Hà cớ gì phải hà tiện lời khen

Khen ngợi là hoạt động có sức mạnh nhất mà nhà quản lý có thể làm

Quả thực, nó là “chìa khoá” vàng trong việc đào tạo nhân viên và nguyên tắc lấy thành công của mỗi nhân viên là thành công của chính bạn.

Khen ngợi nhằm vào việc củng cố hành vi, đưa nhân viên tiến tới gần mục tiêu của nhà quản lý hơn. Trong những bí quyết quản lý thành công như: đặt mục đích, khen ngợi, khiển trách…, thì khen ngợi là quan trọng nhất. Bởi nó sẽ là yếu tố giúp nhân viên nhận ra được đích cần đạt tới, khiến họ nhìn thấy được động lực phấn đấu và yêu thích công việc.

Để bắt đầu, bạn hãy nhìn khắp tổ chức mình và bạn sẽ thấy lúc nào bạn có thể “bắt một ai đó làm cái gì ngay lập tức”, hãy cho nhân viên đó “một lời khen ngợi”.

Ngay lập tức và cụ thể

Để sự khen ngợi có hiệu quả thì phải tiến hành ngay lập tức và cụ thể. Hãy nói chính xác, càng sớm càng tốt, với một nhân viên rằng: anh/chị đã làm đúng một việc gì đó. Ví dụ: anh đã viết rất tốt và trình bày tốt bản báo cáo cuối tháng của phòng; hay: ban giám đốc đánh giá rất cao khả năng của anh và phòng chúng ta.

Hãy sử dụng những dẫn chứng cụ thể bằng số hay tình huống cụ thể để khen ngợi như: “Năng suất phân xưởng chúng ta tăng 10% năm nay”; hoặc “Báo cáo của anh đã giúp công ty chúng ta thắng lợi trong hợp đồng với công ty A”. 

Những nhận xét quá chung chung như “Cảm ơn những cố gắng của anh”, “Rất cảm ơn anh”, “Tôi không biết phải làm gì nếu không có anh”, hoặc “Hãy làm việc tốt như vậy nhé”, thường ít vẻ thành thực và do vậy kém hiệu quả. 

Để tránh khen ngợi một cách bừa bãi, trước hết phải biết nhân viên đã làm chính xác việc gì. Nhà quản lý phải ghi chép thời gian quan sát hành vi của nhân viên và đặc biệt khen ngợi những tiến bộ của họ khi nhận thấy.

Hãy nói lên cảm tưởng của mình

Sau khi khen ngợi nhân viên của mình, hãy nói cho họ rõ bạn cảm thấy như thế nào về việc họ đã làm. Không nên nói theo kiểu bác học thâm thuý quá mức. Hãy nói thật lòng những cảm nghĩ từ tâm can mình: “Tôi hết sức hãnh diện sau khi nghe anh trình bày báo cáo tài chính tại bàn hội nghị các giám đốc. Rất cảm ơn anh”. Mặc dù những lời khen ngợi không chiếm mất nhiều thời gian nhưng chúng có thể có hiệu lực rất lâu bền. 

Để giúp các nhà quản lý nắm vững kỹ năng khen ngợi, có một số phân tích như sau:

Một, phân tích trước khi khen ngợi: Bạn khen ngợi vì cảm thấy hôm đó tốt đẹp hay vì thấy nhân viên đó đáng khen ngợi? Bạn khen ngợi vì hoàn thành nhiệm vụ mới được giao hay khen ngợi vì hoàn thành vượt mức nhiệm vụ đã tiến hành từ trước? 

Trước đây, bạn có khen ngợi hành vi tương tự của người đó không? Có thể xảy ra việc người ta cảm thấy gượng gạo vì được khen ngợi không? Có người nào khác trong công ty/tổ chức khác có liên quan mà bạn cũng nên khen ngợi không?

Hai, phân tích sau khi khen ngợi: việc khen ngợi có dẫn tới nâng cao sự gắn bó và tạo thêm động lực cho người được khen ngợi không? Bạn có khen ngợi quá mức, không đúng với thực tế công việc không? Nếu có thì tại sao? Bạn có nói thêm “Nhưng mà…” và cung cấp thông tin phản hồi ít nhiều có tính chất phê phán không?

Hãy “hào phóng” khi ban tặng lời khen

Một điều quan trọng cần nhớ trong vấn đề khen ngợi, đó là đừng chờ đợi một công việc thật sự hoàn mĩ rồi mới tiến hành khen ngợi, mà hãy khen ngợi những người mà kết quả đạt được gọi là gần đúng hay tương đối đúng. 

Thông thường mong muốn của chúng ta là hướng tới những gì là “hoàn toàn đúng”, vì thế nếu bạn chờ đợi đến khi tất cả là hoàn hảo trước khi thừa nhận hãy khen ngợi thì có thể sẽ không bao giờ có. Hãy dành ít nhất 2 giờ trong tuần để khen ngợi. Hãy ghi điều đó vào lịch, sổ tay làm việc của bạn.