Hướng dẫn in và kê khai hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ là khâu đầu tiên của chuỗi hạch toán, quyết định sự đúng sai trong thực hiện các quy định về tài chính. Sau đây là hướng dẫn của chuyên gia thuế đối với công tác này.

1. Câu hỏi của bạn đọc tại hòm thư điện tử [email protected]

Hỏi: Đơn vị tôi thành lập năm 2009, doanh thu hàng năm dưới 1 tỷ và mới làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT để in hóa đơn trực tiếp theo Luật số 31/2013/QH13. Vậy khi in mới hóa đơn trực tiếp bên tôi có phải làm đơn đăng ký in, phát hành và sử dụng hóa đơn hay không, hay chỉ liên hệ với nhà in và thông báo phát hành với cơ quan thuế như bình thường (vì khi đi liên hệ với nhà in thì họ yêu cầu bên tôi làm đơn, nhưng đơn đó lại ghi là dành cho doanh nghiệp (DN) mới thành lập và hoạt động dưới 12 tháng).

Trả lời:

Do thông tin bạn cung cấp không đầy đủ về tình hình DN của bạn (trước đã sử dụng hóa đơn tự in hay đặt in), chúng tôi cung cấp cho bạn các quy định chung như sau:

Luật thuế GTGT số 31/2013/QH13 (Khoản 5 Điều 1) có quy định phương pháp trực tiếp tính trên GTGT được áp dụng đối với DN có doanh thu hàng năm dưới mức ngưỡng doanh thu một tỷ đồng.

Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (Khoản 2 Điều 3) quy định tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng.

Công văn số 431/TCT-TVQT ngày 14/2/2014 của TCT có hướng dẫn cụ thể về việc quản lý, sử dụng hóa đơn đối với trường hợp người nộp thuế (NNT) đang sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng chuyển sang sử dụng hoá đơn bán hàng: NNT cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; Lập bảng kê số lượng hoá đơn giá trị gia tăng tự in, đặt in đã thông báo phát hành còn tồn không được tiếp tục sử dụng; Hủy số hóa đơn giá trị gia tăng không tiếp tục sử dụng theo quy định tại thông tư 64/2013/TT-BTC; Trường hợp NNT chưa kịp tự in, đặt in hóa đơn bán hàng, cơ quan thuế xem xét bán hóa đơn cho NNT đủ dùng trong thời gian 2 tháng (tháng 1, tháng 2 năm 2014).

– Thủ tục đặt in hóa đơn

– Mẫu đăng ký đặt in hóa đơn có ghi “Dành cho doanh nghiệp mới thành lập dưới 12 tháng và in hóa đơn lần đầu”.

Do vậy nếu đây là lần in hóa đơn đầu tiên của DN bạn thì bạn vẫn dùng đơn đăng ký đó. Trường hợp đây không phải là in hóa đơn lần đầu của DN bạn thì DN bạn chỉ cần liên hệ với nhà in và thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

2. Câu hỏi của bạn đọc tại hòm thư điện tử [email protected]

Hỏi: Tôi là sinh viên mới ra trường đang học việc có vấn đề sau xin được hỏi: khi kê khai thuế của hàng hóa, dịch vụ mua vào tôi thấy có các hóa đơn của công ty khác bán hàng cho công ty tôi (như dịch vụ ăn uống) không ghi thuế GTGT. Vậy tôi có phải kê khai vào không, và nếu kê khai thì cho vào mục hàng hóa không đủ điều kiện khấu trừ có đúng không?

Trả lời:

Để kê khai hàng hóa dịch vụ mua vào, bạn kê vào bảng kê số 01-2 GTGT. Căn cứ để lập bảng kê: Là các hoá đơn GTGT, chứng từ, biên lai nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu của hàng hóa dịch vụ (HHDV) mua vào trong kỳ tính thuế.

Riêng các hoá đơn bán hàng thông thường (không phải hoá đơn GTGT), hoá đơn bất hợp pháp, hoá đơn quá 6 tháng chưa kê khai thì không ghi vào bảng kê.

Do đó, tùy vào hàng hóa mà Công ty bạn mua có chịu thuế GTGT hay không, hóa đơn mua hàng mà công ty bạn nhận là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng. Trường hợp hóa đơn mua vào là hóa đơn bán hàng thì bạn không phải kê khai vào bảng kê.

Khai vào mục 2 tại Bảng kê hàng hóa không đủ điều kiện khấu trừ đối với các hóa đơn HHDV mua vào nhưng không đủ điều kiện được khấu trừ thuế (hóa đơn, chứng từ của hàng hóa không chịu thuế GTGT, không được khấu trừ thuế; các hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ như ghi thiếu, sai thông tin, tẩy xoá… theo quy định của Pháp luật).