Giải quyết nạn gian lận trong doanh nghiệp

Hiệp hội đánh giá mức độ gian lận của Mỹ ước tính các các tổ chức kinh doanh lớn mất khoảng 6% tổng thu nhập hàng năm vì những tên trộm – nhân viên. Khảo sát của Phòng Thương mại Hoa Kỳ đã chỉ ra rằng 1/3 số vụ phá sản của các doanh nghiệp là do nhân viên gian lận.

Tuy nhiên, lãnh đạo các tổ chức vẫn có thể ngăn chặn những tên trộm nội bộ này bằng các gợi ý sau đây:

Một môi trường làm việc tích cực khuyến khích nhân viên tuân thủ các chính sách và quy định đã được tổ chức xác lập. Các cuộc tuyển dụng công bằng, cấu trúc tổ chức rõ ràng, chính sách và thủ tục dễ hiểu, các kênh liên lạc cởi mở, các đường dây nóng hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên, các chính sách thừa nhận đóng góp của nhân viên…sẽ góp phần vào việc hạn chế kẻ cắp và gian lận nội bộ.

Đánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định, bảo vệ tài sản chung và đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tài chính sẽ giảm cơ hội cho những kẻ gian lận. Muốn vậy, phải lưu ý:

– Phân chia nhiệm vụ: Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát giao dịch tài chính.

– Kiểm soát mức độ tiếp cận: Chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới được tiếp cận với hệ thống tài chính.

– Kiểm soát quyền lực: Phát triển và thực thi các chính sách xác định giới hạn mức độ tài chính như thế nào thì được phép và được phê duyệt.

Tất nhiên đây là mục đích của mọi tổ chức, nhưng nói thì dễ còn làm được thì khó hơn nhiều. Có được những nhân viên trung thực còn quan trọng hơn việc kiểm soát mức độ gian lận. Những nhân viên không trung thực sẽ phớt lờ nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc tích cực của bạn và tìm cách để phá hoại.

Do đó, kiểm tra hồ sơ lí lịch trước khi tuyển dụng nhân viên là một cách thông minh để giảm bớt các nhân viên không trung thực. Cần xem xét lí lịch của người đó có liên quan đến các hành vi phạm tội, trộm cắp hay gian lận hay không, nhân viên đó có dính líu đến việc kiện cáo về thu thập và gian lận hay không. Cũng nên tìm hiểu các vị trí trước đây nhân viên từng làm, thời gian làm việc, và lí do rời bỏ các công việc đó.

Bạn cần thông báo với nhân viên về chính sách và thủ tục đối với những hành vi gian lận nội bộ, những nguyên tắc đạo đức và mức độ vi phạm nào sẽ bị kỉ luật. Mọi nhân nên ký vào giấy cam kết không vi phạm những quy định này. Hàng năm, họ cần được đào tạo lại về những quy định này và phải ký xác nhận sau mỗi lần đào tạo.

Mọi tổ chức nên xây dựng một hệ thống báo cáo ngầm về nhân viên, khách hàng, để báo cáo ngầm về bất kỳ vi phạm nào các chính sách và thủ tục của tổ chức. Tiến hành và khuyến khích việc sử dụng hệ thống báo cáo này bất cứ khi nào có thể.

Nên kiểm toán sổ sách thường xuyên nhưng không nên báo trước. Điều đó có thể giúp xác định chính xác những tổn hại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Nó cũng để cho nhân viên thấy rằng ngăn chặn gian lận là ưu tiên lớn trong tổ chức.

Điều tra toàn bộ và nhanh chóng về mức độ vi phạm chính sách và thủ tục của tổ chức, những luận điệu gian lận và những dấu hiệu gian lận sẽ giúp bạn đưa ra quyết định và giảm tổn thất.

Nhân viên luôn trông vào gương lãnh đạo. Nếu lãnh đạo tỏ ra coi thường những quy định và thủ tục này, thì nhân viên cũng chẳng coi các nội quy đó ra gì. Điều đó sẽ phải trả giá bằng tổn thất của tổ chức.

Thực thi những gợi ý trên có thể sẽ giúp giảm bớt cơ hội của những kẻ có ý đồ gian lận và bảo vệ được tài sản của tổ chức. Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên gian lận, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ để tiến hành điều tra và xác định điều gì cần làm để bảo vệ tổ chức và ngăn ngừa việc này tái diễn.