Tìm hiểu nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp

Nhân nói về kế toán các khoản phải thu, phải trả, xin kể một mẩu chuyển có thật mà tôi đã từng chứng kiến để chúng ta cùng suy ngẫm và phân tích.

Mấy tháng trước, tôi đến phòng tài vụ của một cơ quan, ở đây đang diễn ra cuộc bàn giao giữa hai kế toán trưởng. Họ đang tranh cãi khá gay gắt và chưa thống nhất được số liệu bàn giao. Một chuyên gia phần mềm vừa được mời đến đang thực hiện việc cài đặt lại phần mềm kế toán với yêu cầu của người nhận bàn giao: phải bù trừ số dư nợ và dư có của của các tài khoản phải thu, phải trả trước khi lập báo cáo tài chính. Nguyên trưởng phòng kế toán buộc lòng phải làm để bàn giao cho xong mà chuyển công tác nhưng vẫn ấm ức lắm. Thoáng thấy tôi, cả hai mừng lắm. Họ kéo tôi vào nhờ làm trọng tài cho cuộc bàn giao đầy tranh cãi. Sau khi nghe thuật lại toàn bộ câu chuyện, tôi thoáng thấy buồn cho cả hai và càng buồn hơn cho chuyên gia phần mềm. Tôi đề nghị cùng mở sách lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. Không biết nói thế nào để cả hai cùng thông khi mà giữa họ đang rất bất đồng quan điểm. Và cũng thật là may mắn, tôi vụt nhớ ra hôm qua tôi đi giảng nghiệp vụ về nên trong cốp xe của tôi vẫn đang để một số giáo trình. Và thế là không chỉ nói suông mà nói có sách luôn. Tôi giở ra và đề nghị cả hai cùng đọc to, đọc kỹ dòng chữ in nghiêng trong cuốn sách: Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau. Đó là khoa học, cứ suy ngẫm kỹ mà xem. Kế toán trưởng nhận bàn giao có nói thêm rằng: Tôi đã hỏi một người làm ở Bộ Tài chính, đồng chí ấy bảo rằng phải bù trừ số dư Nợ, dư Có của các tài khoản này trước khi lập báo cáo mà. Tôi không rõ kế toán trưởng nhận bàn giao nói có đúng không hay chỉ chống chế để gỡ cho sự đòi hỏi vô lý của mình khi cứ nằng nặc đòi sửa lại báo cáo tài chính, điều chỉnh lại chương trình phần mềm kế toán. Nhưng còn nếu đúng đã hỏi ai đó ở Bộ Tài chính thật thì tôi lại càng thấy buồn hơn nhiều.

Tôi thiết nghĩ, việc thống nhất quán triệt nguyên tắc hạch toán và lập báo cáo các khoản phải thu, phải trả là điều tối cần thiết đối với tất cả các cơ quan, đơn vị. Hy vọng đến một ngày không xa, tất cả các đồng chí làm công tác kế toán đều có thể hiểu thấu nhiệm vụ của mình khi thực hiện hạch toán và luôn tự nhủ với chính mình cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kế toán mà chế độ đã quy định.

Để hạch toán các khoản phải thu, phải trả của đơn vị một cách chính xác đòi hỏi kế toán phải nắm vững tình hình hoạt động kinh tế – tài chính của đơn vị mình; theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của từng đối tượng phải thu, phải trả. Căn cứ vào các hợp đồng, các chứng từ, cam kết thanh toán… để kế toán thực hiện phản ánh các khoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán. Việc hạch toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:

Thứ nhất là phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.

Thứ hai là phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả; số còn phải thu, phải trả; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lơn.

Sở dĩ, cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu phải trả với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để sửa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh.

Thứ ba là đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đối theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế.

Thứ tư là phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đã quý. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.

Thứ năm là phải phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán.

Thứ sáu là phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bẳng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.

Đó là những nguyên tắc rất khoa học mà người làm công tác kế toán cần phải quán triệt khi quản lý và hạch toán các khoản phải thu, phải trả. Bởi lẽ tổng số dư chi tiết các khoản phải thu và tổng số dư chi tiết các khoản phải trả là số liệu phản ánh tổng số tiền mà đơn vị còn phải thu của khách hàng hay còn phải trả cho khách hàng tính đến thời điểm lập báo cáo. Đương nhiên, các số phải thu, phải trả này là của những đối tượng khác nhau và họ đều chưa có sự chấp thuận bù trừ cho nhau. Bởi nếu như có thoả thuận bù trừ của các đối tượng phải thu, phải trả với nhau thì kế toán đã căn cứ biên bản thoả thuận đó để thực hiện hạch toán vù trừ trong quá trình hạch toán rồi. Nếu tự ý thực hiện bù trừ khi lập báo cáo tài chính thì người đọc sẽ không thể hiểu được chính xác tổng số nợ phải thu hoặc phải trả phản ánh trên báo cáo tài chính khi đã bù trừ là số thực tế phải thu, phải trả của đơn vị.