Khóa sổ đúng cách

Khoá sổ và lập báo cáo tài chính thường được xem như là công việc có tính chất định kỳ (hàng tháng, hàng quý hay hàng năm) của một doanh nghiệp. Bộ phận kế toán được xem là chịu trách nhiệm chính trong việc khoá sổ là lập báo cáo tài chính định kỳ. Tuy nhiên, nếu xem xét thách thức và yêu cầu đối với thông tin cần được báo cáo thì khóa sổ và lập báo cáo tài chính không chỉ đơn giản như vậy.

Chuẩn mực báo cáo tài chính (hay thường được gọi là chuẩn mực kế toán) yêu cầu thông tin và số liệu được trình bày trong các báo cáo tài chính phải đảm bảo tính trung thực và hợp lý, đồng thời tuân thủ quy định kế toán tài chính trên mọi khía cạnh trọng yếu. Trách nhiệm về tính trung thực và hợp lý của các báo cáo tài chính thuộc về cấp điều hành doanh nghiệp. Không chỉ dừng ở các báo cáo tài chính, các cấp quản lý của doanh nghiệp phải có thông tin phù hợp khác để phục vụ cho công tác quản lý của mình. Thông tin quản lý này đòi hỏi tính chọn lọc, chính xác và có độ tin cậy cao. Để đảm bảo chất lượng thông tin được báo cáo, doanh nghiệp sẽ có các quy trình ghi chép, quản lý và kiểm tra, kiểm soát dữ liệu từ các phần hành và chu trình khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp. Điểm giao thoa của dòng dữ liệu này chính là số liệu tài chính được phản ánh qua các tài khoản và khoản mục được ghi chép, kết chuyển và báo cáo.

Chuẩn mực báo cáo tài chính đưa ra những yêu cầu cụ thể và chi tiết về thông tin phải được công bố cũng như hạng mục hoặc số liệu phải được trình bày trong các báo cáo tài chính. Thêm vào đó, sẽ có yêu cầu thông tin chuyên sâu hoặc đặc thù cho một số ngành, một số loại hình doanh nghiệp nhằm phục vụ mục đích của cơ quan quản lý và nhà đầu tư. Thông tin hay dữ liệu được yêu cầu không đơn thuần chỉ dựa trên thông tin từ sổ sách kế toán, mà đòi hỏi phải có sự theo dõi và tích hợp từ các phòng, ban khác nhau để có thể bảo đảm tính nhất quán và chính xác của thông tin được báo cáo. Song song với thông tin công bố ra bên ngoài, các cấp lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp cũng cần thông tin cần thiết cho mục đích quản lý và ra quyết định. Các thông tin này được tập hợp và báo cáo trên cơ sở ngày, tuần, tháng, quý, năm với những phân tích so sánh và phải tuân theo những biểu mẫu và cấp độ chi tiết nhất định. Một chu trình báo cáo chuẩn phải đáp ứng một cách hiệu quả yêu cầu báo cáo tài chính và quản trị trong, ngoài đơn vị.

Nguyên tắc ghi chép kế toán và thể hiện giá trị của nhiều giao dịch, hạng mục báo cáo chỉ mang tính quy ước. Việc báo cáo và trình bày các thông tin này phụ thuộc nhiều vào ước tính và xét đoán chủ quan theo nguyên tắc chung. Để có được kết quả ước tính mang tính xét đoán một cách hợp lý nhất, doanh nghiệp phải dựa trên thông tin, giả định được cung cấp từ nhiều nguồn, nhiều chức năng khác nhau trong đơn vị. Các thông tin và dữ liệu này phải có được độ tin cậy, tính chính xác, tính nhất quán cao và phải được kiểm soát, xử lý kịp thời từ nguồn cung cấp. Các dữ liệu này có thể được tập trung về bộ phận tài chính – kế toán hoặc phải được thông qua cùng một hệ thống xử lý dữ liệu để có thể hỗ trợ tối đa việc đưa ra ước tính và xét đoán trong những thông tin báo cáo.

Việc thông tin tài chính và phi tài chính cần phải được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau, được xử lý qua nhiều khâu sẽ cần có thời gian thực hiện. Tuy nhiên, yêu cầu về báo cáo tài chính định kỳ cho mục đích kiểm toán, soát xét độc lập… cũng như một số thông tin quản lý cần được lập và cung cấp trong một thời hạn nhất định. Như vậy, doanh nghiệp phải chủ động xây dựng quy trình xử lý, tập hợp thông tin và lập báo cáo một cách khoa học, theo thông lệ phù hợp nhất và cần sự trợ giúp của hệ thống công nghệ thông tin một cách hiệu quả nhất.

Như vậy, quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính cần được hiểu theo nghĩa rộng hơn, ngoài chức năng hạch toán kế toán thông thường. Đó là sự tích hợp và kết hợp của luồng thông tin từ các phòng, ban khác nhau, được xử lý một cách nhất quán và hiệu quả nhất theo các bước công việc được thiết kế và vận hành một cách khoa học. Về mặt tổng thể, quy trình khóa sổ và lập báo cáo tài chính cần được xem xét theo những hợp phần sau:

Quy trình và các bước kiểm soát: chu trình sẽ phản ánh luồng thông tin từ khi tiếp nhận thông tin đến khi thông tin được báo cáo cho mục đích báo cáo tài chính hay quản lý. Sai sót về thông tin có thể nảy sinh trong các phần hành như tài sản cố định, phải thu, phải trả… hay trong các quy trình kinh doanh như bán hàng hay giao dịch nội bộ… Thông tin không nhất quán hoặc không được chia sẻ cũng như không được kiểm soát theo quy trình sẽ ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo.

