Kế toán công nợ và những công việc cần phải làm

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và cân đối tài chính doanh nghiệp. Việc theo dõi, ghi nhận và xử lý đúng quy trình các khoản công nợ không chỉ giúp duy trì dòng tiền ổn định mà còn hạn chế rủi ro nợ xấu. Trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp phát sinh công nợ phức tạp với đối tác trong và ngoài nước, kế toán công nợ trở thành một vị trí không thể thiếu trong bộ máy tài chính – kế toán.

Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ công việc của kế toán công nợ, những kỹ năng cần có và cách tổ chức quản lý công nợ hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

1. Kế toán công nợ là gì? Tầm quan trọng của kế toán công nợ

1.1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là vị trí chuyên trách trong bộ phận tài chính – kế toán, đảm nhiệm việc ghi nhận, theo dõi, đối chiếu và quản lý các khoản công nợ phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm cả nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp, đối tác.

Cụ thể, kế toán công nợ xử lý các nghiệp vụ liên quan đến:

• Giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh công nợ;
• Mua hàng hóa, nguyên vật liệu cần thanh toán;
• Tạm ứng, hoàn ứng nội bộ;
• Vay mượn, ủy thác tài chính…

Trong hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, một số tài khoản thường được sử dụng gồm:

• TK 131 – Phải thu của khách hàng
• TK 331 – Phải trả cho người bán
• TK 141 – Tạm ứng
• TK 338 – Phải trả khác (trong một số trường hợp đặc biệt)

1.2. Tầm quan trọng của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là bộ phận đóng vai trò trọng yếu trong việc kiểm soát dòng tiền và phòng ngừa rủi ro tài chính. Doanh nghiệp cần quan tâm đến công tác kế toán công nợ vì các lý do sau:

• Giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả: Theo dõi sát sao các khoản phải thu – phải trả giúp doanh nghiệp cân đối chi tiêu, tránh bị chiếm dụng vốn hoặc thanh toán chậm cho nhà cung cấp.
• Phát hiện sớm rủi ro tài chính: Việc phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán giúp phát hiện sớm các khoản nợ quá hạn, nghi ngờ, từ đó kịp thời xử lý hoặc trích lập dự phòng.
• Tăng độ minh bạch tài chính: Ghi nhận và báo cáo công nợ chính xác giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp với đối tác, nhà đầu tư và cơ quan chức năng.
• Tối ưu hóa hoạt động quản trị: Dữ liệu công nợ là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời về tín dụng thương mại, chính sách chiết khấu, hạn mức tín dụng,…
• Tuân thủ đúng quy định pháp luật: Quản lý công nợ chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), hóa đơn và chứng từ theo quy định

2. Công việc cần làm của kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ cần đảm nhận loạt nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến ghi nhận, theo dõi và xử lý các khoản công nợ, đảm bảo dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

2.1. Nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế

• Kiểm tra tính pháp lý và thông tin trên hợp đồng: tên công ty, mã số thuế, điều khoản thanh toán, điều khoản phạt chậm trả, thời điểm xuất hóa đơn, phương thức giao nhận.
• Phối hợp với phòng kinh doanh hoặc mua hàng để xác nhận hợp đồng có hiệu lực, tránh sai sót khi phát sinh công nợ.
• Đảm bảo các điều khoản trên hợp đồng phù hợp với nội dung hóa đơn, tránh lệch số tiền, lệch thời gian giao nhận.
• Cập nhật các hợp đồng có liên quan vào hệ thống quản lý kế toán, phục vụ theo dõi công nợ từng đối tượng.

2.2. Kiểm tra công nợ theo định kỳ

• Thực hiện đối chiếu công nợ hàng tuần hoặc hàng tháng với từng khách hàng, nhà cung cấp.
• Xác định số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ theo từng hợp đồng hoặc mã hóa đơn.
• Gửi bảng đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận; lưu trữ đầy đủ chứng từ xác nhận đã ký.
• Ghi nhận chênh lệch và điều chỉnh nếu có sai sót.

2.3. Theo dõi tiến trình thanh toán của khách hàng

• Cập nhật tình trạng thanh toán ngay sau khi nhận được chứng từ chuyển khoản hoặc tiền mặt.
• Phân loại khách hàng theo nhóm thanh toán đúng hạn – chậm hạn – rủi ro cao.
• Gửi thông báo nhắc nợ trước hạn từ 3 – 5 ngày; nếu quá hạn, thực hiện các bước thu hồi theo quy trình nội bộ.
• Đề xuất giới hạn tín dụng cho các khách hàng thường xuyên chậm thanh toán.

2.4. Trực tiếp tham gia thu hồi nợ xấu

• Xác định các khoản nợ quá hạn trên 30 – 60 – 90 ngày theo quy định nội bộ.
• Gửi thư nhắc nợ chính thức, làm việc qua điện thoại hoặc trực tiếp với đại diện bên nợ.
• Chuẩn bị hồ sơ làm việc với bộ phận pháp lý nếu cần khởi kiện hoặc xử lý qua trọng tài.
• Thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo chuẩn mực kế toán (VAS).

