Phòng chống gian lận tại doanh nghiệp

Gian lận có thể giảm thiểu được nếu HĐQT hiểu rõ nguyên nhân xảy ra gian lận, kiên quyết nỗ lực để phòng ngừa và phát hiện gian lận. Được trang bị tốt để phòng chống gian lận sẽ giúp doanh nghiệp tránh những thất thoát và tổn thất về uy tín cũng như doanh thu.

Tại sao xảy ra gian lận?

Viện Kiểm toán viên nội bộ của Hoa Kỳ định nghĩa, gian lận là các hành vi bất thường và phi pháp mang chủ ý lừa dối, hay đưa thông tin thiếu chính xác mà cá nhân đó biết rõ là sai hoặc tin là không đúng. Người có hành vi gian lận biết rõ hành vi đó có thể đem lại lợi ích bất hợp pháp cho cá nhân hoặc tổ chức nào đó. Gian lận có thể do người bên trong hoặc bên ngoài tổ chức thực hiện.

Các loại hình gian lận phổ biến bao gồm gian lận báo cáo tài chính, biển thủ tài sản và tham nhũng.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, nhân viên sẽ thực hiện hành vi gian lận khi có áp lực, cơ hội và khả năng hợp lý hóa/thái độ.

Áp lực hoặc lợi ích là lý do để một cá nhân thực hiện hành vi gian lận. Áp lực và lợi ích có thể là khoản tiền thưởng hoặc phần thưởng về tài chính dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu tài chính của công ty hoặc bộ phận (ví dụ, tăng trưởng doanh thu, giá cổ phiếu); áp lực hoàn thành các chỉ tiêu phân tích, duy trì xu hướng hoặc phải tuân lệnh ban điều hành; các khoản nợ cá nhân vượt quá tầm kiểm soát; gia đình có người ốm nặng dẫn đến các áp lực về tinh thần và/hoặc tài chính.

Cơ hội xuất hiện khi không có hoạt động kiểm soát trong công ty hoặc hệ thống kiểm soát kém hiệu quả dẫn đến hành vi gian lận. Kiểm soát kém hiệu quả thể hiện ở việc ban điều hành lạm quyền bỏ qua các biện pháp kiểm soát; ban điều hành gây tác động (ví dụ, yêu cầu nhân viên làm giả hồ sơ tài liệu); không có sự phân tách trách nhiệm; có các thiếu sót trọng yếu trong việc xây dựng các biện pháp kiểm soát; các biện pháp kiểm soát không hoạt động như thiết kế ban đầu.

Khả năng hợp lý hóa hoặc thái độ là khả năng biện minh cho hành vi gian lận. Ví dụ, người có hành vi gian lận trong việc làm sai lệch hoặc tăng số liệu trong báo cáo tài chính, có lý do tin rằng hành vi gian lận chỉ sai trong ngắn hạn, nhưng sẽ trở thành đúng nếu kết quả hoạt động hoặc tình hình tài chính của công ty tốt hơn trong kỳ tới, hoặc biện minh rằng “tôi chỉ làm theo yêu cầu”. Khả năng xảy ra gian lận sẽ cao hơn nếu cá nhân đó là người “xấu”, có thái độ, tính cách, hoặc đạo đức cho phép người đó cố tình thực hiện hành vi không trung thực.

Các loại hình gian lận rất khác nhau, nhưng mọi kẻ gian đều suy nghĩ giống nhau. Sơ đồ dưới đây của Joseph T. Wells (“Let Them Know Someone’s Watching”, Journal of Accountancy, Tháng 5/2002) minh họa cách kẻ gian suy nghĩ. (Xem sơ đồ dưới).

Phần lớn gian lận đều bắt đầu từ những điều nhỏ, sau đó tăng dần. Nếu người ta cho rằng, họ sẽ bị bắt nếu thực hiện hành vi gian lận thì chưa chắc họ sẽ gian lận. Do vậy, cần thiết phải có các biện pháp phòng ngừa và phát hiện gian lận.

Bạn đã được trang bị để chống lại gian lận chưa?

