Tóm tắt chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

I. TỔNG HỢP TOÀN BỘ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

1. Những vấn đề chung

– Tiếp cận hệ thống kiểm sống nội bộ
– Các khía cạnh của Hệ thống kiểm soát nội bộ -> 6 khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ
– Thiết lập ma trận kiểm soát doanh nghiệp (3 hệ thống)
+ Hệ thống kiểm soát theo chiều dọc(kiểm soát tho từng bộ phận & từng các nhân)
+ Hệ thống kiểm soát theo chiều ngang (kiểm soát theo từng quy trình nghiệp vụ)
+ Các “nút” kiểm soát (là các điểm giao nhau giữa các hệ kiểm soát)

2. Tiếp cận Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Các khía cạnh của Hệ thống kiểm soát nội bộ
– Mục tiêu & tầm nhìn của doanh nghiệp
– Rủi ro & nguy cơ của doanh nghiệp
– Cơ chế kiểm soát của doanh nghiệp
– Quy chế quản lý doanh nghiệp
– Kiểm tra & giám sát hệ thống kiểm soát
– Nguồn lực của doanh nghiệp
– Văn hoá doanh nghiệp (môi trường kiểm soát)

3. Ma trận kiểm soát

Ma trận kiểm soát – Hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc

– “Tam quyền p.lập” trong doanh nghiệp
– Xác lập cơ chế kiểm soát theo cơ cấu tổ chức
– Tái cấu trúc công ty
– Cơ cấu lại toàn bộ doanh nghiệp
– Tái phân công phân nhiệm cho từng nhân viên
– Ban hành các quy chế bộ phận
– Ban hành các quy chế các nhân (BMTCV)

Ma trận kiểm soát – Hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang

– Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình chi tiêu
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình tồn kho
– Kiểm soát nội bộ trong quy trình khác

4. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp luôn tồn tại hai nhóm mục tiêu :

– Mục tiêu tài chính :
+ Lợi nhuận (có lời)
+ Khả năng thanh toán (có tiền)
– Mục tiêu phi tài chính :
+ Thương hiệu
+ Thị phần
+ Văn hoá công ty
+ Nhân đạo
+ …

Xác định mục tiêu của doanh nghiệp cần lưu ý

– Mục tiêu của doanh nghiệp khác với mục tiêu của chủ doanh nghiệp hay mục tiêu của người quản lý doanh nghiệp. Hay nói cách khác : doanh nghiệp là một chủ thể độc lập với chủ sở hữu của nó và độc lập với người quản lý nó
– Mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được xác lập cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp nhưng phải gắn liền với sứ mệnh & tôn chỉ của doanh nghiệp
– Sứ mệnh & tôn chỉ của doanh nghiệp sẽ hiếm khi thay đổi nếu doanh nghiệp có một tầm nhìn xuyên thế kỷ.

5. Một số chức năng cơ bản trong doanh nghiệp

– Sở hữu
– Quản lý
– Kiểm soát
– Kho vật liệu
– Kho thành phẩm
– Quỹ tại két
– Quỹ tại ngân hàng
– Bảo vệ công ty

Hay:

– Mua hàng
– Tiếp thị
– Bán hàng
– Tài chính
– Kế toán
– Hành chính
– Nhân sự
– Sản xuất
– Kỹ thuật
– Công nghệ
– NC & PT (RD)

Có nhiều cách phân chia, vấn đề là bạn đứng trên góc độ nào!

– Chức năng của từng bộ phận

+ Chức năng của từng bộ phận được phân định thông qua cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
+ Một bộ phận có thể thực hiện một hay nhiều chức năng
+ Một công việc có thể thực hiện bởi một hay nhiều bộ phận
+ Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải chứa đựng cơ chế kiểm soát

– Chức năng của từng quy trình

Mục tiêu của từng bộ phận hay từng quy trình nghiệp vụ được xác định căn cứ vào:
+ Mục tiêu của doanh nghiệp
+ Chức năng của bộ phận đó hay chức năng của quy trình nghiệp vụ đó

6. Xác định & đánh giá rủi ro của Doanh nghiệp rủi ro của bộ phận & rủi ro của quy trình

Sử dụng các cơ chế kiểm soát

– Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản
– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

7. Nguyên tắc sử dụng cơ chế kiểm soát

– Sử dụng cơ chế kiểm soát thích hợp
– Xem xet tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí)
– Có thể sử dụng 1 cơ chế hay phối hợp 1 số cơ chế để kiểm soát một rủi ro
– Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát để phát hiện rủi ro

8. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát

– Quy chế cá nhân (áp dụng cho một nhân viên)
– Quy chế bộ phận (áp dụng cho một bộ phận)
– Quy chế nghiệp vụ (áp dụng cho toàn doanh nghiệp)
=> Đưa các quy chế vào “cuộc sống” một cách triệt để
=> Các cơ chế kiểm soát được vận hành hữu hiệu

9. Bước chuẩn bị thiết lập hay hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

– Thành lập ban chỉ đạo gồm ban lãnh đạo cao tất của công ty và những nhân viên chủ chốt
– Lên kế hoạch triển khai
– Đào tạo đội ngũ lãnh đạo chủ chốt về KSNB
– Thuê chuyên gia tư vấn (nếu cần thiết)
– Đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại
– Triển khai các bước để tái thiết lập hay hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ
– Thường xuyên đánh giá và cập nhật rủi ro và sau đó điều chỉnh Hệ thống kiểm soát nội bộ , chứ không phải luôn thỏa mãn với Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết lập

10. Đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại của Doanh nghiệp

– Không có hệ thống quy chế quản lý hoàn chỉnh, hoặc có nhưng manh mún
– Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểm soát
– Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ và trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quản lý này không được thực hiện triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát không được vận hành.
– Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quản lý này đuợc thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu.
– … Thường xuyên cập nhật rủi ro và hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ …

II. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI VIỆC THIẾT LẬP Hệ thống kiểm soát nội bộ TẠI Doanh nghiệp

1. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI

-1. Vấn đề triết lý kinh doanh và tầm nhìn của người lãnh đạo  Tầm nhìn của doanh nghiệp.
-2. Vấn đề sứ mệnh và tôn chỉ của doanh nghiệp
-3. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong ngắn hạn (VD trong vòng 2 năm) và trong dài hạn (VD trong vòng 10 năm)
-4. Xác định rủi ro chung của doanh nghiệp
-5. Xác định cơ chế kiểm soát chung của doanh nghiệp
-6. Xác định cơ cấu tổ chức toàn doanh nghiệp
-7. Xác định chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của từng bộ phận, từng nhân viên trong doanh nghiệp
(Bước 4,5,6,7 chính là việc tái cấu trúc công ty)
-8. Xác định rủi ro của từng bộ phận
-9. Xác định cơ chế kiểm soát cho từng bộ phận và cho từng nhân viên
-10. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong các quy chế bộ phận và trong từng bảng mô tả công việc nhân viên
-11. Xác định tất cả các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp
-12. Xác định các chức năng của từng quy trình
-13. Xác định rủi ro của từng quy trình
-14. Xác định cơ chế kiểm soát rủi ro của từng quy trình
-15. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát của từng quy trình trong các quy chế nghiệp vụ

2. Những yếu tố chi phối sự thành công

– Cái “tâm” – “tài” (về lao động & quản lý) của những người đứng đầu doanh nghiệp
– Quyết tâm của người đứng đầu doanh nghiệp
– Nguồn lực của doanh nghiệp
+ nhân, tài, vật lực dồi dào & hạn chế
+ Riêng nhân lực :nhân lực quản lý của đội ngũ quản lý
– Phương pháp triển khai (không chỉ dám nghĩ, dám làm mà còn biết cách làm và làm tới cùng)
– Văn hoá doanh nghiệp
– Sự đồng thuận trong doanh nghiệp

3. Những vấn đề cần lưu ý

Cân nhắc kỹ cách thức triển khai :
– Triển khai từng bước theo kế hoạch, hay
– Triển khai triệt để trong thời gian ngắn
– Với lãnh đạo => thay đổi tư duy
– Với nhân viên => thay đổi thói quen
– Với công ty => thay đổi tập quán

Sự phản ứng tiêu cực,sự e ngại của nhân viên khi triển khai tái thiết lập hay hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ :
– Thêm việc?
– Mất việc?
– Mất chức?
– Mất quyền?
– Giảm lương?
– Mất “bổng”
– Mọi thứ có thể bị xáo trộn
– Môi trường làm việc bị thay đổi theo hướng xấu?
– Nhân viên không hiểu rỏ về Hệ thống kiểm soát nội bộ nên khi nghe ấy hai chữ “kiểm soát” là bị dị ứng
– Nghi ngờ về sự thành công của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ
– Nghi ngờ về sự hữu ích củaHệ thống kiểm soát nội bộ (chẳng biết có tốt đẹp gì hơn hay không?)

Thuyết phục nhân viên trên cơ sở lợi ích của nhân viên sau đó mới đến lợi ích của công ty và lợi ích của chủ doanh nghiệp

Đặc tính của Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
– Mình tự kiểm soát mình
– Mình kiểm soát những người/bộ phận khác
– Mình bị kiểm soát bởi những người/BP khác
– Mỗi bộ phận tự kiểm soát mình
– Bộ phận mình sẽ kiểm soát những BP/cá nhân khác
– Bộ phận mình sẽ được kiểm soát bởi các BP/cá nhân khác nhưng tất cả mọi người, mọi bộ phận đều thoải mái về điều này

4. Vấn đề quản lý điều hành

– Quản lý bằng quy chế & cơ chế => Lãnh đạo công ty sẽ “lo” chứ không “làm”
“lo” hai vấn đề :
+ Chiến lược & kiểm tra việc thực hiện chiến lược
+ Bảo vệ công ty (cũng chính là vấn đề của Hệ thống kiểm soát nội bộ )
Để lo được hai vấn đề này thì phần lớn thời gian của Lãnh đạo thường phải dành cho việc đối ngoại chứ không phải đối thủ

– Quản lý bằng kinh nghiệm và lòng tin
=> Lãnh đạo công ty phải thường xuyên theo dõi sát các bộ phận, các hoạt động và tham gia nhiều vào việc xử lý sự vụ hàng ngày, ít có thời gian và điều kiện để nghĩ về chiến lược hay bảo vệ công ty.