Khen thưởng: Làm thế nào cho công bằng?

Việc khen thưởng có thể là một công cụ khuyến khích tốt ngay cả đối với những người đang làm công ở các doanh nghiệp nhỏ nhất. Khen thưởng cũng có thể là một việc lãng phí về tiền bạc. Vấn đề quan trọng là lên kế hoạch và thực hiện khen thưởng như thế nào.

Việc khen thưởng một cách đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nổ lực dẫn tới sự thành công của công ty nhờ việc khen thưởng những người đã có đóng góp công sức cụ thể cho công ty. Việc khen thưởng không thỏa đáng sẽ gây bực mình cho những người đang mong chờ được khen thưởng và họ có thể cảm thấy thất voïng với những gì mà họ nhận được.

Để việc khen thưởng đem lại những kết quả như mong muốn, hãy gắn chúng vào những mục tiêu rõ ràng. Đầu năm là thời điểm tốt để đề ra mục tiêu. Các mục tiêu này cần phải cụ thể, không xa vời và gắn liền với sự phát triển kinh doanh của công ty. Các bước thực hiện sau đây sẽ giúp bạn lập ra các mục tiêu khen thưởng đúng đắn :

Nhân viên thường là nguồn thông tin tốt nhất về những mục tiêu gắn với công việc cụ thể nhằm góp phần làm tăng năng suất chung, khả năng đáp ứng hay các mục tiêu kinh doanh khác. Nhờ tham gia vào quá trình xác định mục tiêu, họ sẽ gạt bỏ đi sự không hài lòng do việc áp đặt mục tiêu từ phía những người quản lý.

Tối thiểu nửa năm một lần phải làm việc này để đảm bảo các mục tiêu vẫn còn ý nghĩa và nhân viên vẫn đang đi đúng hướng. Các công ty lớn thường đề ra các mục tiêu cố định nhưng các công ty nhỏ hơn thường hay có sự thay đổi.

Không nên đặt các mục tiêu như “Hãy làm việc tốt hơn “, bởi vì những mục tiêu chung chung đó không hướng dẫn người lao động các bước cần phải thực hiện. Một ví dụ về mục tiêu mang tính xây dựng là : “Hãy tăng thêm một phần ba thời gian trả lời các cuộc gọi của khách hàng ” hoặc “Hãy giảm khiếu nại của khách hàng xuống một nửa “.

Không nên tự động cho rằng tiền thưởng phải gắn với việc tăng doanh thu hay tăng doanh lợi. Chẳng hạn, điều quan trọng nhất trong một năm kinh doanh nào đó lại là giảm chi phí hay nâng cao hình ảnh của công ty. Hãy gắn việc khen thưởng vào một mục tiêu quan trọng như thế hơn là với một mục tiêu truyền thống.

Nhiều nhà quản lý có xu hướng đề ra các mục tiêu quá cao khiến cho nhân viên nản lòng và làm giảm động lực thúc đẩy, điều đó sẽ triệt tiêu giá trị của các mục tiêu đặt ra.

Nếu bạn không đưa ra các mục tiêu cho những người lao động của công ty vào Tháng Giêng vừa qua thì cũng không có nghĩa là bạn sẽ không thể thực hiện khen thưởng trong năm nay.Có rất nhiều lý do để bạn có thể trao tiền thưởng cuối năm cho nhân viên của mình. Theo Ted A. Hagg của Ableman Management Services, một công ty dịch vụ tư vấn tài chính và quản lý dành cho cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ có trụ sở tại New York, bạn vẫn có thể đưa ra một quyết định thông minh vào cuối năm bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi sau :

Một điều hiển nhiên là không thể năm nào cũng có khả năng để khen thưởng. Chẳng hạn nếu công ty không có lợi nhuận thì việc khen thưởng là không thích hợp.

Tiền thưởng là một công cụ để thu hút và giữ lại những nhân viên giỏi. Nếu bạn sợ mất một người nào đó trong cuộc cạnh tranh thì bạn cần phải quan tâm đến yếu tố này trong quyết định của mình.

Không có một quy tắc cứng nhắc và chặt chẽ nào khác ngoại trừ việc bạn phải khen thưởng một cách công bằng giữa các nhóm người có vị trí tương tự như nhau và hãy luôn có lý do chính đáng cho việc khen thưởng. Các nhân viên sẽ bàn luận về việc khen thưởng và việc khen thưởng không công bằng sẽ gây ra những mối bất hòa hoặc những vụ kiện cáo.

Những lý do này không được mang tính chủ quan, phải đo lường được, và phải hướng vào kết quả công việc đã đạt được. Khi phát tiền thưởng hãy nói rõ rằng tiền thưởng này chỉ là phần thêm vào và không phải lúc nào cũng có. Hãy nhẹ nhàng giải thích cho họ hiểu rằng đây là kết quả của một năm thành công của công ty và tiền thưởng này có được là do hoạt động của công ty trong năm nay mà thôi.

Không phải chỉ cuối năm mới là lúc phát tiền thưởng. Một số chủ doanh nghiệp cho rằng dù có khen thưởng hay không thì cũng nên có phần thưởng định kỳ cho những công việc được thực hiện tốt. Các nhà kế toán thường đưa tiền thưởng vào cuối kỳ nộp thuế, còn các nhà doanh nghiệp khác thường chi tiền thưởng sau khi hoàn thành một việc lớn hoặc sau một mùa bận rộn để chứng tỏ sự đánh giá cao đối với lòng tận tụy, chăm chỉ của nhân viên.

Thậm chí một khoản tiền thưởng rất nhỏ là 50$ cũng có ý nghĩa rất lớn đối với người nhận bởi vì điều đó chứng tỏ rằng bạn biết tới công việc khó khăn của họ. Nếu bạn không có sẵn một số tiền dự phòng thì chỉ một số tiền rất nhỏ hay thưởng dưới dạng nghỉ phép cũng có tác dụng.

Một số người lại cho rằng không nên phát tất cả tiền thưởng vào cuối năm. Theo ông David H. Bangs, Jr. tác giả cuốn “Các bước đi thông minh để hướng tới sự lựa chọn thông thái-Smart Steps to Smart Choices ” (Nhà xuất bản Upstart), phần thưởng cuối năm có thể gây ra hội chứng so bì trong công ty. Ông Bangs còn đề xuất việc phát tiền thưởng khi đạt thành tích.

Khi phát tiền thưởng trong năm hay cuối năm, không nên bỏ qua những người hoạt động hậu trường, những người đã xử lý những đơn đặt hàng lớn, thuyết phục khách hàng thành công và có thể đã phải đi công tác xa.Nhân viên văn phòng là những người đã giúp cho các bộ phận của công ty hoạt động trơn tru. Hãy thưởng cho họ vì điều đó.

Bob Adams, tác giả cuốn “Khởi đầu công việc kinh doanh nhỏ lịch lãm của Adam-Adams Streetwise Small Business Start Up” (1996), và là chủ hãng Adams Media Corp., cung cấp các tư liệu về việc này. Career City 800-USA JOBS.