Quy định mới về máy tính tiền hộ kinh doanh từ 01/6/2025 bạn cần biết

Từ năm 2025, quy định về máy tính tiền hộ kinh doanh gắn với hóa đơn điện tử đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều cá nhân, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn băn khoăn: mình có thuộc diện áp dụng không, đăng ký như thế nào và nếu không thực hiện thì có bị xử phạt hay không? Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME để nắm rõ đối tượng bắt buộc, mức phạt và hướng dẫn đăng ký chi tiết, giúp bạn chủ động tuân thủ đúng quy định.

1. Các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hộ kinh doanh 

Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
• Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền (theo khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế)
• Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (theo khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế).

2. Mức xử phạt khi hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Căn cứ Điều 24 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc nhưng không đăng ký hoặc không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ vi phạm như sau:

• Phạt từ 2 – 4 triệu đồng nếu lập sai loại hóa đơn theo quy định và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế
• Phạt từ 5 – 10 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng
• Phạt từ 2 – 4 triệu đồng đối với trường hợp đã đăng ký sử dụng nhưng:
  • Không kết nối, không chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế
  • Hoặc chưa sử dụng, sử dụng chưa đầy đủ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh 

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng

Trước tiên, HKD cần kiểm tra xem mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hay không.

Bước 2: Thực hiện đăng ký sử dụng

Người nộp thuế tiến hành đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Tùy từng trường hợp, cách đăng ký sẽ khác nhau:

• Trường hợp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc diện dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền: Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không mất phí: Có thể đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua đơn vị được ủy thác cung cấp dịch vụ
• Trường hợp kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan thuế: Thực hiện đăng ký tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký

Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận đăng ký (Mẫu 01/TB-TNĐT) qua:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu đăng ký qua đơn vị trung gian)
• Hoặc email đã đăng ký với cơ quan thuế (đối với một số trường hợp đặc thù như kinh doanh nền tảng số, thương mại điện tử không có cơ sở thường trú tại Việt Nam)

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký

Cơ quan thuế sẽ phản hồi bằng thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký (Mẫu 01/TB-ĐKĐT), gửi qua:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Hoặc gửi trực tiếp đến hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh

Có thể thấy, việc triển khai máy tính tiền hộ kinh doanh không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là giải pháp giúp quản lý doanh thu minh bạch, chuyên nghiệp hơn. Chủ động đăng ký và áp dụng sớm sẽ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro xử phạt, đồng thời tối ưu vận hành hiệu quả trong dài hạn. Nếu bạn đang chuẩn bị chuyển đổi, đây chính là thời điểm phù hợp để bắt đầu.