Phương pháp “Danh sách 6 việc quan trọng” giải quyết vấn đề quá tải công việc

Được phát triển bởi doanh nhân Ivy Lee, phương pháp làm việc này liệt kê 6 công việc quan trọng nhất sau đó thực hiện chúng theo thứ tự quan trọng để tăng năng suất lao động.

Phương pháp đơn giản, hiệu quả cực cao

Mọi người đều muốn làm được nhiều việc trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể. Thật không may là muốn vậy, ta chỉ có thể làm được rất ít việc một lúc. Bạn không thể vừa gọi điện thoại một cách chăm chú vừa chuẩn bị cho một báo cáo quan trọng được, vì cả hai việc này đều đòi hỏi sự tập trung. Nhiều người chọn cách chuyển qua lại từ việc này sang việc kia để làm được cả 2 việc cùng một lúc, nhưng việc đó thường không hiệu quả mấy.

Bạn đã bao giờ vừa phải nghe điện thoại, vừa phải viết email và người ở đầu dây bên kia bỗng nhiên hỏi “Bạn nghĩ sao?”. Lúc đó bạn không nhớ nổi một chút gì về những điều người kia vừa nói vì còn đang mải viết một email quan trọng. Đó là tình huống mà rất nhiều người gặp phải đúng không?

Bộ não người mỗi lúc chỉ có thể tập trung vào một việc quan trọng, và thường thì việc đó cũng đòi hỏi tất cả khả năng tâm trí của chúng ta. Khi chuyển sự tập trung từ việc này sang việc khác, sự thay đổi có thể làm đứt mạch suy nghĩ và thậm chí đẩy dòng tư duy về hướng khác. Khi đó bộ não lại mất thời gian sắp xếp lại, và việc chuyển đổi có thể gây xáo trộn, hay làm giảm chất lượng công việc mà ta đang làm.

Các chuyên gia khuyên rằng bạn nên tập trung toàn bộ vào một việc trước khi chuyển sang làm việc khác. Vào năm 1918, một doanh nhân thành công tên là Ivy Lee đã giới thiệu một phương pháp nhằm tăng năng suất lao động. Theo cách của mình, ông yêu cầu các nhà quản lý làm những điều sau:

1. Lập một danh sách gồm 6 việc quan trọng cần làm cho ngày hôm sau vào cuối mỗi ngày làm việc

2. Đưa ra mức độ ưu tiên của mỗi việc dựa trên tầm quan trọng của chúng

3. Ngày hôm sau, tập trung vào việc đầu tiên trong danh sách.

4. Làm cho đến khi hoàn thành việc thứ nhất trước khi chuyển sang việc khác.

5. Hoàn thành mọi việc trong danh sách theo cách như trên và lặp lại quy trình này cho ngày hôm sau.

Phương pháp “danh sách 6 việc quan trọng” này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nó giúp bạn giữ được sự tập trung, hoàn thành công việc nhanh hơn và tăng chất lượng công việc vì bạn có thể tập trung hết sức vào việc mình làm. Bạn không phải chịu những hậu quả do bộ não gây ra khi chuyển qua chuyển lại giữa các việc với nhau, và kết quả là năng suất tăng lên, căng thẳng giảm đi.