Trong bối cảnh tình hình gian lận gia tăng, thành viên HĐQT kiểm toán độc lập, các cơ quan thực thi pháp luật và các bên liên quan khác đã nâng cao nhận thức và kỳ vọng ở hành vi kinh doanh và thông lệ quản trị của DN. Sự quan tâm của họ đã đặt ban điều hành cấp cao trước những câu hỏi sau về việc DN đối phó thế nào với rủi ro gian lận:

– Bạn có các biện pháp quản trị gian lận và quy trình nhận biết rủi ro gian lận phù hợp không?

– Bạn có biết các loại rủi ro gian lận nào phổ biến nhất trong ngành của bạn không? Bạn có biết các loại gian lận nào dễ xảy ra tại các một số bộ phận kinh doanh hoặc địa phương của bạn không?

– Bạn có các biện pháp kiểm soát nội bộ đủ khả năng giảm thiểu rủi ro gian lận không? Bạn có các biện pháp kiểm soát tự động có thể phát hiện các hành vi gian lận không?

– Bạn có kiểm tra tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và phát hiện không?

– Bạn có các quy định về điều tra gian lận để áp dụng khi phát hiện gian lận không?

Chương trình quyết tâm phòng chống gian lận có thể là bằng chứng hữu hình về văn hóa trung thực; giúp ngăn chặn gian lận và hỗ trợ phát hiện sớm; hạn chế các bất ngờ tiêu cực làm ảnh hưởng tới uy tín, độ tin cậy và giá cổ phiếu; và nâng cao niềm tin của các bên liên quan chính.

Chương trình phòng chống gian lận giúp ban điều hành cấp cao đánh giá từng yếu tố của mô hình phòng chống gian lận, xác định cơ hội cải tiến, đưa ra quy trình áp dụng các cải tiến đó, và giúp ban lãnh đạo trong việc giám sát tính hiệu quả của chương trình này.

Cách tiếp cận thực tế

Sơ đồ dưới đây minh họa chương trình phòng chống gian lận mà các công ty có thể áp dụng, và nêu lên 6 yếu tố chính của chương trình này. (Xem sơ đồ dưới).

Thiết lập văn hóa chung phù hợp trong tổ chức bao gồm:

– Bộ quy tắc ứng xử – thúc đẩy hành vi trung thực và phù hợp đạo đức;

– Các chính sách phòng chống gian lận – thiết lập các chính sách hướng dẫn nhân viên trong những vấn đề phức tạp, đưa ra quy trình báo cáo các nghi ngờ về gian lận và hỗ trợ/bảo vệ người tố giác;

– Đào tạo nâng cao nhận thức về gian lận – giáo dục nhân viên về quy tắc ứng xử của DN, giúp nhân viên hiểu về quy trình báo cáo các hành vi nghi ngờ có gian lận và truyền thông về các biện pháp kỷ luật có thể áp dụng trong trường hợp gian lận.

Các biện pháp phòng ngừa nhằm xác định và giảm thiểu các rủi ro gian lận cụ thể bao gồm:

– Đánh giá rủi ro gian lận – xác định các lĩnh vực dễ bị các loại gian lận như loại gian lận phổ biến với đa số DN, loại gian lận cụ thể trong ngành nghề kinh doanh của DN và/hoặc rủi ro phổ biến tại khu vực địa lý cụ thể;

– Giám sát, kiểm soát – đối chiếu rủi ro gian lận xác định được từ quy trình đánh giá rủi ro với các biện pháp kiểm soát và đánh giá hiệu quả của các kiểm soát đó trong việc phòng ngừa hoặc phát hiện gian lận.

Các phương thức đối phó cần áp dụng khi có nghi vấn về gian lận hoặc khi phát hiện gian lận bao gồm:

– Kế hoạch đối phó với gian lận – thiết lập quy định điều tra, trong đó có bao gồm việc phân tích nguyên nhân sâu xa của vấn đề, qua đó xác định các biện pháp điều chỉnh nhằm ngăn ngừa hoặc phát hiện được gian lận trong tương lai và củng cố quy trình kỷ luật đảm bảo tính nhất quán.

Để áp dụng thành công chương trình phòng chống gian lận cần có kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm. Mỗi đơn vị cần đánh giá đúng mức tầm quan trọng của chương trình phòng chống gian lận dựa trên quy mô và thực trạng của mình.