Sự cân đối giữa lợi ích và chi phí trong kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị chuẩn mực 400 (VSA 400).

Một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh, phát huy hiệu quả trong hoạt động là mong muốn của nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Khi thiết kế hệ thống Kiểm soát nội bộ cần phải đảm bảo các nguyên tắc toàn diện, phân công phân nhiệm, phân chia trách nhiệm thích hợp Một trong những nguyên tắc quan trọng trong thiết kế hệ thống Kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm soát đó là nguyên tắc cân nhắc lợi ích và chi phí.

Theo đó, yêu cầu của nhà quản lý trong thiết kế và hoạt động kiểm soát là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại nên nhiều nhà quản lý Doanh nghiệp có thể không chấp nhận với bất kỳ phương án kiểm soát nào nếu chi phí lớn hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát đó mang lại. Tính hiệu của hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý. Các nhà quản lý Doanh nghiệp có thể là những người chú trọng hoặc không quan tâm nhiều tới các hoạt động kiểm soát trong Doanh nghiệp, điều này có ảnh hưởng lớn tới việc thiết kế và vận hành hệ thống Kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp, thể hiện thông qua việc tạo ra môi trường kiểm soát lành mạnh và các thủ tục kiểm soát thích hợp, hiệu quả.

Mong muốn có một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh trong cả tổ chức và trong hoạt động là nhu cầu cấp thiết của hầu hết các Doanh nghiệp không kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải Doanh nghiệp nào cũng có được một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh. Một hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là mạnh khi hệ thống đó được xây dựng một cách khoa học, phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp và do đó có thể phát huy được hiệu quả và hiệu lực trong quá trình hoạt động. Điều quan trọng hơn là hệ thống đó có thể kiểm soát một cách tốt nhất các hoạt động trong chính đơn vị. Tuy nhiên, khi tổ chức và vận hành hệ thống Kiểm soát nội bộ, vấn đề mà các nhà quản trị Doanh nghiệp gặp phải, cần cân nhắc và đưa lên bàn cân đó là vấn đề về chi phí và lợi ích của mỗi hoạt động, mỗi chốt kiểm soát được thiết lập.

Thiết kế thêm các chốt kiểm soát trong một số hoạt động cũng là một phương án mà nhiều nhà quản lý Doanh nghiệp quan tâm. Với các đơn vị kinh doanh bán lẻ nhiều mặt hàng như siêu thị, các hoạt động kiểm soát hiện tại như tạo khu vực gửi đồ của khách hàng, thiết lập cửa ra, cửa vào riêng rẽ, thực hiện kiểm kê hàng hóa khi kết thúc ca vẫn chưa làm cho các nhà quản lý yên tâm trong việc kiểm soát tốt nhất đối với tài sản Doanh nghiệp, tránh được tối đa sự tổn thất cho Doanh nghiệp từ phía khách hàng và nhân viên của Doanh nghiệp. Giả sử, để có thể kiểm soát tốt hơn đối với hàng hóa bán ra, ngoài các quy định đã có, các nhà quản lý lên phương án thiết kế thêm một số chốt kiểm soát. Theo đó, các nhà quản lý sẽ bố trí thêm một nhân viên kiểm soát tại cửa ra siêu thị. Khi khách hàng đã thanh toán xong, trước khi ra cửa, nhân viên kiểm soát này sẽ thực hiện công việc kiểm tra lại số lượng, chủng loại hàng trong giỏ hàng của khách, so sánh với hóa đơn do bộ phận thu ngân in ra. Chốt kiểm soát này có thể kiểm soát tốt hoạt động bán hàng của siêu thị, ngăn chặn gian lận cả từ phía khách hàng và nhân viên thu ngân. Tuy nhiên, thêm chốt kiểm soát này, các nhà quản lý Doanh nghiệp phải đối mặt với bài toán về chi phí cho công tác kiểm soát và lợi ích mà hoạt động kiểm soát đó mang lại. Rõ ràng các nhà quản lý Doanh nghiệp có thể nhận thấy vai trò, tác dụng của chốt kiểm soát nêu trên đối với hoạt động bán hàng nhưng không phải nhà quản lý nào cũng có thể đưa ra quyết định tăng cường hoạt động kiểm soát này.