Hệ thống và công cụ: công nghệ sẽ giúp luồng thông tin được xử lý cũng như phân tích một cách hiệu quả hơn và nhanh hơn. Chu trình thông tin sẽ cần được hỗ trợ bởi phần mềm với các tính toán được lập trình, biểu mẫu được cài đặt và các bước kiểm soát được tự động hóa một cách tối ưu. Thông tin được xử lý qua hệ thống sẽ nhất quán và có độ tin cậy cao hơn.

Nhân lực và tổ chức: thông qua hệ thống, con người là yếu tố trực tiếp sở hữu, quản lý và xử lý thông tin theo các chu trình, lập và tiếp nhận báo cáo. Việc xác định vai trò, trách nhiệm của các vị trí nhân sự liên quan cũng như quan hệ tương tác giữa các vị trí này cũng như giữa các phòng, ban sẽ làm tăng tính hiệu quả và hiệu suất của toàn bộ quy trình xử lý và báo cáo thông tin tài chính. Thêm vào đó, năng lực của nhân sự, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng nhất định đối với chu trình.

Kỳ vọng đối với quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính được tối ưu hóa

Xuất phát từ thách thức và yêu cầu đối với đầu ra của quy trình khóa sổ và lập báo cáo tài chính, có thể xem xét kỳ vọng đối với việc tối ưu hóa quy trình khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đáp ứng kỳ vọng này sẽ gián tiếp mang lại giá trị cho cổ đông thông qua việc gia tăng niềm tin của công chúng cũng như tiếng tăm trên thị trường, đảm bảo tuân thủ các quy định cùng với chất lượng quản lý doanh nghiệp…

Thông tin báo cáo cần được đơn giản hóa và chuẩn hóa để có thể dễ dàng hiểu được;

Thông tin phải minh bạch và rõ ràng qua tất cả các khâu và đơn vị kinh doanh;

Thể hiện một nền tảng quản trị doanh nghiệp tốt.

Thông tin phản ánh trung thực và chân thật các giao dịch và hoạt động;

Giảm thiểu bút toán điều chỉnh mang tính chủ quan.

Tăng độ tin cậy xuyên suốt các quy trình, phần hành;

Hoàn thiện các bước kiểm soát và chất lượng thông tin;

Cải thiện mối quan hệ với nhà đầu tư thông qua mức độ hài lòng về thông tin được cung cấp.

Thông tin báo cáo được cung cấp một cách nhanh chóng ngay khi kết thúc kỳ báo cáo;

Thông tin cho công tác phân tích được cung cấp ngay lập tức theo yêu cầu;

Tạo nhiều thời gian hơn cho các phân tích thông tin một cách hữu ích hơn.

Thực trạng và nhu cầu soát xét, tối ưu hóa quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính

Hiện tại, nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư thỏa đáng cho quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Khoá sổ và lập báo cáo tài chính vẫn được coi là công việc của chức năng kế toán, chứ chưa được xem là một quy trình với sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau và phải có sự hỗ trợ hiệu quả của hệ thống và tổ chức nhân sự. Nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp phải vấn đề như thiếu chính sách, thiếu thủ tục hướng dẫn luồng thông tin từ các bước thu thập, xử lý thông tin cho đến lập báo cáo, thông tin được báo cáo thiếu tính nhất quán và không đáng tin cậy, báo cáo không đầy đủ hoặc bị chậm…

Theo số liệu của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, khoảng 35% công ty niêm yết chậm nộp hoặc chưa công bố báo cáo tài chính quý trong năm 2008. Tính đến ngày 31/3/2009, hơn 40% công ty niêm yết trên HOSE và HNX chưa nộp báo cáo tài chính năm 2008 đã được kiểm toán, hơn 80% công ty niêm yết chưa thực hiện việc nộp báo cáo thường niên. Chất lượng báo cáo tài chính vẫn được xem là có vấn đề, như có khác biệt giữa báo cáo tài chính chưa kiểm toán đã công bố với báo cáo tài chính đã kiểm toán, thiếu thuyết minh hoặc thuyết minh không đầy đủ… Như vậy, đối với công ty chịu sự quản lý chặt chẽ như công ty niêm yết về thời hạn cũng như chất lượng thông tin trong báo cáo tài chính mà vẫn có vấn đề cần hoàn thiện, thì với loại hình doanh nghiệp khác, chắc chắn phải đối mặt với những thách thức không nhỏ trong quá trình cung cấp thông tin tài chính cho mục đích báo cáo tài chính lẫn quản trị doanh nghiệp.

Thực trạng trên cho thấy nhu cầu cấp thiết cho nhiều doanh nghiệp tiến hành rà soát, hoàn thiện và tối ưu hóa quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính của mình. doanh nghiệp phải biết rõ các lỗ hổng, điểm yếu tồn tại trong đơn vị về quy trình, hệ thống và con người để từ đó đưa ra các giải pháp cũng như lộ trình hoàn thiện phù hợp để đáp ứng cao nhất về tính minh bạch, tính chính xác, tính tin cậy cũng như đáp ứng thời hạn báo cáo và cung cấp thông tin. Một khi doanh nghiệp có được sự yên tâm và tin tưởng vào quy trình thông tin báo cáo của mình thì nhà quản lý có thể toàn tâm, toàn ý tập trung vào các quyết định kinh doanh và hoạt động, mang lại giá trị gia tăng lớn hơn cho doanh nghiệp của mình – qua đó làm tối đa hóa giá trị mang lại cho cổ đông và nhà đầu tư.