9 bước giải quyết những vụ tố cáo trong công ty

Công ty bạn thật sự rơi vào tình trạng căng thẳng sau khi ” có một nhân viên trong công ty gửi lên lãnh đạo đơn tố cáo đồng nghiệp về một hành vi có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty, hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến nạn nhân là người tố cáo. Đây không phải là chuyện hiếm thấy nơi công sở. Thật khó chịu đối với các CEO khi họ buộc phải trở thành những “thám tử” và “quan toà” bất đắc dĩ. CEO cần phải có khả năng phán đoán tài tình, nhìn nhận vấn đề thông suốt, am hiểu luật pháp, và trên tất cả, phải công bằng để dàn xếp sự vụ trong nội bộ công ty và hạn chế tối đa những thiệt hại có thể xảy ra. Tuy nhiên, khi mọi chuyện đã vượt quá giới hạn và không thể “đóng cửa bảo nhau” được nữa, CEO sẽ phải chuyển giao cho cơ quan có thẩm quyền. Sau đây là những lời khuyên hữu ích nhằm giúp các CEO có biện pháp giải quyết những vụ tố cáo trong công ty một cách êm thấm nhất theo khả năng và quyền hạn của mình.

Để tiến hành điều tra quy mô trong công ty có nghĩa công ty bạn đã được đặt vào tình trạng khẩn cấp, nội tình căng thẳng, uy tín bị giảm sút, công việc ngưng trệ và gián đoạn, chưa kể đến những khoản chi phí tốn kém cũng như công sức các nhà quản lý và đại diện cơ quan chức năng dành cho cuộc điều tra.

Bởi vậy, bạn và các nhà quản lý khác phải nhìn nhận ngay: đây là vấn đề lớn hay nhỏ, tính chất vụ việc và mức độ nghiêm trọng của nó đến đâu? Đánh giá vụ việc đã thực sự vi phạm pháp luật chưa? Từ đó đưa ra ít nhất ba phương án: (1) giải quyết riêng tư giữa hai bên tố cáo, (2) tập thể sẽ xác minh, giải quyết, phán xét và đưa ra phương án xử lý hoặc (3) trình báo cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết vụ việc. Bạn phải hết sức thận trọng, bởi có những trường hợp bề ngoài dường như đơn giản, nhưng rốt cuộc lại gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty và cá nhân bạn, với tư cách nhà quản lý.

Nếu vụ việc có biểu hiện vi phạm pháp luật rõ ràng, với tính thất nghiêm trọng như hành hung đồng nghiệp, biển thủ công quỹ… là những việc làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Bạn phải trình báo ngay cho cơ quan chức năng. Những đơn tố cáo về vấn đề nhạy cảm như hành vi quấy rối tình dục đồng nghiệp, ăn cắp bí mật kinh doanh của công ty cũng phải được giải quyết nhanh chóng, có biện pháp lập tức ngăn ngừa hành động của nhân viên, trước khi điều đó có thể trở thành hành vi phạm pháp.

Ngay sau khi có quyết định xác minh sự việc một cách toàn diện, điều tra viên là những người có nhiệm vụ thu thập thông tin, chứng cứ xung quanh vụ việc được trình báo để giúp CEO có hướng giải quyết. Điều tra viên phải là những người có uy tín, đạo đức và được mọi người trong công ty tín nhiệm, tôn trọng. Bên cạnh đó, họ còn phải hội tụ những năng khiếu riêng được thể hiện trong quá trình công tác như khả năng đánh giá vấn đề, thu thập thông tin, cố vấn cho CEO…

Ngoài ra. trong thời đại mà dịch vụ thám tử đang nở rộ như hiện nay, các công ty cũng có thể thuê đội thám tử chuyên nghiệp điếu tra vụ việc. Nên nhớ, các điều tra viên và thám tử phải được tạo mọi điều kiện làm việc thuận lợi nhất nhằm đảm bảo tiến độ giải quyết vụ việc.

Đây là giai đoạn mà CEO và đội ngũ điều tra viên phải ra tay “tác nghiệp”. Trước hết, hãy xác định những thông tin và tình tiết mấu chốt của vụ việc. Sau đó, tiến hành thu thập tất cả các thông tin liên quan đến lời tố cáo, ưu tiên cho những thông tin đắt giá mang tính chất quyết định làm sáng tỏ vụ việc. Tiếp theo là lên danh sách những người cần chú ý hay thẩm vấn cùng những nội dung cần lấy ý kiến.

Bạn phải song song tìm kiếm người làm chứng kèm theo bằng chứng thuyết phục nhất. Bạn cũng nên thu thập thêm những thông tin hỗ trợ có thể sẽ ảnh hưởng đến quá trình giải quyết. Trong trường hợp mọi chuyện ngày càng phát triển phức tạp, những thông tin đó sẽ có thể hữu ích đối với cơ quan chức năng khi họ tiếp nhận sự vụ.

Nên nhớ đây không phải là cuộc hỏi cung của cơ quan điều tra, mà chỉ là buổi thảo luận, trao đổi ý kiến tại công ty giữa điều tra viên, nhà quản lý với các thành phần liên quan đến đơn tố cáo nhằm thu thập để những thông tin có thể giải quyết vụ việc. Hai đối tượng quan trọng nhất cần được lấy ý kiến là người tố cáo (cũng có thể là nạn nhân trực tiếp) và người bị tố cáo. Và bạn đừng quên mời các bên liên quan, các nhân chứng… đến làm việc. Nghệ thuật phỏng vấn và đối thoại được tích lũy sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình khai thác các đối tượng này.

Tốt nhất là đặt ra những câu hỏi bất ngờ, đánh vào tâm lý đối tượng, cụ thể là dạng câu hỏi “đúng hay sai” sẽ buộc đối tượng phải trả lời dứt khoát, không quanh co. Với các nhân chứng, tâm lý e ngại phiền toái sợ trả thù đã khiến họ tỏ ra thiếu trưng thực và kém nhiệt tình trong việc hợp tác, do đó điều tra viên cũng như nhà quản lý công ty nên thuyết phục và động viên họ hãy vì lợi ích của đồng nghiệp và của toàn công ty.

Nguồn chứng cứ dễ tìm nhất nằm trong kho tài liệu hợp pháp của công ty như băng hình của hệ thống camera đặt tại nơi làm việc, các tài liệu, thư từ, e-mail, lịch trình làm việc của cá nhân và tập thể… Sau đó, bạn hãy bắt đầu thu thập thông tin bằng cách bí mật theo dõi đối tượng, chụp ảnh và quay phim… Với các vụ trộm cắp, việc điều tra mở rộng hay tìm hiểu các mối quan hệ của đối tượng là rất cần thiết.

Đây là lúc bạn sắp xếp lại toàn bộ kết quả thu thập được từ cuộc điều tra để khám phá xem sự thật nằm ở góc khuất nào. Những thông tin nào thuyết phục nhất? Chứng cứ nào đáng tin cậy và đủ cơ sở kết luận nhất? Đồng thời, CEO và đội ngũ điều tra viên sẽ thảo luận, mổ xẻ những tình tiết còn nghi ngờ.

Tuy nhiên, một khó khăn lớn mà các nhà quản lý và đội ngũ điều tra viên phải đối mặt là sự mâu thuẫn giữa các thông tin thu thập được, hoặc các nhân chứng và vật chứng không hoàn toàn thuyết phục. Khó khăn này làm cho đa số các cuộc điều tra lâm vào thế bế tắc, còn CEO cũng không có được những quyết định đúng đắn và kịp thời.

Tùy theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc mà nhà quản lý đưa ra hình thức xử lý. Nếu sự việc chỉ nằm trong phạm vi nội bộ công ty, tập thể sẽ lựa chọn giữa các hình thức xử lý như kỷ luật, phê bình, sa thải hoặc chuyển công tác, mức độ nhẹ hơn là nhắc nhở, góp ý của lãnh đạo dành cho các cá nhân liên quan. Nếu vụ việc diễn tiến quá phức tạp, có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc các tình tiết nghi vấn chưa được làm sáng tỏ trong quá trình xác minh thì CEO ngay lập tức phải chuyển giao cho cơ quan điều tra.

Ngay sau khi kết thúc công việc xác minh và có quyết định cụ thể bạn nên viết một bản báo cáo, nêu rõ nội dung vụ việc, phương án điều tra, các thông tin thuyết phục nhất và quyết định của công ty dành tho đối tượng liên quan. Điều này hợp thức hóa quá trình xác minh, chứng tỏ rằng nhiệm vụ và trách nhiệm của công ty bạn đã theo đúng trình tự và thẩm quyền. Bên cạnh đó, bản báo cáo này cũng sẽ là minh chứng đủ cơ sở trong trường hợp các nhân viên của bạn tiếp tục lôi vụ việc này ra để kiện cáo lẫn nhau trên các phương tiện truyền thông đại chúng.

Qua mỗi vụ việc như vậy, CEO cần theo dõi việc triển khai quyết định có được thực hiện nghiêm túc hay không, các bên liên quan đã hoàn toàn chấm dứt mâu thuẫn chưa, đồng thời rút ra những kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhân sự, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và bảo mật của công ty. Đây cũng là dịp để bạn xác định những “lỗ hổng” trong an ninh như đảm bảo an toàn cho nhân viên và bảo vệ bí mật kinh doanh còn lỏng lẻo, cơ chế hoạt động chưa thực sự hợp lý dẫn đến bất đồng trong đội ngũ nhân viên, từ đó có kế hoạch thán chỉnh về lâu dài.

Tóm lại, với tư cách là CEO, bạn hãy cố gắng sao cho mọi vụ việc đều được giải quyết một cách êm thấm, có lý có tình và theo nguyên tắc “các bên cùng thắng”. Muốn như vậy bạn cần phải nâng cao kiến thức về luật pháp để nhận ra những vụ việc nào nằm trong thẩm quyền giải quyết của công ty mình, và những vụ việc nào buộc phải chuyển giao cho cơ quan thức năng điều tra nhằm tránh những sai lầm nghiêm trọng ảnh hưởng đến cá nhân mình và công ty trong tương lai.