Ứng dụng phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ

Kiểm kê là phương pháp cân, đong, đo, đếm tại chỗ các loại tài sản để chứng minh tính hiện hữu của tài sản đó trong doanh nghiệp. Kiểm kê thường được thực hiện vào thời điểm khoá sổ kế toán để xem đơn vị được kiểm toán có tuân thủ các quy định về kế toán TSCĐ, Công cụ, dụng cụ hay không. Công việc kiểm kê thường được tiến hành ở một số khoản mục chủ yếu sau:

Chuẩn bị kiểm kê:

+ Niêm phong két: Kiểm toán viên tiến hành niêm phong két để đảm bảo tính trung thực cao của thủ quỹ cũng như các bộ phận có liên quan. Việc thực hiện niêm phong két phải đảm bảo có ít nhất 3 người tham gia (thủ quỹ; kế toán trưởng; nhân viên kiểm kê)

+ Lập biên bản kiểm kê: Đây là công việc cần thiết để củng cố tính pháp lý của công việc kiểm kê và cũng là để quy trách nhiệm sau này:

Với thủ quỹ: Cam đoan tiền mặt có tại két là của doanh nghiệp; cam kết về biện pháp xử lý trong trường hợp thủ quỹ vi phạm để quy kết trách nhiệm và nó sẽ giúp kiểm toán viên trong việc xử lý các sai phạm do lỗi cố ý hoặc không cố ý của thủ quỹ.

Với kế toán quỹ: Cam đoan thực hiện việc ghi chép đầy đủ và có đủ chứng từ hợp lý, hợp pháp nhằm chứng minh tính trung thực hợp lý và tránh tình trạng khai khống của kế toán vì một mục đích nào đó.

+ Khoá sổ kế toán: Thường do kế toán thực hiện.

Thực hành kiểm kê

+ Mở niêm phong két: Công việc này thường được thực hiện bởi một nhân viên kiểm kê có sự chứng kiến của thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty và kiểm toán viên tiến hành mở niêm phong két và thực hiện công việc phân loại tiền và đếm tiền.

+Phân loại tiền: Tiền mặt, trái phiếu… 

+ Đếm tiền: Tiền được đếm theo từng loại mệnh giá: 500.000đ, 200.000đ…

Kết thúc kiểm kê: Tổ trưởng tổ kiểm kê lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt tồn thực tế đến thời điểm kiểm toán cụ thể, tính ra số chênh lệch thực tế so với sổ sách, lí do…

Chuẩn bị kiểm kê

– Về phương tiện; nhân sự: Việc phân bổ phương tiện và nhân sự phụ thuộc chặt chẽ vào mô hình quản lý tài sản của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp quản lý tài sản tập trung thì việc phân bổ nhân viên sẽ ít hơn và cũng tập trung hơn còn nếu doanh nghiệp quản lý tài sản phân tán thì việc phân công nhân sự cũng cần sử dụng nhiều nhân viên kiểm kê hơn.

– Về các điều kiện khác:

Xem xét việc tách biệt giữa việc quản lý tài sản và việc ghi sổ tài sản trong doanh nghiệp vì yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến tính trung thực của kế toán ghi sổ cũng như của bộ phận quản lý tài sản.

Chú ý đến việc doanh nghiệp có quy định rõ ràng về thẩm quyền quản lý phê chuẩn nghiệp vụ mua bán, thanh lý, điều chuyển… tài sản không? Việc quy định rõ các thẩm quyền sẽ tránh được tình trạng người bảo quản tài sản cũng chính là người sử dụng và là người mua sắm tài sản trong doanh nghiệp… dẫn đến rủi ro, thất thoát tài sản do lạm dụng quyền hành mua bán, thuyên chuyển hoặc thanh lý tài sản trong doanh nghiệp.

