Đây là lí do vì sao bạn suốt ngày bận rộn nhưng hiệu quả công việc lại chẳng là bao

Nhiều người thích trì hoãn những công việc khó nhằn bằng cách hoàn thành những việc không đòi hỏi nhiều hiểu biết trước. Thông thường họ nghĩ rằng làm việc gì đó lấp đầy thời gian đang trì hoãn còn tốt hơn ngồi không nhàn nhã. Ít nhất thì làm gì đó cũng có nghĩa là mình đang làm việc năng suất. Liệu tình trạng này xảy ra với bạn thường xuyên tại nơi làm việc? Nếu có, bạn đã rơi vào cái bẫy của sự nhầm lẫn giữa hai loại công việc: “đối phó” và “chủ động”.

Công việc đối phó là những công việc có thể khẩn cấp và thậm chí có thể quan trọng nhưng không có giá trị dài hạn cao. Công việc chủ động là việc chúng ta biết là nên làm, có giá trị dài hạn cao nhưng thường bị chặn đứng bởi sự trì hoãn và công việc đối phó.

Ví dụ về các Công việc đối phó và các Công việc chủ động tại nơi làm việc

Có rất nhiều công việc đối phó mà cần phải được thực hiện tại nơi làm việc, như trả lời email, tài liệu và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại duy trì hoạt động của công ty. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên sử dụng chúng thường xuyên như một cái cớ để trì hoãn công việc chủ động của bạn, ví dụ như nghĩ những ý tưởng mới cho một dự án sắp tới, nghĩ cách để cải thiện hiệu suất của các sản phẩm của công ty trên thị trường, cải thiện thông tin liên lạc và hợp tác với các đồng nghiệp khác,…

Thông thường, chúng ta dành 80% thời gian cho công việc đối phó và chỉ có 20% thời gian cho công việc chủ động. Điều đó giải thích lý do tại sao hầu hết chúng ta chỉ bận rộn nhưng không thực sự hiệu quả trong công việc.

Để đảo ngược tình hình, trước tiên bạn cần phải biết rõ bạn đang ở đâu bằng cách thực hiện những điều sau:

1. Nhìn vào danh sách công việc phải làm của bạn và đếm số lượng công việc chủ động so với công việc đối phó.

2. Tính toán tỷ lệ của bạn

Đếm số lượng các nhiệm vụ (ví dụ, 20 đối phó và 5 chủ động với tổng số 25)

Chia cho 100 (0,25 cho ví dụ trên)

Tính tỷ lệ công việc đối phó (ví dụ. 20 / 0,25 = 80%)

Tính tỷ lệ công việc chủ động của bạn (ví dụ như 100% – 80% = 20%)

Làm sao chuyển đổi những tỷ lệ đó để sử dụng thời gian cho những nhiệm vụ đúng đắn:

Giảm số lượng các công việc đối phó: Có phải tất cả đều quan trọng và thực sự cần phải được thực hiện? Nếu không, hãy bỏ qua chúng.

Tạo ra nhiều nhiệm vụ chủ động hơn: Hãy suy nghĩ về những điều bạn đam mê và mục tiêu mà bạn muốn hoàn thành. Thêm những điều đó vào danh sách công việc phải làm của bạn, bất kể chúng có khẩn cấp không. Đó là những điều quan trọng, không có deadline hoàn thành nhưng lại tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của chúng ta.

Học cách nói “KHÔNG”! : Biết khi nào nói không với một ai đó là một điều mạnh mẽ. Hãy nhớ rằng với mỗi từ “Có” được nói ra sẽ rút cạn thời gian và năng lượng của bạn và ngăn bạn có thể nói “Có” với thứ khác, ước mơ của bạn chẳng hạn.

Hãy nhớ rằng công việc đối phó chỉ khiến bạn bận rộn và làm bạn sao nhãng công việc năng suất đích thực. Để đảm bảo thời gian của bạn được sử dụng hiệu quả, đã đến lúc né tránh những công việc chủ động rồi.