Kiểm toán nội bộ phải đối mặt với nhiều rủi ro

Mọi đơn vị đều phải đối phó với rủi ro gian lận và đều có thể là nạn nhân của tình trạng gian lận trong doanh nghiệp. Gian lận không có biên giới và không có giới hạn. Kết quả cuộc Khảo sát toàn cầu về gian lận lần thứ 11 của Công ty Ernst & Young vừa qua cho thấy, về tổng thể, các vụ gian lận lớn có chiều hướng gia tăng trong hai năm qua. Đồng thời, quy mô gian lận, tính phức tạp trong cách thức gian lận và tác động của gian lận ngày càng tăng lên. Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu mới đây và tình hình cạnh tranh do tác động của toàn cầu hóa đã tiếp thêm “năng lượng” cho tình hình gian lận hiện nay.

Trong bối cảnh đó, chức năng kiểm toán nội bộ ngày càng được coi là tấm lá chắn quan trọng bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro gian lận. Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo dựa vào hiệu quả của chức năng này trong việc phát hiện các hành vi thiếu trung thực. Kỳ vọng vào kiểm toán nội bộ trong cuộc đấu tranh với gian lận doanh nghiệp là rất lớn.

Chức năng kiểm toán nội bộ được Viện Kiểm toán nội bộ (Hoa Kỳ) định nghĩa là “hoạt động tư vấn và kiểm toán độc lập, khách quan nhằm gia tăng giá trị và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu của mình bằng cách áp dụng phương pháp có hệ thống và tính kỷ luật cao nhằm đánh giá và nâng cao hiệu quả của quy trình quản trị công ty, kiểm soát và quản lý rủi ro”.

Về khía cạnh gian lận, khái niệm này cũng có ý nghĩa là hoạt động kiểm toán nội bộ cần đem lại sự đảm bảo khách quan cho hội đồng quản trị và ban lãnh đạo rằng, các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và phát hiện gian lận đã đầy đủ đối với các rủi ro gian lận được xác định và đảm bảo các biện pháp kiểm soát đó hoạt động hiệu quả. Kiểm toán nội bộ có thể rà soát tính toàn diện và đầy đủ của các rủi ro gian lận do ban lãnh đạo xác định và có thể chịu trách nhiệm tiến hành điều tra các tình huống nghi ngờ có gian lận.

Rõ ràng, kiểm toán nội bộ được coi là tuyến phòng thủ hàng đầu chống lại gian lận. Do vậy, điều quan trọng là vai trò của kiểm toán nội bộ đối với rủi ro gian lận và chương trình phòng chống gian lận cần phải được quy định rõ ràng trong điều lệ kiểm toán nội bộ. Các vai trò cụ thể của kiểm toán nội bộ trong việc quản lý rủi ro gian lận bao gồm đánh giá rủi ro gian lận, điều tra ban đầu hoặc điều tra toàn diện các trường hợp nghi ngờ có gian lận, phân tích nguyên nhân sâu xa của trường hợp gian lận và khuyến nghị cải tiến các biện pháp kiểm soát gian lận, theo dõi đường dây nóng tố giác/báo cáo gian lận và tiến hành các buổi đào tạo về đạo đức trong doanh nghiệp.

Theo thông lệ tối ưu về vai trò của kiểm toán nội bộ trong phòng ngừa gian lận, kế hoạch kiểm toán nội bộ nên bao gồm việc đánh giá rủi ro gian lận. Kiểm toán nội bộ nên dành đủ thời gian và công sức để đánh giá thiết kế cũng như hiệu quả hoạt động của các biện pháp kiểm soát nội bộ đối với rủi ro gian lận và nên luôn luôn cảnh giác với những dấu hiệu gian lận. Mọi gian lận, nếu được phát hiện, cần được xử lý theo kế hoạch đối phó với gian lận đã được soạn lập kỹ lưỡng, phù hợp với các yêu cầu về chuyên môn và pháp luật.