Tìm hiểu hệ thống quản lý tài sản nhất là đối với công cụ, dụng cụ bởi vì giá trị đơn vị của CCDC thường nhỏ nhưng tổng giá trị thường lớn. Xem xét doanh nghiệp đặt ra định mức hao mòn có phù hợp với từng loại tài sản và phù hợp với từng môi trường sử dụng tài sản không.

Thực hiện kiểm kê:

– Kiểm toán viên lựa chọn phương thức tiến hành kiểm kê: theo lô, khối hoặc theo vùng, điểm… TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số, dán tem kiểm kê TSCĐ như do viện trợ, biếu, tặng, đều phải được xác định nguyên giá, lập hồ sơ quản lý.

Kiểm toán viên lựa chọn phương pháp ghi sổ và biên bản kiểm kê cho phù hợp với điều kiện thực tế, ghi chép đầy đủ trong việc kiểm kê sẽ giảm thiểu sai sót trong việc lập báo cáo kiểm toán.

Kết thúc kiểm kê:

– Kiểm toán viên tiến hành lập bảng kê các loại TSCĐ, CCDC trên cơ sở ghi chép đầy đủ, chi tiết theo từng loại hình tài sản riêng biệt để có thể lập được bảng tổng hợp kết quả kiểm kê một cách chi tiết và chính xác.

– Biên bản kiểm kê được lập dưới sự chứng kiến của cả hai phía là đơn vị được kiểm toán và KTV. Biên bản được lập thành 2 bản có tính chất pháp lý như nhau: phía đơn vị được kiểm toán giữ một bản và KTV lưu một bản để làm bằng chứng kiểm toán cho công việc kiểm toán của mình. Yêu cầu chung của biên bản kiểm kê là phải chỉ rõ được số lượng và giá trị tài sản thực tế có tại thời điểm kiểm kê, so với sổ sách đã ghi chép có chênh lệch là bao nhiêu và lý do của sự chênh lệch đó để khi đối chiếu với chứng từ, kiểm toán viên có thể tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục sự chênh lệch (nếu có).

Trong nền kinh tế thị trường, hàng tồn kho thường có giá trị không lớn nhưng có số lượng các nghiệp vụ phát sinh lớn, lặp đi lặp lại nhiều lần và được quản lý cả về giá trị và hiện vật. Công việc kiểm kê hàng tồn kho là một trong những bước để đánh giá sự tồn tại và hiện hữu của hàng tồn kho trong đơn vị

Chuẩn bị kiểm kê:

Về cơ sở vật chất kỹ thuật: có thể phải sử dụng máy móc thiết bị trong việc kiểm kê để bảo đảm độ chính xác cao, tránh nhầm lẫn… Về con người: ngoài việc phân bổ nhân viên kiểm kê cho phù hợp, đôi khi kiểm toán viên phải sử dụng ý kiến của các chuyên gia kiểm kê vì có những loại hàng tồn kho mà ta không thể cân, đo, đong, đếm được như hoá chất, cát, đá, than…

Thực hiện kiểm kê:

Khi tiến hành kiểm kê, kiểm toán viên phải lựa chọn tính trọng yếu để kiểm kê loại hàng nào trước, loại hàng nào sau để thuận tiện cho quá trình kiểm toán.

Đối với những đơn vị mà kiểm toán viên có thể chứng kiến kiểm kê tại thời điểm khoá sổ kế toán thì kiểm toán viên thực hiện xác nhận những tài sản mà đơn vị nhận giữ hộ cho các đơn vị khác, các TSCĐ chưa sử dụng, hư hỏng, chờ thanh lý…

Đối với những đơn vị mà kiểm toán viên không trực tiếp chứng kiến kiểm kê tại thời điểm khoá sổ kế toán thì kiểm toán viên phỏng vấn khách hàng về các thủ tục kiểm kê mà họ đã thực hiện để đánh giá mức độ tin cậy của tài liệu kiểm kê đã nhận được hoặc thực hiện kiểm kê bất thường một vài loại hàng tồn kho bất kỳ.

