuộc ngành bắt buộc vẫn có thể đăng ký hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh khi cần.
• Nếu thuộc diện bắt buộc nhưng không sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, mức xử phạt có thể lên đến 10 triệu đồng.

6. Treo biển hiệu tại địa điểm kinh doanh

Biển hiệu giúp khách hàng dễ dàng nhận diện cơ sở kinh doanh và thể hiện sự chuyên nghiệp của hộ kinh doanh. Dù không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải treo biển, nhưng nếu lắp đặt thì cần tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Thông tin cần thể hiện trên biển hiệu:

• Tên hộ kinh doanh đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký
• Địa chỉ trụ sở kinh doanh
• Số điện thoại liên hệ
• Mã số thuế (nếu có)

Quy định về kích thước:

• Biển ngang: Cao tối đa 2 m, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền
• Biển dọc: Rộng tối đa 1 m, cao tối đa 4 m và không vượt quá chiều cao tầng nhà lắp đặt

Quy định về ngôn ngữ và thiết kế:

• Ưu tiên sử dụng tiếng Việt
• Nếu có thêm tiếng nước ngoài, kích thước chữ không được lớn hơn 3/4 chữ tiếng Việt và phải đặt phía dưới
• Logo không chiếm quá 20% diện tích biển hiệu
• Không được quảng cáo sản phẩm trực tiếp trên biển

Vị trí lắp đặt:

• Treo tại mặt trước hoặc cổng cơ sở kinh doanh
• Không che lối thoát hiểm hoặc khu vực phòng cháy chữa cháy
• Không lấn chiếm vỉa hè, lòng đường
• Khoảng cách tối thiểu 1 m giữa các biển hiệu liền kề theo quy định mới năm 2025

Lưu ý:

• Biển hiệu có diện tích từ 20 m² trở lên và sử dụng khung kim loại phải xin giấy phép xây dựng, thời gian giải quyết khoảng 7 ngày làm việc.
• Vi phạm quy định về kích thước, nội dung hoặc vị trí có thể bị xử phạt từ 5 – 20 triệu đồng và buộc tháo dỡ.

7. Lập sổ sách kế toán và quản lý tài chính

Việc ghi chép sổ sách kế toán không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn giúp hộ kinh doanh quản lý doanh thu, chi phí và phục vụ việc kê khai thuế.

Đối tượng phải lập sổ sách kế toán:

• Tất cả các hộ kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán từ năm 2026
• Hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp kê khai

Các loại sổ kế toán cần duy trì:

• Sổ chi tiết doanh thu (Mẫu S1-HKD): Ghi nhận toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (Mẫu S2-HKD): Theo dõi nhập – xuất – tồn và giá vốn hàng hóa
• Sổ chi tiết chi phí (Mẫu S3-HKD): Ghi nhận các khoản chi phí phục vụ kinh doanh
• Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (Mẫu S4-HKD): Theo dõi các khoản thuế phải nộp
• Sổ theo dõi tiền lương và bảo hiểm (Mẫu S5-HKD): Quản lý lương và các khoản bảo hiểm của người lao động
• Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S6-HKD): Ghi chép các khoản thu – chi tiền mặt
• Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S7-HKD): Theo dõi các giao dịch qua tài khoản ngân

Nguyên tắc ghi chép:

• Thực hiện đầy đủ, liên tục và chính xác dựa trên chứng từ gốc
• Doanh thu trong sổ phải khớp với dữ liệu trên tờ khai thuế
• Ghi chép kịp thời, tránh dồn chứng từ cuối kỳ
• Có thể ghi chép bằng phần mềm điện tử hoặc thủ công

Khóa sổ và lưu trữ:

• Khóa sổ vào cuối kỳ kế toán (tháng, quý hoặc năm) trước khi lập báo cáo
• Sau khi khóa sổ, số liệu không được thay đổi trừ khi sửa theo quy định
• Lưu trữ sổ sách tối thiểu 05 năm
• Có thể lưu dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử nhưng phải đảm bảo khả năng tra cứu và bảo mật.

8. Xin giấy phép chuyên ngành hoặc chứng chỉ hành nghề (nếu cần)

Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu phải có giấy phép chuyên ngành ngoài giấy đăng ký hộ kinh doanh. Các lĩnh vực phổ biến gồm:

• Kinh doanh dịch vụ ăn uống (giấy chứng nhận an toàn thực phẩm)
• Bán lẻ rượu, bia
• Sản xuất rượu thủ công (áp dụng từ 01/07/2025)
• Môi giới bất động sản
• Dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa
• Du lịch và các ngành nghề có điều kiện khác

Quy trình thực hiện thường gồm:

• Xác định ngành nghề thuộc danh mục kinh doanh có điều kiện
• Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành
• Nộp hồ sơ và chờ thẩm định (thời gian xử lý thường 5–15 ngày làm việc)

Các loại giấy phép này có thời hạn sử dụng và cần gia hạn đúng quy định. Nếu kinh doanh khi chưa có giấy phép hoặc giấy phép hết hạn, mức phạt có thể lên đến 50 triệu đồng.

9. Đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động (và chủ hộ từ 01/07/2025)

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, từ 01/07/2025, hộ kinh doanh phải tham gia BHXH bắt buộc cho cả người lao động và chủ hộ.

• Người lao động phải được đăng ký tham gia BHXH trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động.
• Chủ hộ kinh doanh tham gia BHXH theo mức thu nhập lựa chọn, tối thiểu khoảng 585.000 đồng/tháng.

Hồ sơ đăng ký gồm:

• Tờ khai tham gia BHXH của hộ kinh doanh
• Tờ khai của từng người lao động

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến. Thời gian giải quyết tối đa 05 ngày làm việc. Sau khi hoàn tất, mỗi cá nhân sẽ được cấp mã số BHXH riêng.

Trường hợp không thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 50 – 75 triệu đồng.

Nhìn chung, việc nắm rõ sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì sẽ giúp chủ hộ thực hiện đúng các nghĩa vụ như kê khai thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, treo biển hiệu và quản lý sổ sách kế toán. Thực hiện đầy đủ các thủ tục này không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp mà còn hạn chế rủi ro bị xử phạt trong quá trình kinh doanh. Chủ động tìm hiểu sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì ngay từ đầu sẽ giúp việc vận hành kinh doanh ổn định và hiệu quả hơn.