Một trong những thách thức lớn nhất đối với kiểm toán nội bộ trong việc đối phó với gian lận là xác định hành vi quản lý thiếu trách nhiệm, lạm quyền, làm vô hiệu hóa các hoạt động kiểm soát, mà nếu thực thi đúng thì sẽ rất hiệu quả. Kiểm toán nội bộ gặp nhiều khó khăn trong việc cân bằng giữa việc kiểm tra kỹ lưỡng hoạt động của lãnh đạo, trong khi không làm mất lòng ban lãnh đạo, do việc kiểm tra liên quan đến tính trung thực của họ. Khó khăn này một phần do điều lệ kiểm toán không quy định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của kiểm toán nội bộ đối với rủi ro gian lận hoặc do thiếu chính sách phòng chống gian lận trong đó quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên liên quan như hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, kiểm toán nội bộ và nhân viên trong việc phòng ngừa và phát hiện gian lận.

Viện Kiểm toán nội bộ (Hoa Kỳ) khuyến nghị, kiểm toán viên nội bộ nên có đủ trình độ để xác định dấu hiệu gian lận, nhưng không nhất thiết phải đạt trình độ chuyên môn của một chuyên gia chuyên trách về phát hiện và điều tra gian lận. Trên thực tế, do hoạt động kiểm toán nội bộ và chương trình phòng chống gian lận vẫn còn khá mới mẻ với nhiều công ty trong nước, nên kiểm toán nội bộ thường chưa có đủ trình độ và kỹ năng đánh giá rủi ro gian lận. Do vậy, việc đánh giá rủi ro có thể chưa bao gồm đầy đủ các rủi ro hoặc cách thức gian lận, bản chất và quy mô của từng bước kiểm tra có thể chưa tính toán một cách hợp lý các rủi ro gian lận, giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán có thể chưa tính đến các yếu tố về gian lận (như mô hình gian lận, rà soát phân tích hoặc xu hướng, tình hình gian lận trước đây…), hoặc kiểm toán nội bộ có thể chưa đánh giá chương trình phòng chống gian lận của doanh nghiệp (nếu có).

Ban lãnh đạo và hội đồng quản trị kỳ vọng cao vào kiểm toán nội bộ, tuy nhiên ngân sách dành cho bộ phận này không theo kịp với vai trò và hoạt động ngày càng mở rộng của chức năng này. Rõ ràng, không một phòng ban nào cần phải đảm đương nhiều trách nhiệm hơn với ít chi phí hơn như phòng kiểm toán nội bộ. Trưởng kiểm toán nội bộ phải tìm cách sắp xếp ưu tiên công việc để có thể giải quyết được nhiều yêu cầu trái chiều nhau đối với kiểm toán nội bộ.

Khi đã được giao các nhiệm vụ như đã nêu ở trên, kiểm toán nội bộ có trách nhiệm trang bị đầy đủ năng lực và kỹ năng, như kiến thức về các cách thức gian lận, kỹ thuật điều tra và nắm vững thông tin pháp lý. Chức năng kiểm toán nội bộ hiệu quả phải được trang bị đầy đủ về tài chính, nhân sự và được đào tạo kỹ càng, có kỹ năng chuyên môn phù hợp tùy theo bản chất, quy mô và độ phức tạp của tổ chức cũng như môi trường hoạt động của tổ chức đó. Kiểm toán nội bộ cần phải độc lập (có thẩm quyền độc lập và kênh báo cáo độc lập), được tiếp cận đầy đủ tới ban kiểm soát và/hoặc ủy ban kiểm toán và tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp.

Đào tạo là chìa khóa thành công của kiểm toán nội bộ trong việc xác định gian lận. Trưởng kiểm toán nội bộ cần đảm bảo rằng, kiểm toán viên của mình được đào tạo để có đầy đủ kiến thức, có khả năng gia quyết định đúng đắn trong việc phát hiện và xử lý gian lận.

Các khuyến nghị khác bao gồm chỉ định các “cán bộ chuyên trách về gian lận” để đào tạo họ kỹ lưỡng hơn, nhờ đó các cán bộ nòng cốt này sẽ hướng dẫn các thành viên còn lại phải rà soát những gì, liên kết quy trình kiểm toán với các cách thức gian lận, đào tạo trong khi lập kế hoạch kiểm toán, sắp xếp cán bộ nòng cốt về gian lận vào nhóm kiểm toán thực địa, trao đổi thông tin và xóa bỏ mọi rào cản…