Kết thúc kiểm kê: 

KTV đưa ra biên bản kiểm kê hàng tồn kho tại đơn vị: Phương pháp kiểm kê; nội dung kiểm kê: số lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kê (tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá trị); số theo sổ sách; thực tế; chênh lệch; kết luận.

Thực nghiệm là phương pháp diễn lại hoặc nghiên cứu, phân tích từng yếu tố cấu thành của một tài sản, một quá trình đã có, đã diễn ra và cần xác minh lại để kiểm tra độ chính xác của các thông tin tài chính đã được kế toán ghi chép từ giai đoạn đầu tiên đến giai đoạn tạo ra sản phẩm mà kế toán đã ghi chép trong sổ sách kế toán.

Do đặc thù riêng của nền kinh tế Việt Nam mà phương pháp thực nghiệm thường ít được tiến hành, nếu được tiến hành thì chỉ có thể tiến hành trong một số ngành mang tính chất đặc thù riêng và trong những trường hợp đặc biệt. Trong từng trường hợp đặc biệt đó, tuỳ từng điều kiện cụ thể mà phương pháp thực nghiệm là khác nhau không có tính bắt buộc chung.

Điều tra là phương pháp xác định lại một tài liệu hoặc một thực trạng để đi đến kết luận kiểm toán. Điều tra được sử dụng rất rộng rãi trong kiểm toán.

Tìm hiểu đơn vị kiểm toán:

Đây là bước điều tra sơ bộ nhằm đưa ra lập kế hoạch kiểm toán. Tiếp cận với các bên có liên quan là cách thức điều tra lấy thông tin về thực tế hoạt động của doanh nghiệp để đánh giá được một cách chính xác nhất về thực trạng hoạt động của đơn vị kiểm toán… Công việc điều tra được tiến hành chủ yếu thông qua tìm hiểu, phỏng vấn, thu lượm và tích luỹ dữ liệu…

Xác minh bằng văn bản qua thư xác nhận của các bên có liên quan:

Đây là cách thức thu thập bằng chứng kiểm toán đối với những khách hàng ở xa, không tiện để tiến hành xác minh bằng cách phỏng vấn…

Chọn mẫu kiểm toán, xác minh làm rõ các vấn đề cần kiểm toán: vì quy mô của đối tượng kiểm toán thường rất lớn, số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều do vậy khi chọn mẫu kiểm toán thì KTV có thể rút ngắn được thời gian kiểm toán mà vẫn thu được kết quả kiểm toán tương đối chính xác…

Để đảm bảo hiệu quả kiểm toán thì điều tra cần kết hợp với hàng loạt kỹ thuật dự báo, phân tích, tổng hợp đối tượng kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc chọn mẫu điển hình và cả những kinh nghiệm trong việc tiếp cận, tìm hiểu những đối tượng có liên quan…

Tìm hiểu đơn vị kiểm toán: 

Việc tìm hiểu đơn vị kiểm toán đóng một vai trò quan trọng trong việc ra quyết định kiểm toán: lĩnh vực kinh doanh, vốn điều lệ, vốn cố định, vốn lưu động, tình hình kinh doanh của đơn vị kiểm toán gặp thuận lợi hay khó khăn, do nguyên nhân nào, đặc điểm thị trường, cơ cấu của công ty …. Nắm được tính hình kinh doanh cũng như quy mô của đơn vị được kiểm toán sẽ hạn chế rủi ro trong quá trình kiểm toán, xác định được mục tiêu kiểm toán chung, mục tiêu kiểm toán đặc thù và lập được chương trình kiểm toán một cách trọng yếu nhất.