2.5. Quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp

• Ghi nhận các khoản tạm ứng công tác phí, tạm ứng mua hàng, chi phí nội bộ theo đúng đối tượng và mục đích.
• Theo dõi hạn hoàn ứng và nhắc nhở cá nhân liên quan thực hiện quyết toán đúng thời hạn.
• Đối chiếu giữa số tiền tạm ứng – chi phí thực tế – chứng từ liên quan, đảm bảo khớp đúng.

2.6. Xử lý công nợ được ủy thác

• Ghi nhận công nợ phát sinh từ các hoạt động ủy thác nhập khẩu, gia công, cung cấp dịch vụ thay mặt bên thứ ba.
• Phân biệt rõ vai trò doanh nghiệp là bên giao ủy thác hay nhận ủy thác, đảm bảo hạch toán chính xác.
• Theo dõi tiến trình nhận – thanh toán – hoàn ứng hoặc phân chia trách nhiệm tài chính.

2.7. Quản lý các khoản vay trong doanh nghiệp

• Theo dõi toàn bộ hợp đồng vay ngắn hạn, dài hạn với tổ chức tín dụng hoặc đối tác.
• Ghi nhận ngày giải ngân, lãi suất, kỳ hạn trả nợ gốc và lãi, đảm bảo phản ánh đúng trên sổ sách kế toán.
• Lập lịch thanh toán định kỳ, tránh tình trạng quá hạn hoặc phát sinh lãi phạt không đáng có.
• Phối hợp kế toán trưởng trong việc cơ cấu khoản vay, phân tích chi phí tài chính và đánh giá khả năng thanh toán.

3. Kế toán công nợ phải thu 

3.1. Nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu là khoản tiền mà doanh nghiệp chưa nhận được từ khách hàng sau khi đã giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế. Đây là phần tài sản lưu động có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam (VAS), nợ phải thu của khách hàng được ghi nhận tại Tài khoản 131. Các loại nợ phải thu phổ biến gồm:

• Nợ phải thu bán hàng hóa, dịch vụ;
• Nợ tạm ứng từ bên thứ ba;
• Nợ phát sinh từ hợp đồng hợp tác kinh doanh.

3.2. Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải thu chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình theo dõi, đối chiếu và thu hồi các khoản công nợ từ khách hàng. Cụ thể:

• Ghi nhận công nợ ngay khi phát sinh hóa đơn hoặc biên bản giao hàng.
• Theo dõi hạn thanh toán và phân loại các khoản nợ đến hạn – quá hạn – có rủi ro.
• Gửi bảng đối chiếu công nợ định kỳ cho từng khách hàng.
• Thực hiện nhắc nợ qua email, điện thoại hoặc thông báo chính thức.
• Phối hợp với bộ phận kinh doanh để xử lý các khoản nợ chậm trả.
• Lập báo cáo công nợ chi tiết theo độ tuổi nợ (aging report).
• Đề xuất trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định.

4. Kế toán công nợ phải trả 

4.1. Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là những khoản doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bên thứ ba sau khi nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc vay vốn. Đây là nghĩa vụ tài chính và được ghi nhận tại Tài khoản 331 – Phải trả người bán.

Công nợ phải trả thường bao gồm:

• Nợ nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa;
• Nợ dịch vụ thuê ngoài: vận chuyển, thuê kho, thuê máy móc;
• Nợ thuế, phí, hoặc các nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán.

4.2. Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải trả

Kế toán công nợ phải trả cần đảm bảo tính chính xác và đúng hạn trong thanh toán để duy trì uy tín với đối tác và tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Cụ thể:

• Tiếp nhận và ghi nhận hóa đơn đầu vào hợp lệ theo đúng nhà cung cấp.
• Theo dõi hạn thanh toán của từng hóa đơn, tránh trễ hạn hoặc mất chiết khấu sớm.
• Lập kế hoạch thanh toán và báo cáo danh sách công nợ đến hạn.
• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp vào cuối kỳ hoặc theo từng hợp đồng.
• Theo dõi tiến độ giao hàng và điều kiện thanh toán trong hợp đồng mua bán.
• Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả theo thời gian, nhà cung cấp và loại tiền tệ.

5. Những yêu cầu đối với kế toán công nợ

Dù ở bất kỳ công ty thuộc loại hình, quy mô nào, việc hiểu bản chất kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho người làm kế toán có cách tiếp cận đúng và hoàn thành tốt công việc được giao.

Kế toán công nợ là một vị trí kế toán quan trọng, yêu cầu người làm kế toán phải có kiến thức chuyên môn sâu, rộng cũng như thành thạo nhiều kỹ năng công việc. Để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp, chúng ta cần chuẩn bị những kỹ năng, kiến thức sau:

Kỹ năng cứng:

• Nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các kiến thức liên quan đến các nội dung, khoản mục công nợ;
• Các kiến thức về Hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, mua hàng, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, khuyến mại,…
• Các kiến thức về Thuế bao gồm: thuế GTGT; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất, nhập khẩu…
  Trang bị kiến thức về Pháp luật, Hợp đồng kinh tế, các kiến thức chung về Tài chính, ngân hàng.

Kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giao tiếp
• Các kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng phần mềm kế toán, phân tích dữ liệu
• Kỹ năng lên kế hoạch, quản lý thời gian…

Trên đây là những tổng hợp, chia sẻ của MISA về kế toán công nợ tại doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng mang đến bạn nhiều thông tin hữu ích!

Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới.