Cân bằng giữa kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp, được áp dụng tại bất cứ doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, mặc dù áp dụng hàng ngày, nhưng khái niệm KSNB chưa được hiểu và áp dụng một cách đúng đắn và bài bản tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Hệ quả là hệ thống KSNB không phát huy hết tác dụng, dẫn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bị hạn chế. Vậy, KSNB phải được hiểu và áp dụng như thế nào nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp?

Các yếu tố cấu thành khung KSNB

“Kiểm soát” được định nghĩa là bất kỳ hành động nào được thực hiện để giảm nhẹ hoặc quản lý rủi ro và giúp cho các hoạt động kinh doanh/ quy trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. KSNB là quy trình được thiết kế, thực hiện và duy trì bởi những người chịu trách nhiệm về quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác nhằm đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu đề ra, liên quan đến: độ tin cậy của báo cáo tài chính và các thông tin liên quan khác; hiệu quả của hoạt động kinh doanh; tuân thủ pháp luật và các quy định pháp lý.

Ủy ban Các tổ chức tài trợ (COSO) đã xác định các yếu tố cấu thành nên khung KSNB như sau:

– Môi trường kiểm soát: Phản ánh triết lý quản lý và phong cách hoạt động – “tiếng nói từ phía trên” và bao gồm tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực của nhân sự trong doanh nghiệp.

– Đánh giá rủi ro: Là sự nhận diện và phân tích các rủi ro liên quan. Đánh giá rủi ro thiết lập các mục tiêu, gắn liền các mục tiêu này với các cấp khác nhau trong doanh nghiệp một cách thống nhất.

– Các hoạt động kiểm soát: Bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực thi các định hướng quản lý. Hoạt động kiểm soát được triển khai tại doanh nghiệp, ở tất cả các phòng ban chức năng và ở các cấp quản lý.

– Trao đổi thông tin: Hệ thống thông tin lập báo cáo, bao gồm thông tin hoạt động, tài chính và tuân thủ. Trao đổi thông tin diễn ra ở mọi góc độ của doanh nghiệp: rộng hơn, từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và trong toàn doanh nghiệp.

– Giám sát: Quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp. Giám sát diễn ra trong suốt quá trình hoạt động.

KSNB không chỉ dừng lại ở quan điểm truyền thống là tập trung vào vấn đề tài chính. KSNB hiện nay còn tập trung nhiều vào quản lý rủi ro, mở rộng các yêu cầu về tuân thủ ra các vấn đề phi tài chính khác. KSNB cũng chuyển từ kiểm soát sang xu hướng cải tiền quy trình.

Như vậy, một hệ thống KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng; giúp giảm rủi ro thiệt hại đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp; đảm bảo việc tuân thủ với các quy định về pháp lý, chính sách và các quy định, thủ tục nội bộ; góp phần duy trì một hệ thống báo cáo tài chính và quản lý đáng tin cậy.

Vấn đề ở đây là làm thế nào để pháp huy được hiệu quả của hệ thống KSNB trong mỗi doanh nghiệp.

Cân bằng giữa mức độ kiểm soát và hiệu quả hoạt động

Ngày nay, các doanh nghiệp đã và đang nhận thức rõ tầm quan trọng của KSNB, bởi vì một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng và là nền tảng giúp doanh nghiệphoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tìm ra cách thức kiểm soát phù hợp. Kiểm soát cũng giống như túi khí an toàn trong xe hơi, được đặt tại nơi được cho nhiều là rủi ro. Nhiệm vụ của nhà sản xuất là mang lại sự an toàn cho người sử dụng, nhưng cũng đảm bảo tính tiện ích và thẩm mỹ của chiếc xe đó. Tương tự như vậy, với các doanh nghiệp, câu trả lời không chỉ dừng lại ở việc liệu doanh nghiệp đó có thể kiểm soát được các rủi ro tiềm tàng hay không, mà doanh nghiệp có thể kiểm soát rủi ro đó như thế nào để hiệu quả hoạt động kinh doanh vẫn được đảm bảo.

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin tự giới thiệu phương pháp tối ưu hóa hệ thống KSNB (xem hình 1). Theo đó, trọng tâm là việc cân bằng giữa mức độ kiểm soát và hiệu quả hoạt động.

Để đạt hiệu quả, hoạt động kiểm soát cần phải được tích hợp vào các quy trình kinh doanh và phục vụ cho cả hai mục đích tuân thủ và nâng cao hoạt động.

Làm thế nào để tối ưu hóa hệ thống KSNB?

Tối ưu hóa hệ thống KSNB là một quá trình được thực hiện trên quy mô toàn doanh nghiệp, đòi hỏi sự phối hợp của các bộ phận. Để thực hiện được mục tiêu tối ưu hóa hệ thống KSNB, doanh nghiệp cần xác định được mức độ hoàn thiện của hệ thống KSNB hiện tại cũng như mong muốn trong tương lai. doanh nghiệp cũng cần xem xét đến các lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra để hoàn thiện hệ thống này.

Việc tối ưu hóa hệ thống KSNB được thực hiện qua 4 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá hiện trạng hệ thống KSNB. Đánh giá hiệu quả của các điểm kiểm soát, khả năng ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro đối với doanh nghiệp. Phạm vi đánh giá bao gồm: tính hợp lý trong việc thiết kế các điểm kiểm soát giúp giảm thiểu rủi ro đối với doanh nghiệp và quy trình có liên quan; tính hiệu lực trong việc thực hiện triển khai các điểm kiểm soát và ảnh hưởng của việc không tuân thủ các điểm kiểm soát.

Giai đoạn 2: Xác định các thiếu hụt. Doanh nghiệp cần tiến hành so sánh thực tế về KSNB tại doanh nghiệp với thông lệ kiểm soát của ngành nhằm xác định những điểm thiếu hụt/kém hiệu quả trong kiểm soát. Ngoài ra, cần phân tích nguyên nhân của các thiếu hụt/kém hiệu quả nói trên và hậu quả tương ứng.

Giai đoạn 3: Đưa ra các giải pháp hoàn thiện. Ở giai đoạn này, sau khi đã xác định được các thiếu hụt/yếu kém trong hệ thống KSNB, doanh nghiệp cần tiến hành tìm kiếm các giải pháp cải tiến phù hợp dựa trên việc xác định và phân tích các thiếu hụt cũng như sự kém hiệu quả trong việc thực hiện các kiểm soát trên phạm vi toàn doanh nghiệp.

Giai đoạn 4: Thực hiện các giải pháp. Doanh nghiệp cần xác định mức độ ưu tiên của các giải pháp dựa trên thông lệ kiểm soát tốt nhất và các yêu cầu chiến lược khác cũng như khả năng thực hiện các cải tiến này để có thể xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động phù hợp và hiệu quả nhất.

(Theo kiemtoan.com.vn)