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:

+ Xem xét tính liêm chính của Ban giám đốc: Chuẩn mực kiểm toán số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, tính liêm chính của ban giám đốc là bộ phận cấu thành then chốt, nền tảng của môi trường kiểm soát, của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, tính liêm chính của Ban giám đốc rất quan trọng đối với quy trình kiểm toán bởi lẽ, Ban Giám đốc có thể phản ánh sai các nghiệp vụ hoặc giấu diếm các thông tin dẫn đến các sai sót trọng yếu trên Báo cáo tài chính. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 240 “Gian lận và sai sót” nhấn mạnh tầm quan trọng về đặc thù của Ban Giám đốc và ảnh hưởng của nó tới môi trường kiểm soát như là nhân tố rủi ro ban đầu của việc báo cáo gian lận các thông tin tài chính. Ngoài ra, Ban Giám đốc là chủ thể có trách nhiệm chính trong việc tạo ra một môi trường kiểm soát nội bộ vững mạnh.

Tính liêm chính của Ban Giám đốc sẽ quyết định đến kết quả của cuộc kiểm toán trong trường hợp kiểm toán viên không có đủ các bằng chứng kiểm toán để chứng minh một vấn đề nào đó. Lúc này, dựa vào tính liêm chính của Ban Giám đốc để kiểm toán viên đưa ra từng loại ý kiến kiểm toán (Ý kiến chấp nhận toàn phần, ý kiến chấp nhận từng phần, ý kiến trái ngược hoặc ý kiến từ chối đưa ra ý kiến ). Những nghi ngại về tính liêm chính của Ban Giám đốc có thể nghiêm trọng đến mức kiểm toán viên kết luận rằng cuộc kiểm toán không thể thực hiện được.

+ Kiểm toán viên tiến hành điều tra, thu thập thông tin từ những nguồn sau: Kinh nghiệm thực tiễn về đơn vị và ngành nghề kinh doanh của đơn vị được kiểm toán trên báo cáo tổng kết, biên bản làm việc, báo chí; hồ sơ kiểm toán năm trước; trao đổi với Giám đốc, kế toán trưởng hoặc cán bộ, nhân viên của đơn vị được kiểm toán; trao đổi với kiểm toán viên nội bộ và xem xét báo cáo kiểm toán nội bộ của đơn vị được kiểm toán; trao đổi với kiểm toán viên khác và với các nhà tư vấn đã cung cấp dịch vụ cho đơn vị được kiểm toán hoặc hoạt động trong cùng lĩnh vực với đơn vị được kiểm toán; trao đổi với chuyên gia, đối tượng bên ngoài có hiểu biết về đơn vị được kiểm toán; tham khảo các ấn phẩm liên quan đến lĩnh vực hoạt động của đơn vị được kiểm toán (báo chí chuyên ngành, thông tin của ngân hàng, thông tin của thị trường chứng khoán…); các văn bản pháp lý và các quy định có liên quan đến đơn vị được kiểm toán; khảo sát thực tế văn phòng, nhà xưởng của đơn vị được kiểm toán; các tài liệu do đơn vị được kiểm toán cung cấp. 

Để tiến hành thu thập các bằng chứng cho quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên tiến hành điều tra trực tiếp thông qua tình hình thực tế hoặc điều tra thông qua bên thứ ba trên một số khoản mục chủ yếu:

Khoản mục vốn bằng tiền

Điều tra để tiến hành thu thập bằng chứng cho kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền là một công việc quan trọng vì bằng chứng thu được qua quá trình điều tra luôn có giá trị cao nhất trong các loại bằng chứng kiểm toán thu được liên quan tới khoản mục này. Cùng với khoản mục vốn bằng tiền thì tiền gửi ngân hàng luôn đóng vai trò cao trong hầu hết các giao dịch vì vậy kiểm toán khoản mục tiền gửi ngân hàng luôn được coi là trọng yếu trong các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính.

Trong khoản mục tiền gửi ngân hàng thì điều tra chủ yếu tập chung vào xác minh số tiền tại ngân hàng và số tiền gửi ngân hàng ghi trên sổ sách kế toán có trùng khớp nhau hay không.