Hay với một Doanh nghiệp khác, có hoạt động sản xuất đặc thù với các sản phẩm nhỏ như những đồ chơi trẻ em, các con vật, con thú với kích thước nhỏ, việc thất thoát những sản phẩm, tài sản là không tránh khỏi. Doanh nghiệp mong muốn kiểm soát đối với những tài sản của mình, tránh bị các nhân viên, người lao động trong Doanh nghiệp lấy mang ra ngoài Doanh nghiệp. Ban lãnh đạo Doanh nghiệp đưa ra nhiều phương án tạo chốt kiểm soát tại khu vực bảo vệ tại cửa ra vào của công ty. Chốt kiểm soát có thể được thực hiện bằng cách kiểm tra mỗi nhân viên khi ra khỏi cửa công ty. Cách làm này có thể gặp phải sự phản ứng từ những người lao động và có thể Doanh nghiệp cũng cần phải chi trả thêm một khoản tiền cho việc bổ sung nhân sự nam hoặc nữ để thực hiện công tác kiểm soát trên. Một phương án khác có thể được đưa ra đó là Doanh nghiệp sẽ bố trí một thiết bị có thể giúp phát hiện những tài sản bị lấy trộm mang ra ngoài. Tuy nhiên, chi phí cho việc đầu tư thiết bị có thể giúp phát hiện những tài sản bị lấy trộm mang ra ngoài. Tuy nhiên, chi phí cho việc đầu tư thiết bị này là không nhỏ. Khi đó các nhà quản lý Doanh nghiệp lại một lần nữa phải cân nhắc về chi phí cho hoạt động kiểm soát trong ngắn hạn, các phương án này có thể không được thực thi.

Thực tế cho thấy, để kiểm soát tốt các hoạt động ngoài việc lập hàng loạt các thủ tục kiểm soát, Doanh nghiệp cũng cần phải bố trí nhân sự một cách khoa học, không để một nhân viên thực hiện đồng thời nhiều công việc thực hiện đồng thời nhiều công việc có liên quan với nhau để tránh tạo ra các hành vi gian lận. Ví như với hoạt động bán hàng và hoạt động thu ngân càn phải tách biệt. Tuy nhiên để tạo được sự tách biệt này có thể Doanh nghiệp phải tăng thêm nhân viên thông qua tuyển dụng. Điều này cũng đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp phải đối mặt với những khoản chi phí tăng thêm. Trong trường hợp này, ban lãnh đạo Doanh nghiệp cũng sẽ phải cân nhắc lại phương án tăng thêm nhân sự, mặc dù biết rằng điều đó có thể giúp Doanh nghiệp hạn chế được các hành vi gian lận đối với các tài sản của Doanh nghiệp. Do đó, trong điều kiện hạn chế, Doanh nghiệp có thể vẫn sẽ duy trì hoạt động kiểm soát như cũ và có nghĩa là các sai phạm vẫn sẽ tiếp diễn.

Rõ ràng một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh, hiệu quả là mong muốn của mọi Doanh nghiệp. Một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh, hiệu quả sẽ giúp Doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, bảo vệ an toàn cho tài sản, thông tin của Doanh nghiệp không bị lạm dụng. Hơn ai hết, các nhà quản lý Doanh nghiệp là người nhận thức rõ vai trò quan trọng của một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh, hiệu quả. Mặc dù vậy, khi thiết kế và vận hành hệ thống này, các nhà quản lý Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều vấn đề như quy mô, đặc thù ngành nghề của Doanh nghiệp; trình độ, năng lực của nhân viên, người lao động, trong đó quan trọng hơn cả đó là vấn đề chi phí cần thiết trang trải cho việc tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ. Trong ngắn hạn, chi phí cho các hoạt động kiểm soát có thể lớn hơn lợi ích mà hoạt động kiểm soát này mang lại, điều đó lý giải cho sự băn khoăn của các nhà quản lý Doanh nghiệp khi muốn thiết kế thêm các chốt kiểm soát mới. Để có một hệ thống Kiểm soát nội bộ mạnh, xét trong dài hạn, các nhà quản lý cũng cần có sự quyết toán và mạnh tay trong vấn đề thiết kế các hoạt động kiểm soát trong Doanh nghiệp, ngay cả khi chi phí mà Doanh nghiệp phải trang trải lớn hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát này mang lại. Bởi những hoạt động kiểm soát này không chỉ hát huy vai trò ngăn ngừa, phát hiện, xử lý các sai phạm, bảo vệ tài sản và thông tin của Doanh nghiệp, làm lành mạnh hóa các hoạt động trong chính Doanh nghiệp, làm lành mạnh hóa các hoạt động trong chính Doanh nghiệp mà còn góp phần làm lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia, nâng cao ý thức, thay đổi nếp nghĩa, thói quen của một số lượng lớn người lao động nói riêng và người dân Việt Nam nói chung.