Phải biết từ chối nếu không muốn bị quá tải trong công việc

Tôi hầu như không bao giờ dám nói rằng mình đang có quá nhiều việc ở văn phòng. Có cảm giác là chỉ cần nói ra một câu “tôi bận quá” hay “tôi nhiều việc quá”, là tôi đã có thể khiến sếp nổi điên, và khiến các đồng nghiệp lườm nguýt.

 
Trong văn phòng thời nay, làm quá ít việc là không hoàn thành trách nhiệm, nhưng nhiều khi có quá nhiều việc để làm lại thường trở thành “tội lỗi” khó dung tha. Điều này đặc biệt rõ ràng hơn khi mỗi lần  sếp đến kêu tôi làm gấp một công việc, và tôi thành thật (hay ngây thơ) nói với sếp: “Anh ơi em đang nhiều việc quá, anh cho em nợ đến hôm sau được không?”. Sếp tôi trợn trừng mắt và hỏi như mắng vào mặt: “Em đang làm việc gì? Nói đi em đang làm việc gì?” và tiếp theo sau đó là một tràng đối thoại trong đó tôi khúm núm liệt kê công việc còn sếp cứ mắng sa sả với những kiểu câu như “Sao cái này giờ này mới làm” “Sao cái này không làm sớm hơn” “Ai kêu làm cái này? Người đó là ai, có phải sếp em không?”… Kết cục lúc nào cũng giống nhau: tôi đã phải ở lại đến 10 giờ đêm vì cái công việc “gấp” của sếp.
 
Không chỉ có sếp mà đến đồng nghiệp cũng có vẻ coi thường vì tôi thường không hỗ trợ họ kịp lúc. Tôi luôn chuẩn bị sẵn sàng tâm thế để đón nhận thái độ khó chịu của đồng nghiệp, vì tôi biết chắc rằng chẳng ai có thời gian lo lắng xem đồng nghiệp của mình có bị quá tải hay không, mà hầu hết đều chỉ lo việc của riêng mình. Phê phán người khác thì rất dễ nếu bạn không ở trong hoàn cảnh của họ. Nhưng phải có cách giải quyết cho tất cả chuyện này? Chắc chắn phải có cách khiến sếp nhận biết rằng lúc nào yêu cầu của sếp là quá đáng, và chắc chắn cũng phải có cách khiến các đồng nghiệp bớt đưa việc vô tội vạ cho bạn chỉ để phục vụ cho chỉ tiêu của họ. Tôi tìm hiểu, tôi nghiên cứu và tôi đã nhận ra một số cách để đạt được những điều này.
 
Càng rõ ràng trong công việc càng tốt

Bạn có phân chia công việc rõ ràng, công bằng trong team hay chưa? Phần nhiều những người bị quá tải công việc trong văn phòng thường là những người thích nói “yes” với mọi yêu cầu, mọi sự phân chia công việc cho dù là bất lợi cho bản thân. Hãy cứng rắn hơn và nhận biết khi bạn phải làm nhiều việc hơn mà đồng nghiệp thì nhởn nhơ. Không thể nào có chuyện bạn phải ở tới 10 giờ đêm trong khi đồng nghiệp cùng team 5 giờ chiều đã tung tăng ra khỏi văn phòng. Tôi đã tự mình đề xuất một bảng phân chia công việc thật minh bạch, trong đó các đầu việc được chia đều cho mọi người. Hãy tận hưởng cảm giác sung sướng khi có thể hoàn thành công việc cùng lúc với đồng nghiệp lúc 6 giờ chiều và rời khỏi văn phòng khi trời còn chưa tối.
 
Hãy từ tốn nhưng thông minh trong giao tiếp

Thay vì im lặng đón nhận hàng loạt sự mỉa mai và khinh thường của sếp và đồng nghiệp, hãy đối đáp lại một cách thông minh khi “bị” giao việc bất thình lình.

Đối với sếp, bạn có thể trình bày như thế này (kéo sếp ra một góc nhỏ thủ thỉ là tốt nhất)
 
Em hoàn toàn có thể làm được công việc này, nhưng em cần xem qua một số thứ trước khi làm. Hiện nay, em đang có những đầu việc này cần hoàn thành (liệt kê theo thứ tự quan trọng ưu tiên). Nếu bây giờ em đẩy việc này lên thành ưu tiên hàng đầu được không anh? Nếu vậy thì các đầu việc khác em phải lùi lại deadline một chút, như thế này… (trình bày chi tiết từng đầu việc bị hoãn và deadline sau khi hoãn).
 
Với cách trình bày như thế này, sếp bạn sẽ hiểu bạn đang có nhiều việc thật, chứ không phải chỉ đang viện lý do để không làm ngay yêu cầu của sếp.
 
Đối với đồng nghiệp, bạn có thể trình bày đơn giản hơn:
 
Tất nhiên tôi có thể giúp bạn được rồi, nhưng bây giờ tôi đang làm một công việc ưu tiên của phòng/ban. Tôi có thể giúp bạn vào [ngày/tháng/năm].
 
Điều quan trọng là phải cho người đồng nghiệp đó biết bạn sẵn sàng giúp, và giúp chính xác vào lúc nào.
Đây chỉ là những câu trả lời kiểu mẫu, bạn hãy nói sao cho phù hợp với văn phong của bản thân, và hãy cố gắng thật thân thiện khi giao tiếp trong các trường hợp này.
 
Hãy nói không với những yêu cầu quá đáng

Người ta thường nói “Ở hiền gặp lành” nhưng ở văn phòng, “ở hiền gặp ác” thì đúng hơn. Đối với những người “hiền khô”, ít khi phản đối thì càng bị “nhờ” làm những chuyện vặt vãnh, không đúng chức phận và nói thẳng ra là làm “osin” chốn văn phòng cho một người khác. Trước khi đồng ý hỗ trợ bất cứ ai điều gì, hãy suy nghĩ xem công việc đó có đúng với năng lực của bạn và có giúp bạn phát triển gì thêm không, hay chỉ là do người đồng nghiệp lười biếng và muốn đùn đẩy cho bạn.
Ngoài ra, điều này còn đặc biệt đáng lưu ý đối với những người đồng nghiệp yếu kém. Họ đang muốn bạn làm thay cho họ những công việc mà chính họ cảm thấy quá khó, không thể tự mình làm. Đừng bao giờ giúp những người này. Hãy cho họ lời khuyên, hướng dẫn họ nhưng không bao giờ làm thay cho họ.
 
Dùng thành công dập tắt mọi thái độ khinh thường

Khi tập trung vào những công việc đúng năng lực của mình, và có đủ thời gian để đầu tư và làm thật tốt, chắc chắn các công việc bạn làm sẽ thành công mỹ mãn. Bạn thấy đó, làm nhiều mà năng suất không tốt, lại chẳng ai công nhận nên bạn sẽ bị khinh thường. Làm vừa đủ mà đạt được thành tựu thì không ai dám chỉ trích bạn nữa. Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là một “chiến trường không tiếng súng”, và mỗi sự lựa chọn của bạn đều sẽ ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và con đường thăng tiến của bạn. Đừng vì những phút yếu lòng mà phải chôn vùi bản thân dưới “núi công việc” chẳng thuộc về bạn và cũng chẳng đem lại lợi ích gì cho bạn.