Để tiến hành công việc này, kiểm toán viên thường điều tra bằng cách đối chiếu số dư theo giấy báo Nợ, giấy báo Có, sổ chi tiết để tính số dư… với sổ sách kế toán đã ghi, sổ phụ ngân hàng và số dư tiền gửi ngân hàng

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt kiểm toán viên có thể gửi thu xác nhận đến ngân hàng để yêu cầu xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng tại thời điểm kiểm toán. Hiện nay, doanh nghiệp có thể mở nhiều Tài khoản tiền gửi tại nhiều ngân hàng nên việc xác nhận trên phải thực hiện cho từng ngân hàng một, kể cả các Tài khoản ATM mở cho cá nhân Ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Khoản mục phải thu, phải trả:

Trong doanh nghiệp, ngoài tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thì các khoản nợ phải thu, phải trả cũng liên quan trực tiếp đến tình hình tài chính doanh nghiệp. Cũng giống như khoản mục tiền gửi ngân hàng, khoản mục phải thu, phải trả thường liên quan tới bên thứ 3, do vậy để kiểm tra khoản mục này kiểm toán viên cũng thường chú trọng vào việc xác nhận số dư do bên thứ 3 cung cấp thông qua các biên bản đối chiếu nợ hoặc các thư xác nhận nợ.

Kiểm toán viên thường tiến hành hai dạng công việc chính là điều tra trực tiếp người bán hoặc người có liên quan tới khoản mục phải thu, phải trả và gửi thư xác nhận khi cần thiết.

Đối với việc điều tra thông qua những người liên quan: kiểm toán viên thường tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên bán hàng, mua hàng hoặc đôi khi có thể phỏng vấn những người giao hàng, bộ phận quản lý…

Đối với việc gửi thư xác nhận nợ phải thu, phải trả: Công việc này được tiến hành làm sau khi kiểm toán viên đã thực hiện bước đối chiếu nợ với những Biên bản đối chiếu nợ mà khách hàng đã cung cấp. Với những khách hàng ghi trong sổ sách mà chưa có biên bản đối chiếu nợ hoặc có Biên bản đối chiếu nợ nhưng số tiền trên Biên bản khác với số tiền ghi trên sổ sách hoặc không có Biên bản đối chiếu nợ thì kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư xác nhận.

Đôi khi, việc gửi thư xác nhận nợ còn được tiến hành trong trường hợp đặc biệt khi KTV muốn thu được bằng chứng chứng minh cho một khoản nợ phải thu khó đòi của đơn vị được kiểm toán để chứng minh cho khoản nợ mà khách hàng đã trích lập dự phòng rồi.

KTV phải tiến hành đối chiếu đầy đủ các biên bản đối chiếu nợ, các số liệu ghi trên biên bản đối chiếu, cũng như chữ ký của bên xác nhận nợ như nếu có một khoản mục nợ nào đó cần đối chiếu thì kiểm toán viên gửi thư xác nhận để xác định thời gian của hợp đồng giao dịch cuối cùng lưu ở phía khách hàng của đơn vị có trùng với ngày tháng ghi trên sổ sách kế toán hay không…; hoặc kiểm toán viên tiến hành đối chiếu nợ thì phát hiện một số khách hàng chưa có Biên bản đối chiếu nợ cũng như một số Biên bản đã lập và lưu nhưng chưa có chữ ký của khách hàng của đơn vị do vậy kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận đến khách hàng.

Biên bản đối chiếu xác nhận nợ giữa đơn vị được kiểm toán và đơn vị liên quan có nợ cần đối chiếu, trong đó hai bên thống nhất số liệu xác nhận nợ với nội dung: nợ cũ, nợ mới, dư nợ cuối, nợ đã thanh toán, kết luận; đề nghị hai đơn vị ký Biên bản đối chiếu nợ và có kế hoạch trả nợ… Đó là bằng chứng có giá trị cao hơn bằng chứng được ghi trong sổ sách kế toán.

Khoản mục hàng tồn kho:

Phương pháp điều tra áp dụng đối với khoản mục hàng tồn kho, chủ yếu là phỏng vấn những người trực tiếp làm nhiệm vụ xuất kho (thủ kho); người trực tiếp sử dụng hàng tồn kho (bộ phận sản xuất hoặc bộ phận bán hàng); hoặc phỏng vấn đối với nhân viên bảo vệ của cơ quan đó.

Đối với thủ kho: phỏng vấn thường hướng vào việc xem xét xem sau mỗi lần nhập, xuất kho có được ghi chép một cách đầy đủ hay không, việc cân, đong, đo, đếm có đúng quy định hay không…

Đối với bộ phận sản xuất: phỏng vấn để tìm hiểu xem việc xuất kho có theo đúng yêu cầu mà bộ phận mình đã yêu cầu không, chất lượng sản phẩm có phù hợp không, thời gian có đảm bảo không…

Đối với nhận viên bảo vệ: việc phỏng vấn chủ yếu tập trung vào việc xem xét xem việc cho hàng ra, vào công ty có được kiểm tra kỹ càng cả về số lượng và chất lượng không, việc xuất kho có đầy đủ chữ ký của các bộ phận cần thiết hay không…

Xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến

Đây là công việc điều tra nhằm xem xét xem sau ngày khoá sổ kế toán có còn khoản nợ nào phát sinh hoặc bỏ sót mà ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của đơn vị hay không, nếu có thì đơn vị đã xử lý thế nào, đã đưa vào bản thuyết minh báo cáo tài chính chưa…

Công việc điều tra chủ yếu chú trọng vào việc phỏng vấn đơn vị khách hàng là chính. Trong một số trường hợp đặc biệt, có thể gửi thư xác nhận lần thứ hai đến một số đơn vị khách hàng của công ty.

– Xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động kinh doanh của đơn vị

Việc xem xét giả thuyết về tính liên tục của đơn vị thường được tiến hành chủ yếu trong các doanh nghiệp xây dựng theo đúng Chuẩn mực kiểm toán số 570 “liên tục hoạt động”.

– Thu thập thư giải trình của Ban Giám đốc đơn vị là bằng chứng mang tính pháp lý cao trong việc đưa ra kết luận kiểm toán của kiểm toán viên. Ngoài ra, việc thu thập thư giải trình của Giám đốc còn có tác dụng làm sáng tỏ thêm những nhận định ban đầu của kiểm toán viên về tính liên tục hoạt động cũng như một số các nội dung khác trong tình hình tài chính của đơn vị khách hàng.

Theo Chuẩn mực kiểm toán số 560 điều 11 thì có một số sự kiện phát sinh sau ngày khoá sổ kế toán mà KTV thường chú ý xem xét khi kết thúc việc kiểm toán là: Những số liệu tạm tính hoặc chưa được xác nhận; những cam kết, khoản vay hay bảo lãnh mới được ký kết; Bán hay dự kiến bán tài sản; những cổ phiếu hay trái phiếu mới phát hành; thoả thuận sáp nhập hay giải thể đã được ký kết hay dự kiến; những tài sản bị trưng dụng hay bị phá huỷ do hoả hoạn hay lụt bão… những rủi ro hay sự kiện có thể xảy ra; những điều chỉnh kế toán bất thường đã thực hiện hay dự định thực hiện…

Tóm lại, việc ứng dụng phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ kết hợp kiểm toán chứng từ vào thực tế kiểm toán sẽ tăng thêm cung cụ tìm kiếm bằng chứng kiểm toán, như vậy sẽ giảm thiểu được rủi ro kiểm toán và thu được nhiều bằng chứng hơn cho công việc kiểm toán báo cáo tài chính./.